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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 41.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/27 16:38
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/06 12:03
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
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1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
4 -
5 -{{toc/}}
3 +
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 14  
15 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
8 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
17 17  
18 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
10 +* SMTP
11 +* Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
12 +* EWS
19 19  
20 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
14 +Vorraussetzung; Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
21 21  
22 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
17 += Einstellungen =
28 28  
29 -= Übersicht aller E-Mails =
19 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie den Menüpunkt, „E-Mail“.
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
21 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
33 33  
34 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
23 +[[image:mail-ordner.jpg]]
35 35  
36 -(% style="width:1050px" %)
37 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
45 45  
46 -= E-Mail Vorschau öffnen =
26 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
28 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
50 50  
51 -= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
30 += Aktualisieren =
52 52  
53 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
54 -Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
55 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
32 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
56 56  
57 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
58 58  
59 -(% style="width:1051px" %)
60 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
61 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
62 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
35 += E-Mail öffnen =
63 63  
64 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
65 -)))
66 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
67 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
37 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail.
68 68  
69 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
39 +Je nachdem welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
70 70  
71 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
41 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität eine Kontakt zugeordnet werden.
72 72  
73 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
74 -)))
75 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
76 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 77  
78 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
79 -)))
80 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
81 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
82 -)))
83 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
84 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
85 -)))
86 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
87 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
88 -)))
89 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
90 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
91 -)))
92 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
93 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
94 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
44 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
95 95  
96 -= Ordner Auswahl =
97 -
98 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
99 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
100 -
101 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
102 -
103 -
104 -
105 -= Weitere Postfächer Anbinden =
106 -
107 -(% class="box infomessage" %)
108 -(((
109 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
110 -)))
111 -
112 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
113 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
114 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
115 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
116 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
117 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
118 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
119 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
120 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
121 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
122 -
123 -x
124 -
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126 -
127 -
128 -
46 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
47 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
E-Mail_04-2024.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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Email_Uebersicht.png
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1 -XWiki.kprummer
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