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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/05/27 16:39
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 09:45
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,8 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 -
15 15  Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 16  Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 17  
... ... @@ -22,7 +22,7 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
23 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
26 26  
27 27  **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
... ... @@ -46,12 +46,13 @@
46 46  = E-Mail Vorschau öffnen =
47 47  
48 48  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
47 +Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
50 50  
51 51  = E-Mail einen Kontakt zuordnen =
52 52  
53 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
54 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
51 +1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
52 +1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
53 +1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
55 55  
56 56  [[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
57 57  
... ... @@ -58,70 +58,70 @@
58 58  (% style="width:1051px" %)
59 59  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
60 60  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
61 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
60 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
62 62  
63 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
62 +Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
64 64  )))
65 65  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
66 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
65 +Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
67 67  
68 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
67 +**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
69 69  
70 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
69 +**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
71 71  
72 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
71 +**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
73 73  )))
74 74  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
75 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
76 -
74 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 77  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
78 78  )))
79 79  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
80 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
78 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
79 +Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
81 81  )))
82 82  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
83 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
82 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
83 +
84 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
85 +
86 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
87 +
88 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
84 84  )))
85 85  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
86 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
91 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
87 87  )))
88 88  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
89 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
94 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
90 90  )))
91 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
92 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
93 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
96 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
97 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
98 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
94 94  
100 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
101 +)))
102 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
103 +
95 95  = Ordner Auswahl =
96 96  
97 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
98 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
106 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
107 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
108 +1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
109 +1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
99 99  
100 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
101 -
102 -
103 -
104 104  = Weitere Postfächer Anbinden =
105 105  
106 106  (% class="box infomessage" %)
107 107  (((
108 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
115 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
109 109  )))
110 110  
111 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
112 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
113 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
114 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
115 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
116 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
117 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
118 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
119 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
120 +1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
118 118  1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
119 119  1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
120 120  1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
124 +1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
121 121  
122 -x
123 -
124 -
125 -
126 -
127 127