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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/05/27 16:39
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/16 15:15
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,8 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 -
15 15  Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 16  Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 17  
... ... @@ -22,14 +22,13 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
23 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
26 26  
27 27  **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
29 +Um die E-Mails des hinterlegten Postfachs einzusehen, klickt man zunächst auf das Modul "Kontaktmanagement" und anschließend auf den Menüpunkt "E-Mail".
33 33  
34 34  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
35 35  
... ... @@ -39,19 +39,20 @@
39 39  Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 40  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 41  Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
39 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
40 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 44  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
45 45  
46 46  = E-Mail Vorschau öffnen =
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
45 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick oder einen Klick auf das Öffnen-Icon auf die ausgewählte E-Mail.
46 +Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
50 50  
51 51  = E-Mail einen Kontakt zuordnen =
52 52  
53 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
54 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
50 +1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
51 +1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
52 +1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
55 55  
56 56  [[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
57 57  
... ... @@ -58,70 +58,74 @@
58 58  (% style="width:1051px" %)
59 59  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
60 60  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
61 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
59 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
62 62  
63 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
61 +Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
64 64  )))
65 65  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
66 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
64 +Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
67 67  
68 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
66 +**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
69 69  
70 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
68 +**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
71 71  
72 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
70 +**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
73 73  )))
74 74  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
75 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
76 -
73 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 77  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
78 78  )))
79 79  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
80 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
77 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden.
78 +
79 +
80 +Ansonsten kann man via **Lupen**-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
81 81  )))
82 82  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
83 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
83 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
84 +
85 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
86 +
87 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
88 +
89 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
84 84  )))
85 85  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
86 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
92 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
87 87  )))
88 88  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
89 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
95 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
90 90  )))
91 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
92 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
93 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
97 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
98 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
99 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
94 94  
95 -= Ordner Auswahl =
101 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
96 96  
97 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
98 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
103 +Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert.
104 +)))
105 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar.
99 99  
100 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
107 += Ordner Auswahl =
101 101  
109 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
110 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
111 +1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
112 +1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
102 102  
103 -
104 104  = Weitere Postfächer Anbinden =
105 105  
106 106  (% class="box infomessage" %)
107 107  (((
108 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
118 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
109 109  )))
110 110  
111 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
112 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
113 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
114 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
115 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
116 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
117 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
121 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
122 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
123 +1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
118 118  1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
119 119  1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
120 120  1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
127 +1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
121 121  
122 -x
123 -
124 -
125 -
126 -
127 127