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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 44.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 09:42
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/19 11:28
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -10,8 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 -
15 15  Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 16  Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 17  
... ... @@ -22,16 +22,15 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
23 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
26 26  
27 27  **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
29 +Um die E-Mails des hinterlegten Postfachs einzusehen, klickt man zunächst auf das Modul "Kontaktmanagement" und anschließend auf den Menüpunkt "E-Mail".
33 33  
34 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
31 +[[image:E-Mail_Uebersicht_Punkte.png||alt="Email_Uebersicht.png" height="200" width="1051"]]
35 35  
36 36  (% style="width:1050px" %)
37 37  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
... ... @@ -39,13 +39,17 @@
39 39  Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 40  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 41  Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
39 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
40 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)Dies ist das **Zoom**-Icon. Über dieses kann man die **E-Mail öffnen**. **Alternativ **lässt sich die E-Mail auch mit **Doppelklick **auf diese öffnen.
41 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Mit diesem Icon kann man eine E-Mail einem **Kontakt zuordnen**.
42 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:970px" %)Die **Richtung **des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
43 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:970px" %)Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:970px" %)Wenn eine E-Mail und ihre Angaben **ausgegraut **sind, dann ist diese E-Mail als Aktivität einem **Kontakt zugeordnet **worden.
45 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:970px" %)Hierbei handelt es sich um den **vorgeschlagenen Kontakt**, der mit der E-Mail Adresse abgeglichen wird.
45 45  
46 46  = E-Mail Vorschau öffnen =
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick oder einen Klick auf das Öffnen-Icon auf die ausgewählte E-Mail.
49 49  Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
50 50  
51 51  = E-Mail einen Kontakt zuordnen =
... ... @@ -73,12 +73,14 @@
73 73  **Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
74 74  )))
75 75  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
76 -Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 77  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
78 78  )))
79 79  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
80 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
81 -Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
81 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden.
82 +
83 +
84 +Ansonsten kann man via **Lupen**-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
82 82  )))
83 83  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
84 84  Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
... ... @@ -99,9 +99,11 @@
99 99  Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
100 100  In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
101 101  
102 -Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
105 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
106 +
107 +Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert.
103 103  )))
104 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
109 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar.
105 105  
106 106  = Ordner Auswahl =
107 107  
... ... @@ -110,7 +110,6 @@
110 110  1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
111 111  1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
112 112  
113 -
114 114  = Weitere Postfächer Anbinden =
115 115  
116 116  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -120,13 +120,8 @@
120 120  
121 121  1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
122 122  1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
123 -1. Im  Fenster ImImImImImImImImImImImImImIm auf **+**Icon klicken
127 +1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
124 124  1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
125 125  1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
126 126  1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
127 -
128 -
129 -
130 -
131 -
132 -
131 +1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
E-Mail_Uebersicht_Punkte.png
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