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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/05/28 09:42
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am 2023/11/06 09:10
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,132 +1,40 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
1 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
3 +* SMTP
4 +* Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
5 +* EWS
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
7 +Vorraussetzung; Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 14  
15 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
10 += Einstellungen =
17 17  
18 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
12 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie den Menüpunkt, „E-Mail“.
19 19  
20 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
14 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
21 21  
22 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
16 +[[image:mail-ordner.jpg]]
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
29 -= Übersicht aller E-Mails =
19 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
21 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
33 33  
34 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
23 += Aktualisieren =
35 35  
36 -(% style="width:1050px" %)
37 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
25 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
45 45  
46 -= E-Mail Vorschau öffnen =
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
28 += E-Mail öffnen =
50 50  
51 -= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
30 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail.
52 52  
53 -1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
54 -1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 -1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
32 +Je nachdem welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
56 56  
57 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
34 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität eine Kontakt zugeordnet werden.
58 58  
59 -(% style="width:1051px" %)
60 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
61 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
62 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
63 63  
64 -Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
65 -)))
66 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
67 -Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
37 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
68 68  
69 -**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
70 -
71 -**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
72 -
73 -**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
74 -)))
75 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
76 -Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
77 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
78 -)))
79 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
80 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
81 -Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
82 -)))
83 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
84 -Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
85 -
86 -Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
87 -
88 -Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
89 -
90 -Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
91 -)))
92 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
93 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
94 -)))
95 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
96 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
97 -)))
98 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
99 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
100 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
101 -
102 -Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
103 -)))
104 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
105 -
106 -= Ordner Auswahl =
107 -
108 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
109 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
110 -1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
111 -1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
112 -
113 -
114 -= Weitere Postfächer Anbinden =
115 -
116 -(% class="box infomessage" %)
117 -(((
118 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
119 -)))
120 -
121 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
122 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
123 -1. Im  Fenster ImImImImImImImImImImImImImIm auf **+**Icon klicken
124 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
125 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
126 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
127 -
128 -
129 -
130 -
131 -
132 -
39 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
40 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
E-Mail_04-2024.png
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E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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Email_Uebersicht.png
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1 -XWiki.kprummer
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