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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 48.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 09:45
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/02/13 17:20
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -10,117 +10,63 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
14 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
15 -
16 16  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
17 17  
18 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
15 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
19 19  
20 20  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
21 21  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
22 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
23 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
19 +* EWS
24 24  
25 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
21 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
26 26  
27 -= Übersicht aller E-Mails =
23 += Ordner Auswahl =
28 28  
29 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
30 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
25 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
26 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
31 31  
32 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
28 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
33 33  
34 -(% style="width:1050px" %)
35 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
36 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
37 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
38 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
39 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
40 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
41 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
42 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
43 43  
44 -= E-Mail Vorschau öffnen =
31 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
45 45  
46 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
47 -Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
33 +Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
48 48  
49 -= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
35 += Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
50 50  
51 -1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
52 -1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
53 -1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
37 +Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
54 54  
55 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
56 56  
57 -(% style="width:1051px" %)
58 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
59 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
60 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
40 += Öffnen von E-Mails =
61 61  
62 -Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
63 -)))
64 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
65 -Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
42 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
43 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
44 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
66 66  
67 -**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
68 68  
69 -**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
47 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
70 70  
71 -**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
72 -)))
73 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
74 -Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
75 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
76 -)))
77 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
78 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
79 -Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
80 -)))
81 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
82 -Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
49 +1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
83 83  
84 -Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
51 +(% style="list-style-type:circle" %)
52 +* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
85 85  
86 -Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
54 +(% start="2" %)
55 +1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
87 87  
88 -Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
89 -)))
90 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
91 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
92 -)))
93 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
94 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
95 -)))
96 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
97 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
98 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
57 +(% style="list-style-type:circle" %)
58 +* Ein Fenster wird geöffnet.
99 99  
100 -Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
101 -)))
102 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
60 +(% start="3" %)
61 +1. Kontakt auswählen
62 +1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
103 103  
104 -= Ordner Auswahl =
64 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
105 105  
106 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
107 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
108 -1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
109 -1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
66 +Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
110 110  
111 -= Weitere Postfächer Anbinden =
68 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
112 112  
113 -(% class="box infomessage" %)
114 -(((
115 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
116 -)))
117 117  
118 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
119 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
120 -1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
121 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
122 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
123 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
124 -1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
125 125  
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E-Mail_04-2024.png
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Inhalt
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Uebersicht.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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