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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 48.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 09:45
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/19 19:48
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -10,9 +10,11 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
14 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
13 += Übersicht E-Mail =
15 15  
15 +Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 +Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17 +
16 16  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
17 17  
18 18  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
... ... @@ -20,7 +20,7 @@
20 20  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
21 21  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
22 22  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
23 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
24 24  
25 25  **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
26 26  
... ... @@ -27,7 +27,8 @@
27 27  = Übersicht aller E-Mails =
28 28  
29 29  Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
30 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 +Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
31 31  
32 32  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
33 33  
... ... @@ -37,7 +37,8 @@
37 37  Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
38 38  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
39 39  Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
40 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 +Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
41 41  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
42 42  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
43 43  
... ... @@ -44,13 +44,14 @@
44 44  = E-Mail Vorschau öffnen =
45 45  
46 46  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
47 -Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
51 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
48 48  
49 -= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
54 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
50 50  
51 -1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
52 -1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
53 -1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
56 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
57 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
58 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
54 54  
55 55  [[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
56 56  
... ... @@ -57,70 +57,62 @@
57 57  (% style="width:1051px" %)
58 58  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
59 59  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
60 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
65 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
61 61  
62 -Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
67 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
63 63  )))
64 64  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
65 -Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
70 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
66 66  
67 -**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
72 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
68 68  
69 -**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
74 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
70 70  
71 -**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
76 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
72 72  )))
73 73  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
74 -Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
79 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
80 +
75 75  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
76 76  )))
77 77  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
78 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
79 -Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
84 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
80 80  )))
81 81  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
82 -Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
83 -
84 -Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
85 -
86 -Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
87 -
88 -Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
87 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
89 89  )))
90 90  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
91 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
90 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
92 92  )))
93 93  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
94 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
93 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
95 95  )))
96 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
97 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
98 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
95 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
96 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
97 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
99 99  
100 -Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
101 -)))
102 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
103 -
104 104  = Ordner Auswahl =
105 105  
106 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
107 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
108 -1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
109 -1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
101 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
102 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
110 110  
104 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
105 +
106 +
107 +
111 111  = Weitere Postfächer Anbinden =
112 112  
113 -(% class="box infomessage" %)
114 -(((
115 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
116 -)))
110 +BITTE BESCHREIBEN
117 117  
118 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
119 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
120 -1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
121 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
122 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
123 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
124 -1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
112 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
125 125  
114 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
115 +
116 +[[image:image-20240403082851-2.png]]
117 +
118 +x
119 +
120 +
121 +
122 +
126 126