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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2023/11/03 14:02
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 09:45
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 E-Mail Anbindung
1 +010.4 E-Mail
Inhalt
... ... @@ -1,45 +1,126 @@
1 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
2 2  
3 -SMTP
5 +{{toc/}}
6 +)))
4 4  
5 -Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
6 6  
7 -EWS
13 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
14 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
8 8  
16 += Mögliche E-Mail Anbindungen =
9 9  
10 -Vorraussetzung; Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
18 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
11 11  
20 +* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
21 +* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
22 +* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
23 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
12 12  
25 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
13 13  
14 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
27 += Übersicht aller E-Mails =
15 15  
16 -[[image:mailanbindung-001.jpg]]
29 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
30 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
17 17  
18 -**a.   Ordner auswählen**
32 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
19 19  
20 -Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
34 +(% style="width:1050px" %)
35 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
36 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
37 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
38 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
39 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
40 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
41 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
42 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
21 21  
22 -[[image:mail-ordner.jpg]]
44 += E-Mail Vorschau öffnen =
23 23  
24 -**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
46 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
47 +Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
25 25  
26 -Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
49 += E-Mail einen Kontakt zuordnen =
27 27  
28 -**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
51 +1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
52 +1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
53 +1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
29 29  
30 -Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
55 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
31 31  
32 -**d.   Aktualisieren**
57 +(% style="width:1051px" %)
58 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
59 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
60 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
33 33  
34 -Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
62 +Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
63 +)))
64 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
65 +Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
35 35  
67 +**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
36 36  
37 -**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
69 +**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
38 38  
39 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
40 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
71 +**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
72 +)))
73 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
74 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
75 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
76 +)))
77 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
78 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
79 +Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
80 +)))
81 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
82 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
41 41  
42 - 
43 -**g.   E-Mail öffnen**
84 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
44 44  
45 -Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
86 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
87 +
88 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
89 +)))
90 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
91 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
92 +)))
93 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
94 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
95 +)))
96 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
97 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
98 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
99 +
100 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
101 +)))
102 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
103 +
104 += Ordner Auswahl =
105 +
106 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
107 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
108 +1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
109 +1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
110 +
111 += Weitere Postfächer Anbinden =
112 +
113 +(% class="box infomessage" %)
114 +(((
115 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
116 +)))
117 +
118 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
119 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
120 +1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
121 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
122 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
123 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
124 +1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
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