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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 58.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/25 15:36
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Auf Version 1.7
bearbeitet von lhaedrich
am 2023/02/05 15:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 E-Mail
1 +E-Mail Anbindung
Übergeordnete Seite
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Allgemeine Bedienung.Software Module.03 - Das Modul Kontaktmanagement.WebHome
1 +Allgemeine Bedienung.03 - Das Modul Kontaktmanagement.WebHome
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.lhaedrich
Inhalt
... ... @@ -1,132 +1,40 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
1 +Voraussetzung: Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007.
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
3 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
5 +[[image:mailanbindung-001.jpg]]
12 12  
13 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
14 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
7 +**a.   Ordner auswählen**
15 15  
16 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
9 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
17 17  
18 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
11 +[[image:mail-ordner.jpg]]
19 19  
20 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
21 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
22 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
23 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
13 +**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
24 24  
25 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
15 +Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
26 26  
27 -= Übersicht aller E-Mails =
17 +**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
28 28  
29 -Um die E-Mails des hinterlegten Postfachs einzusehen, klickt man zunächst auf das Modul "Kontaktmanagement" und anschließend auf den Menüpunkt "E-Mail".
19 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
30 30  
31 -[[image:E-Mail_Uebersicht_Punkte.png||alt="Email_Uebersicht.png" height="200" width="1051"]]
21 +**d.   Outlook aktualisieren**
32 32  
33 -(% style="width:1050px" %)
34 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
35 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
36 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
37 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
38 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
39 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
40 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)Dies ist das **Zoom**-Icon. Über dieses kann man die **E-Mail öffnen**. **Alternativ **lässt sich die E-Mail auch mit **Doppelklick **auf diese öffnen.
41 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Mit diesem Icon kann man eine E-Mail einem **Kontakt zuordnen**.
42 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:970px" %)Die **Richtung **des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
43 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:970px" %)Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:970px" %)Wenn eine E-Mail und ihre Angaben **ausgegraut **sind, dann ist diese E-Mail als Aktivität einem **Kontakt zugeordnet **worden.
45 -|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:970px" %)Hierbei handelt es sich um den **vorgeschlagenen Kontakt**, der mit der E-Mail Adresse abgeglichen wird.
23 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
46 46  
47 -= E-Mail Vorschau öffnen =
48 48  
49 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick oder einen Klick auf das Öffnen-Icon auf die ausgewählte E-Mail.
50 -Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
26 +**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
51 51  
52 -= Zuordnen einer E-Mail einem Kontakt =
28 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
29 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
53 53  
54 -Es gibt zwei Möglichkeit wie man eine Aktivität vom Typ E-Mail einem Kontakt zuordnen kann:
55 55  
56 -* Eine E-Mail öffnen und den Button** Kontakt zuordne**n klicken
57 -* Den Button **Kontakt zuordnen** in der Liste klicken
32 +**f.   Alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen**
58 58  
59 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
34 +1.   Um alle E-Mails den jeweiligen Kon
35 +2.   takten zuzuordnen, wählen Sie nach einem Rechtsklick den Punkt „alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen“. 
36 +3.   Sobald der passende Kontakt zur jeweiligen E-Mail gefunden wurde, wird dieser automatisch in der Spalte Kontakt angezeigt.
37 + 
38 +**g.   E-Mail öffnen**
60 60  
61 -(% style="width:1051px" %)
62 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
63 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
64 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
65 -
66 -Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
67 -)))
68 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
69 -Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
70 -
71 -**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
72 -
73 -**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
74 -
75 -**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
76 -)))
77 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
78 -Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
79 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
80 -)))
81 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
82 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden.
83 -
84 -
85 -Ansonsten kann man via **Lupen**-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
86 -)))
87 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
88 -Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
89 -
90 -Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
91 -
92 -Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
93 -
94 -Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
95 -)))
96 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
97 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
98 -)))
99 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
100 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
101 -)))
102 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
103 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
104 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
105 -
106 -Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
107 -
108 -Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert.
109 -)))
110 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar.
111 -
112 -= Ordner Auswahl =
113 -
114 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
115 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
116 -1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
117 -1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
118 -
119 -= Weitere Postfächer Anbinden =
120 -
121 -(% class="box infomessage" %)
122 -(((
123 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
124 -)))
125 -
126 -1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
127 -1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
128 -1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
129 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
130 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
131 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
132 -1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
40 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
E-Mail_04-2024.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -183.6 KB
Inhalt
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -122.9 KB
Inhalt
E-Mail_Uebersicht_Punkte.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Uebersicht.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
email-anbindung.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -138.3 KB
Inhalt
image-20240402151021-1.png
Author
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1 -XWiki.kprummer
Größe
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1 -24.6 KB
Inhalt
image-20240403082851-2.png
Author
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1 -XWiki.kprummer
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1 -51.9 KB
Inhalt