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Wiki-Quellcode von 010.4 E-Mail

Version 22.1 von Katharina Prummer am 2024/04/02 15:10
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Mögliche E-Mail Anbindungen =
14
15 Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
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17 * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
20
21 **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
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23 = Übersicht aller E-Mails =
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25 HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
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27 [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
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29 (% style="width:1050px" %)
30 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
31 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
32 Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
33 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
34 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
35 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
36 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
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38 = Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
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40 [[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
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42 (% style="width:1051px" %)
43 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
44 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der **Zeitstempel **der **Zuordnung **sowie der der **Wiedervorlage **und deren Erinnerungsdatum festlegen.
45 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
46 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
47 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
48 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
49 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
50 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
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52 = Ordner Auswahl =
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54 Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
55 Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
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57 [[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
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60 = Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
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62 Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
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64 = Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
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66 Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
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69 = Öffnen von E-Mails =
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71 Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
72 Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
73 Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
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75
76 = E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
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78 1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
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80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
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83 (% start="2" %)
84 1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
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86 (% style="list-style-type:circle" %)
87 * Ein Fenster wird geöffnet.
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89 (% start="3" %)
90 1. Kontakt auswählen
91 1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
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93 1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
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95 Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
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97 2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
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100 = Weitere Postfächer Anbinden =
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102 Geht nur bei EWS oder MS Graph
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104 [[image:image-20240402151021-1.png]]
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