010.4 E-Mail

* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]

18

* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]

19

* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]

20

21

**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.

22

23

= Übersicht aller E-Mails =

24

25

HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:

26

27

[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]

28

29

(% style="width:1050px" %)

30

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung

31

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.

32

Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.

33

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:

34

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.

35

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.

36

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//

37

38

= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =

39

40

~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.

41

42

2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.

43

44

3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.

45

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[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]

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48

(% style="width:1051px" %)

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|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung

50

|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der **Zeitstempel **der **Zuordnung **sowie der der **Wiedervorlage **und deren Erinnerungsdatum festlegen.

51

|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.

52

|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.

53

|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.

54

|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.

55

|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)

56

|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.

= Ordner Auswahl =

Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.

61

Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.

62

63

[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]

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65

66

= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =

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68

Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.

69

70

= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =

71

72

Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.

73

74

75

= Öffnen von E-Mails =

76

77

Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.

78

Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.

79

Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.

80

81

82

= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =

83

84

1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken

85

86

(% style="list-style-type:circle" %)

87

* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.

88

89

(% start="2" %)

90

1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen

91

92

(% style="list-style-type:circle" %)

93

* Ein Fenster wird geöffnet.

(% start="3" %)

1. Kontakt auswählen

1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben

98

99

1. Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.

100

101

Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.

102

103

2. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.

104

105

106

= Weitere Postfächer Anbinden =

107

108

Geht nur bei EWS oder MS Graph

109

110

[[image:image-20240402151021-1.png]]

x

x

Weiteres Kapitel:

Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.

121

122

author	version	line-number	content
		1	(% class="box" %)
		2	(((
		3	Die E-Mail Anbindung im Überblick:
		4
		5	{{toc/}}
		6	)))
		7
		8	(% class="box warningmessage" %)
		9	(((
		10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
		11	)))
		12
		13	= Mögliche E-Mail Anbindungen =
		14
		15	Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
		16
		17	* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
		18	* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
		19	* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
		20
		21	Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
		22
		23	= Übersicht aller E-Mails =
		24
		25	HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
		26
		27	[[image:Email_Uebersicht.png\|\|height="249" width="1054"]]
		28
		29	(% style="width:1050px" %)
		30	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
		31	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:970px" %)Das maximale Alter in Tagen drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
		32	Um sich hingegen alle E-Mails anzeigen zu lassen, trägt man hier den Wert 0 ein.
		33	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
		34	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:970px" %)Mittels dem Zahnrad-Icon kann man mehrere Posteingänge konfigurieren.
		35	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:970px" %) Die Angaben pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
		36	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
		37
		38	= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
		39
		40	~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
		41
		42	2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
		43
		44	3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
		45
		46	[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png\|\|height="419" width="1052"]]
		47
		48	(% style="width:1051px" %)
		49	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
		50	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der Zeitstempel der Zuordnung sowie der der Wiedervorlage und deren Erinnerungsdatum festlegen.
		51	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:974px" %)Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den Status über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
		52	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:974px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
		53	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:974px" %)Bei Von trägt man den Absender ein.
		54	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den Bezug ein. Hier kann man die ausgewählten und vorgeschlagenen Bezüge koordinieren und mittels Suchleiste nach Bezügen suchen.
		55	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den Betreff ein. Über das Icon rechts neben dem Betreff kann man noch einen Vermerk anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
		56	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die E-Mail im Posteingang löschen lassen will.
		57
		58	= Ordner Auswahl =
		59
		60	Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
		61	Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem OK-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
		62
		63	[[image:email-anbindung.png\|\|alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
		64
		65
		66	= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
		67
		68	Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in Alter in Tagen sortieren.
		69
		70	= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
		71
		72	Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button Aktualisieren auf den aktuellen Stand bringen.
		73
		74
		75	= Öffnen von E-Mails =
		76
		77	Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
		78	Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
		79	Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
		80
		81
		82	= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
		83
		84	1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
		85
		86	(% style="list-style-type:circle" %)
		87	* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
		88
		89	(% start="2" %)
		90	1. Option E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen auswählen
		91
		92	(% style="list-style-type:circle" %)
		93	* Ein Fenster wird geöffnet.
		94
		95	(% start="3" %)
		96	1. Kontakt auswählen
		97	1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
		98
		99	1. Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
		100
		101	Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
		102
		103	2. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
		104
		105
		106	= Weitere Postfächer Anbinden =
		107
		108	Geht nur bei EWS oder MS Graph
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		110	[[image:image-20240402151021-1.png]]
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		112	x
		113
		114	x
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		117
		118	Weiteres Kapitel:
		119
		120	Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.
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