010.4 E-Mail

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(% class="box" %)

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(((

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**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**

)))

(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar

)))

= Übersicht E-Mail =

Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.

16

Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].

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18

= Mögliche E-Mail Anbindungen =

19

20

Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:

21

22

* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]

23

* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]

24

* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]

25

* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)

26

27

**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.

28

29

= Übersicht aller E-Mails =

30

31

Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.

32

Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.

33

Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.

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[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]

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(% style="width:1050px" %)

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|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.

40

Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).

41

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.

42

Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.

43

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.

44

Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.

45

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.

46

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.

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48

= E-Mail Vorschau öffnen =

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50

Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.

51

Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.

52

Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.

53

54

= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =

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56

Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen

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~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.

60

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2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.

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63

3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.

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[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]

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|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((

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Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**

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72

der** **sowie der der **Wiedervorlage **und

Erinnerung sodass

)))

|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((

77

Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung

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Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.

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Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster

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Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.

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)))

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|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((

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Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.

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88

Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.

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)))

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|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((

91

Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.

92

Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via Lupen-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster auch einen neuen Kontakt anlegen.

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)))

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|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((

95

Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.

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)))

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|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((

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Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.

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)))

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|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((

101

Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.

102

In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.

)))

= Ordner Auswahl =

Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.

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Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.

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[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]

= Weitere Postfächer Anbinden =

BITTE BESCHREIBEN

Geht nur bei EWS oder MS Graph

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		13	= Übersicht E-Mail =
		14
		15	Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
		16	Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
		17
		18	= Mögliche E-Mail Anbindungen =
		19
		20	Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
		21
		22	* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
		23	* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
		24	* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
		25	* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
		26
		27	Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
		28
		29	= Übersicht aller E-Mails =
		30
		31	Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
		32	Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
		33	Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
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		35	[[image:Email_Uebersicht.png\|\|height="249" width="1054"]]
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		41	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren.
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		48	= E-Mail Vorschau öffnen =
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		50	Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
		51	Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
		52	Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
		53
		54	= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
		55
		56	Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen auswählen
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		58
		59	~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
		60
		61	2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
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		63	3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
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