Wiki-Quellcode von 010.4 E-Mail
Version 42.1 von Katharina Prummer am 2024/05/27 16:39
Verstecke letzte Bearbeiter
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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8.1 | 1 | (% class="box" %) |
| 2 | ((( | ||
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9.1 | 3 | **Die E-Mail Anbindung im Überblick:** |
| 4 | |||
| 5 | {{toc/}} | ||
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8.1 | 6 | ))) |
| 7 | |||
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11.1 | 8 | (% class="box warningmessage" %) |
| 9 | ((( | ||
| 10 | Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar | ||
| 11 | ))) | ||
| 12 | |||
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28.1 | 13 | = Übersicht E-Mail = |
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38.1 | 15 | Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden. |
| 16 | Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat. | ||
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28.1 | 17 | |
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10.1 | 18 | = Mögliche E-Mail Anbindungen = |
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8.1 | 19 | |
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21.1 | 20 | Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden: |
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1.1 | 21 | |
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13.1 | 22 | * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]] |
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14.1 | 23 | * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]] |
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15.1 | 24 | * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]] |
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35.1 | 25 | * [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist) |
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4.1 | 26 | |
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32.1 | 27 | **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt. |
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4.1 | 28 | |
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16.1 | 29 | = Übersicht aller E-Mails = |
| 30 | |||
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29.1 | 31 | Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig. |
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38.1 | 32 | Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. |
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21.1 | 33 | |
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18.1 | 34 | [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]] |
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16.1 | 35 | |
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18.1 | 36 | (% style="width:1050px" %) |
| 37 | |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung | ||
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19.1 | 38 | |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind. |
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29.1 | 39 | Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern). |
| 40 | |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. | ||
| 41 | Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt. | ||
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39.1 | 42 | |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]] |
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19.1 | 43 | |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger. |
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29.1 | 44 | |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht. |
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16.1 | 45 | |
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28.1 | 46 | = E-Mail Vorschau öffnen = |
| 47 | |||
| 48 | Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail. | ||
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40.1 | 49 | Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt |
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28.1 | 50 | |
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41.1 | 51 | = E-Mail einen Kontakt zuordnen = |
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34.1 | 53 | Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen. |
| 54 | Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail. | ||
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28.1 | 55 | |
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34.1 | 56 | [[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]] |
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28.1 | 57 | |
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18.1 | 58 | (% style="width:1051px" %) |
| 59 | |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung | ||
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25.1 | 60 | |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)((( |
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34.1 | 61 | Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und |
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25.1 | 62 | |
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34.1 | 63 | der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll. |
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25.1 | 64 | ))) |
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26.1 | 65 | |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)((( |
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34.1 | 66 | Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist. |
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26.1 | 67 | |
| 68 | Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist. | ||
| 69 | |||
| 70 | Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster | ||
| 71 | |||
| 72 | Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt. | ||
| 73 | ))) | ||
| 74 | |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)((( | ||
| 75 | Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen. | ||
| 76 | |||
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28.1 | 77 | Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar. |
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26.1 | 78 | ))) |
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28.1 | 79 | |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)((( |
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34.1 | 80 | Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt. |
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28.1 | 81 | ))) |
| 82 | |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)((( | ||
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33.1 | 83 | Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge. |
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28.1 | 84 | ))) |
| 85 | |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)((( | ||
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33.1 | 86 | Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. |
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28.1 | 87 | ))) |
| 88 | |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)((( | ||
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34.1 | 89 | Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk. |
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28.1 | 90 | ))) |
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34.1 | 91 | |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will. |
| 92 | In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. | ||
| 93 | |(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen. | ||
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28.1 | 94 | |
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12.1 | 95 | = Ordner Auswahl = |
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4.1 | 96 | |
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10.1 | 97 | Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**. |
| 98 | Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben. | ||
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1.1 | 99 | |
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10.1 | 100 | [[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]] |
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1.1 | 101 | |
| 102 | |||
| 103 | |||
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28.1 | 104 | = Weitere Postfächer Anbinden = |
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1.1 | 105 | |
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36.1 | 106 | (% class="box infomessage" %) |
| 107 | ((( | ||
| 108 | Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. | ||
| 109 | ))) | ||
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1.1 | 110 | |
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37.1 | 111 | 1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben |
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36.1 | 112 | 1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken |
| 113 | 1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist | ||
| 114 | 1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken | ||
| 115 | 1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken | ||
| 116 | 1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken | ||
| 117 | 1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken | ||
| 118 | 1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben | ||
| 119 | 1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen | ||
| 120 | 1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden | ||
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22.1 | 121 | |
| |
23.1 | 122 | x |
| 123 | |||
| 124 | |||
| 125 | |||
| 126 | |||
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10.1 | 127 |