010.4 E-Mail
Die E-Mail Anbindung im Überblick:
Übersicht E-Mail
Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
Mögliche E-Mail Anbindungen
Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
- SMTP
- Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)
- EWS
- MS Graph (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
Übersicht aller E-Mails
Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das maximale Alter in Tagen drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind. Um sich hingegen alle E-Mails anzeigen zu lassen, trägt man hier den Wert 0 ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern). |
| 2 | Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren. Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt. |
| 3 | Mittels dem Zahnrad-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner konfigurieren. Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie hier. |
| 4 | Die Angaben pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger. |
| 5 | Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht. |
E-Mail Vorschau öffnen
Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
E-Mail einen Kontakt zuordnen
Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen auswählen.
Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber lassen sich der Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail) sowie der der Wiedervorlage und der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll. |
| 2 | Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist. Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist. Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt. |
| 3 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen. Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar. |
| 4 | Bei Von trägt man den Absender ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via Lupen-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt. |
| 5 | Hier trägt man den Bezug ein. Hier kann man die ausgewählten und vorgeschlagenen Bezüge koordinieren und mittels Suchleiste nach Bezügen suchen. Mithilfe des Suche-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge. |
| 6 | Der hier vorhandene Betreff wird direkt aus der E-Mail übernommen. |
| 7 | Wenn man der E-Mail einen Vermerk hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk. |
| 8 | Hier kann man auswählen, ob man anschließend die E-Mail im Posteingang löschen lassen will. In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. |
| 9 | Hier werden alle Anhänge angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen. |
Ordner Auswahl
Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem OK-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
Weitere Postfächer Anbinden
- In Schnellsuche Begriff Programmparameter eingeben
- In Bereich Allgemein auf Menüpunkt Mail klicken
- Vergewissern, dass bei E-Mail Modus EWS oder MS Graph ausgewählt ist
- Modul Kontaktmanagement anklicken
- Menüpunkt E-Mail anklicken
- Auf blaues Zahnrad-Icon rechts oben klicken
- In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf +Icon klicken
- In Fenster Zusätzliche Postfächer Zusatzmailadressen eingeben
- Bei Bedarf Eingaben mit Prüfen-Button prüfen
- OK-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
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