Wiki-Quellcode von 010.4 E-Mail

Version 52.1 von Katharina Prummer am 2024/06/06 13:07

version	line-number	content
8.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
9.1	3	Die E-Mail Anbindung im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
8.1	6	)))
	7
11.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
38.1	13	Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
	14	Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
28.1	15
10.1	16	= Mögliche E-Mail Anbindungen =
8.1	17
21.1	18	Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
1.1	19
13.1	20	* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
14.1	21	* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
15.1	22	* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
47.1	23	* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
4.1	24
32.1	25	Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
4.1	26
16.1	27	= Übersicht aller E-Mails =
	28
29.1	29	Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
38.1	30	Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
21.1	31
18.1	32	[[image:Email_Uebersicht.png\|\|height="249" width="1054"]]
16.1	33
18.1	34	(% style="width:1050px" %)
	35	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
19.1	36	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:970px" %)Das maximale Alter in Tagen drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
29.1	37	Um sich hingegen alle E-Mails anzeigen zu lassen, trägt man hier den Wert 0 ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
	38	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren.
	39	Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
39.1	40	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:970px" %)Mittels dem Zahnrad-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner konfigurieren. Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
19.1	41	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:970px" %) Die Angaben pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
29.1	42	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
16.1	43
28.1	44	= E-Mail Vorschau öffnen =
	45
	46	Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
44.1	47	Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
28.1	48
41.1	49	= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
	50
44.1	51	1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
	52	1. Als nächstes dann die Option E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen auswählen.
	53	1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
28.1	54
34.1	55	[[image:E-Mail_04-2024.png\|\|alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
28.1	56
18.1	57	(% style="width:1051px" %)
	58	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
25.1	59	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:974px" %)(((
44.1	60	Hierüber lassen sich der Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail) sowie der der Wiedervorlage der Aktivität.
25.1	61
44.1	62	Sollte eine Erinnerung gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
25.1	63	)))
26.1	64	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:974px" %)(((
44.1	65	Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
26.1	66
44.1	67	Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
26.1	68
44.1	69	Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
26.1	70
44.1	71	Eingang: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
26.1	72	)))
	73	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:974px" %)(((
45.1	74	Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
28.1	75	Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
26.1	76	)))
28.1	77	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:974px" %)(((
50.1	78	Bei Von trägt man den Absender ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden.
	79
	80
	81	Ansonsten kann man via Lupen-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
28.1	82	)))
	83	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:974px" %)(((
44.1	84	Hier wird der Bezug einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
	85
	86	Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" angezeigt.
	87
	88	Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des Suche-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
	89
	90	Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
28.1	91	)))
	92	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:974px" %)(((
44.1	93	Der hier vorhandene Betreff wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
28.1	94	)))
	95	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:974px" %)(((
44.1	96	Wenn man der E-Mail einen Vermerk hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
28.1	97	)))
44.1	98	\|(% style="width:71px" %)8\|(% style="width:974px" %)(((
	99	Hier kann man auswählen, ob man anschließend die E-Mail im Posteingang löschen lassen will.
	100	In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
28.1	101
47.1	102	Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
49.1	103
	104	Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert.
44.1	105	)))
52.1	106	\|(% style="width:71px" %)9\|(% style="width:974px" %)Hier werden alle Anhänge angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar.
44.1	107
12.1	108	= Ordner Auswahl =
4.1	109
44.1	110	1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
	111	1. Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
	112	1. Mit dem OK-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
	113	1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
1.1	114
28.1	115	= Weitere Postfächer Anbinden =
1.1	116
36.1	117	(% class="box infomessage" %)
	118	(((
44.1	119	Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des E-Mail Modus EWS oder MS Graph möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
36.1	120	)))
1.1	121
44.1	122	1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
	123	1. Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben)
45.1	124	1. Im Fenster auf +Icon klicken (links oben)
36.1	125	1. In Fenster Zusätzliche Postfächer Zusatzmailadressen eingeben
	126	1. Bei Bedarf Eingaben mit Prüfen-Button prüfen
	127	1. OK-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
45.1	128	1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
22.1	129
10.1	130