010.4 E-Mail
Die E-Mail Anbindung im Überblick:
Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
Mögliche E-Mail Anbindungen
Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
- SMTP
- Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)
- EWS
- MS Graph (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
Voraussetzung: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
Übersicht aller E-Mails
Um die E-Mails des hinterlegten Postfachs einzusehen, klickt man zunächst auf das Modul "Kontaktmanagement" und anschließend auf den Menüpunkt "E-Mail".
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das maximale Alter in Tagen drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind. Bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern. |
| 2 | Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht aktualisieren. Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt. |
| 3 | Mittels dem Zahnrad-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner konfigurieren. Weitere Informationen erfahren Sie hier. |
| 4 | Dies ist das Zoom-Icon. Über dieses kann man die E-Mail öffnen. Alternativ lässt sich die E-Mail auch mit Doppelklick auf diese öffnen. |
| 5 | Mit diesem Icon kann man eine E-Mail einem Kontakt zuordnen. |
| 6 | Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht. |
| 7 | Die Angaben pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger. |
| 8 | Wenn eine E-Mail und ihre Angaben ausgegraut sind, dann ist diese E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet worden. |
| 9 | Hierbei handelt es sich um den vorgeschlagenen Kontakt, der mit der E-Mail Adresse abgeglichen wird. |
E-Mail Vorschau öffnen
Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick oder einen Klick auf das Öffnen-Icon auf die ausgewählte E-Mail.
Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
Zuordnen einer E-Mail einem Kontakt
Es gibt zwei Möglichkeit wie man eine Aktivität vom Typ E-Mail einem Kontakt zuordnen kann:
- In der Übersichtsliste aller E-Mails das Icon Kontakt zuordnen vor der gewünschten E-Mail klicken
- Eine E-Mail öffnen und den Button Kontakt zuordnen klicken
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber lassen sich der Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail) sowie der der Wiedervorlage der Aktivität. Sollte eine Erinnerung gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten. |
| 2 | Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist. Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist. Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster Eingang: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt. |
| 3 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen. |
| 4 | Bei Von trägt man den Absender ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden. Ansonsten kann man via Lupen-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. |
| 5 | Hier wird der Bezug einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden. Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" angezeigt. Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des Suche-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt. Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge". |
| 6 | Der hier vorhandene Betreff wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden. |
| 7 | Wenn man der E-Mail einen Vermerk hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben. |
| 8 | Hier kann man auswählen, ob man anschließend die E-Mail im Posteingang löschen lassen will. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung. Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert. |
| 9 | Hier werden alle Anhänge angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar. |
Ordner Auswahl
- Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
- Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
- Mit dem OK-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
- Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
Weitere Postfächer Anbinden
- Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü Kontaktmanagement findet man den Menüpunkt E-Mail.
- Mit einem Klick auf den Button Einstellungen (rechts oben)
- Im Fenster auf +Icon klicken (links oben)
- In Fenster Zusätzliche Postfächer Zusatzmailadressen eingeben
- Bei Bedarf Eingaben mit Prüfen-Button prüfen
- OK-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
- In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.