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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
Von Version 21.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/10 17:02
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/20 08:50
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -8,9 +8,22 @@
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
11 -Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 -Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
11 +Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte.Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 +Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
13 13  
14 += Beschlusstypen =
15 +
16 +Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 +
18 +|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 +|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 +Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 +Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 +|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 +Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 +|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 +Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
26 +
14 14  = Beschlüsse im Desktop =
15 15  
16 16  [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
... ... @@ -17,7 +17,7 @@
17 17  
18 18  (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 19  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
33 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 21  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 22  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 23  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
... ... @@ -31,23 +31,29 @@
31 31  
32 32  
33 33  
34 -= Beschlusstypen =
35 35  
36 -Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
37 37  
38 -|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
39 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
40 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
41 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
42 42  
43 -= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
44 44  
51 +
52 +
53 +
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +
59 +
60 +
61 +
62 += (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
63 +
45 45  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
46 46  
47 47  (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
48 48  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
49 49  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
50 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
69 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
51 51  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
52 52  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
53 53  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
... ... @@ -56,11 +56,12 @@
56 56  Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
57 57  Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
58 58  )))
59 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
78 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
60 60  
61 61  
62 62  
63 63  
83 +xx
64 64  
65 65  
66 66  
... ... @@ -69,54 +69,183 @@
69 69  
70 70  
71 71  
92 +(% class="box infomessage" %)
93 +(((
94 +Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
95 +)))
72 72  
97 +== Sitzung erstellen ==
73 73  
99 +1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
74 74  
101 +(% style="list-style-type:circle" %)
102 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
75 75  
104 +(% start="2" %)
105 +1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
76 76  
107 +(% style="list-style-type:circle" %)
108 +* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
77 77  
110 +(% start="3" %)
111 +1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
78 78  
79 -xx
113 +(% style="list-style-type:circle" %)
114 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
80 80  
116 +(% start="4" %)
117 +1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
118 +1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
119 +1. Eingaben machen
120 +1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
81 81  
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
82 82  
125 +== Umlauf erstellen ==
83 83  
127 +1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
84 84  
129 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
85 85  
132 +(% start="2" %)
133 +1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
86 86  
135 +(% style="list-style-type:circle" %)
136 +* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
87 87  
88 -xx
138 +(% start="3" %)
139 +1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
89 89  
90 -= Sitzung erstellen =
141 +(% style="list-style-type:circle" %)
142 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
91 91  
92 -xx
144 +(% start="4" %)
145 +1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
93 93  
94 -= Umlauf erstellen =
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
95 95  
96 -xx
150 +(% start="5" %)
151 +1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
152 +1. Eingaben machen
153 +1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
97 97  
98 -= Kurzbeschluss erstellen =
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
99 99  
100 -xx
158 +== Kurzbeschluss erstellen ==
101 101  
160 +1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
161 +
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
164 +
165 +(% start="2" %)
166 +1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
167 +
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
170 +
171 +(% start="3" %)
172 +1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
173 +
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
176 +
177 +(% start="4" %)
178 +1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
179 +1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
180 +1. Eingaben machen
181 +1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
182 +
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
185 +
102 102  = Verwaltung Teilnehmer =
103 103  
104 -xx
188 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
105 105  
106 106  == Teilnehmer hinzufügen ==
107 107  
108 -xx
192 +1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
193 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
194 +1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
195 +1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
109 109  
110 -== Vertreter ==
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
111 111  
112 -xx
200 +(% start="5" %)
201 +1. Auf **+ **Icon klicken
113 113  
114 -== Abweichender Versandweg ==
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
115 115  
206 +(% start="6" %)
207 +1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
208 +1. **Lupen **Icon klicken
209 +
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
212 +
213 +(% start="8" %)
214 +1. Gewünschten Kontakt auswählen
215 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
216 +
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
219 +
220 +== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
221 +
222 +[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
223 +
224 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
225 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
226 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
227 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
228 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
229 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
230 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +
250 +
251 +
252 +
253 +
254 +
116 116  xx
117 117  
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
262 +
263 +
264 +
118 118  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
119 119  
267 +== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
268 +
120 120  [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
121 121  
122 122  (% style="width:1324px" %)
... ... @@ -139,34 +139,39 @@
139 139  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
140 140  |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
141 141  |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
291 +Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
142 142  |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
143 143  |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
144 144  In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
145 145  |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
146 146  
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 152  xx
153 153  
154 -== Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
155 -
156 -xx
157 -
158 -== Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
159 -
160 -xx
161 -
162 162  = Prozessschritte im Überblick =
163 163  
164 -[[image:Prozessschritte_Ueberblick.png||height="481" width="1113"]]
301 +[[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
165 165  
166 -xx
303 +(% style="width:1243px" %)
304 +|=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
305 +|**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
306 +Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
307 +|**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
308 +__Einladen__
309 +Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
167 167  
311 +__Absagen__
312 +Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
168 168  
314 +__Zurück__
315 +Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
316 +)))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
317 +|**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
318 +__Niederschrift erstellen__
319 +Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
169 169  
321 +__Zurück__
322 +Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
323 +)))|(% style="width:385px" %)
170 170  
171 171  
172 172  
... ... @@ -188,12 +188,6 @@
188 188  
189 189  
190 190  
191 -
192 -
193 -
194 -
195 -
196 -
197 197  xx
198 198  
199 199  = Prozessschritt ausführen =
Prozessschritte_final.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +XWiki.MarcoBauer
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