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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,9 +8,22 @@
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
11 -Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 -Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
11 +Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte.Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 +Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
13 13  
14 += Beschlusstypen =
15 +
16 +Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 +
18 +|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 +|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 +Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 +Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 +|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 +Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 +|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 +Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
26 +
14 14  = Beschlüsse im Desktop =
15 15  
16 16  [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
... ... @@ -17,7 +17,7 @@
17 17  
18 18  (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 19  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
33 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 21  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 22  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 23  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
... ... @@ -30,23 +30,29 @@
30 30  
31 31  
32 32  
33 -= Beschlusstypen =
34 34  
35 -Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
36 36  
37 -|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
38 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
39 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
40 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
41 41  
42 -= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
43 43  
50 +
51 +
52 +
53 +
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +
59 +
60 +
61 += (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
62 +
44 44  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
45 45  
46 46  (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
47 47  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
48 48  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
49 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
68 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
50 50  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
51 51  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
52 52  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
... ... @@ -55,25 +55,10 @@
55 55  Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
56 56  Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
57 57  )))
58 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
77 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
59 59  
60 60  
61 61  
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 -
77 77  xx
78 78  
79 79  
... ... @@ -83,9 +83,12 @@
83 83  
84 84  
85 85  
86 -xx
90 +(% class="box infomessage" %)
91 +(((
92 +Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
93 +)))
87 87  
88 -= Sitzung erstellen =
95 +== Sitzung erstellen ==
89 89  
90 90  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
91 91  
... ... @@ -107,16 +107,13 @@
107 107  (% start="4" %)
108 108  1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
109 109  1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
110 -1. Gremium auswählen
111 -1. Bezeichnung eingeben
112 -1. Ortsbeschreibung eingeben
113 -1. Versandweg auswählen
117 +1. Eingaben machen
114 114  1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
115 115  
116 116  (% style="list-style-type:circle" %)
117 117  * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
118 118  
119 -= Umlauf erstellen =
123 +== Umlauf erstellen ==
120 120  
121 121  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
122 122  
... ... @@ -143,15 +143,13 @@
143 143  
144 144  (% start="5" %)
145 145  1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
146 -1. Gremium auswählen
147 -1. Bezeichnung eingeben
148 -1. Versandweg auswählen
150 +1. Eingaben machen
149 149  1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
150 150  
151 151  (% style="list-style-type:circle" %)
152 152  * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
153 153  
154 -= Kurzbeschluss erstellen =
156 +== Kurzbeschluss erstellen ==
155 155  
156 156  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
157 157  
... ... @@ -173,10 +173,7 @@
173 173  (% start="4" %)
174 174  1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
175 175  1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
176 -1. Gremium auswählen
177 -1. Bezeichnung eingeben
178 -1. Ortsbeschreibung eingeben
179 -1. Versandweg auswählen
178 +1. Eingaben machen
180 180  1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
181 181  
182 182  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -184,22 +184,86 @@
184 184  
185 185  = Verwaltung Teilnehmer =
186 186  
187 -xx
186 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
188 188  
189 189  == Teilnehmer hinzufügen ==
190 190  
191 -xx
190 +1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
191 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
192 +1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
193 +1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
192 192  
193 -== Vertreter ==
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
194 194  
195 -xx
198 +(% start="5" %)
199 +1. Auf **+ **Icon klicken
196 196  
197 -== Abweichender Versandweg ==
201 +(% style="list-style-type:circle" %)
202 +* Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
198 198  
204 +(% start="6" %)
205 +1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
206 +1. **Lupen **Icon klicken
207 +
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
210 +
211 +(% start="8" %)
212 +1. Gewünschten Kontakt auswählen
213 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
214 +
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
217 +
218 +== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
219 +
220 +[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
221 +
222 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
223 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
224 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
225 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
226 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
227 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
228 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +
250 +
251 +
199 199  xx
200 200  
254 +
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
201 201  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
202 202  
264 +== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
265 +
203 203  [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
204 204  
205 205  (% style="width:1324px" %)
... ... @@ -222,30 +222,34 @@
222 222  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
223 223  |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
224 224  |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
288 +Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
225 225  |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
226 226  |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
227 227  In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
228 228  |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
229 229  
230 -
231 -
232 -
233 -
234 234  xx
235 235  
236 -== Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
237 237  
238 -xx
297 += Tagesordnung/Niederschrift versenden =
239 239  
240 -== Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
241 -
242 242  xx
243 243  
244 -= Prozessschritte im Überblick =
301 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
245 245  
246 -[[image:Prozessschritte_Ueberblick.png||height="481" width="1113"]]
303 +[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
247 247  
248 -xx
305 +(% style="width:960px" %)
306 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
307 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
308 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
309 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
310 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
311 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
312 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
313 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
314 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
315 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
249 249  
250 250  
251 251  
... ... @@ -266,34 +266,12 @@
266 266  
267 267  
268 268  
269 -
270 -
271 -
272 -
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -
279 279  xx
280 280  
281 -= Prozessschritt ausführen =
338 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
282 282  
283 283  xx
284 284  
285 -= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
286 -
287 -xx
288 -
289 -== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
290 -
291 -xx
292 -
293 -== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
294 -
295 -xx
296 -
297 297  = Freies Dokument erzeugen =
298 298  
299 299  xx
Prozessschritte_final.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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SerienE-Mail_im_Detail.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +128.7 KB
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