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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,9 +8,22 @@
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
11 -Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 -Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
11 +Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 +Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
13 13  
14 += Beschlusstypen =
15 +
16 +Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 +
18 +|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 +|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 +Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 +Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 +|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 +Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 +|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 +Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
26 +
14 14  = Beschlüsse im Desktop =
15 15  
16 16  [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
... ... @@ -17,7 +17,7 @@
17 17  
18 18  (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 19  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
33 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 21  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 22  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 23  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
... ... @@ -28,23 +28,29 @@
28 28  
29 29  
30 30  
31 -= Beschlusstypen =
32 32  
33 -Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
34 34  
35 -|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
36 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
37 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
38 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
39 39  
40 -= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
41 41  
48 +
49 +
50 +
51 +
52 +
53 +
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +
59 += (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
60 +
42 42  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
43 43  
44 44  (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
45 45  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
46 46  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
47 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
66 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
48 48  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
49 49  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
50 50  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
... ... @@ -53,23 +53,8 @@
53 53  Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
54 54  Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
55 55  )))
56 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
75 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
57 57  
58 -
59 -
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 73  xx
74 74  
75 75  
... ... @@ -79,9 +79,12 @@
79 79  
80 80  
81 81  
82 -xx
86 +(% class="box infomessage" %)
87 +(((
88 +Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
89 +)))
83 83  
84 -= Sitzung erstellen =
91 +== Sitzung erstellen ==
85 85  
86 86  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
87 87  
... ... @@ -103,16 +103,13 @@
103 103  (% start="4" %)
104 104  1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
105 105  1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
106 -1. Gremium auswählen
107 -1. Bezeichnung eingeben
108 -1. Ortsbeschreibung eingeben
109 -1. Versandweg auswählen
113 +1. Eingaben machen
110 110  1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
111 111  
112 112  (% style="list-style-type:circle" %)
113 113  * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
114 114  
115 -= Umlauf erstellen =
119 +== Umlauf erstellen ==
116 116  
117 117  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
118 118  
... ... @@ -139,15 +139,13 @@
139 139  
140 140  (% start="5" %)
141 141  1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
142 -1. Gremium auswählen
143 -1. Bezeichnung eingeben
144 -1. Versandweg auswählen
146 +1. Eingaben machen
145 145  1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
146 146  
147 147  (% style="list-style-type:circle" %)
148 148  * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
149 149  
150 -= Kurzbeschluss erstellen =
152 +== Kurzbeschluss erstellen ==
151 151  
152 152  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
153 153  
... ... @@ -169,10 +169,7 @@
169 169  (% start="4" %)
170 170  1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
171 171  1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
172 -1. Gremium auswählen
173 -1. Bezeichnung eingeben
174 -1. Ortsbeschreibung eingeben
175 -1. Versandweg auswählen
174 +1. Eingaben machen
176 176  1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
177 177  
178 178  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -180,10 +180,12 @@
180 180  
181 181  = Verwaltung Teilnehmer =
182 182  
183 -xx
182 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
184 184  
185 185  == Teilnehmer hinzufügen ==
186 186  
186 +1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
187 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
187 187  1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
188 188  1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
189 189  
... ... @@ -190,13 +190,13 @@
190 190  (% style="list-style-type:circle" %)
191 191  * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
192 192  
193 -(% start="3" %)
194 +(% start="5" %)
194 194  1. Auf **+ **Icon klicken
195 195  
196 196  (% style="list-style-type:circle" %)
197 197  * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
198 198  
199 -(% start="4" %)
200 +(% start="6" %)
200 200  1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
201 201  1. **Lupen **Icon klicken
202 202  
... ... @@ -203,7 +203,7 @@
203 203  (% style="list-style-type:circle" %)
204 204  * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
205 205  
206 -(% start="6" %)
207 +(% start="8" %)
207 207  1. Gewünschten Kontakt auswählen
208 208  1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
209 209  
... ... @@ -210,16 +210,52 @@
210 210  (% style="list-style-type:circle" %)
211 211  * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
212 212  
213 -== Vertreter ==
214 +== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
214 214  
215 -xx
216 +[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
216 216  
217 -== Abweichender Versandweg ==
218 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
219 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
220 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
221 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
222 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
223 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
224 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
218 218  
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
236 +
237 +
238 +
239 +
240 +
241 +
242 +
243 +
244 +
245 +
219 219  xx
220 220  
248 +
249 +
250 +
251 +
252 +
253 +
254 +
255 +
221 221  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
222 222  
258 +== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
259 +
223 223  [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
224 224  
225 225  (% style="width:1324px" %)
... ... @@ -242,34 +242,62 @@
242 242  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
243 243  |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
244 244  |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
282 +Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
245 245  |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
246 246  |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
247 247  In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
248 248  |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
249 249  
250 -
251 -
252 252  xx
253 253  
254 -== Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
255 255  
256 -xx
291 += Tagesordnung/Niederschrift versenden =
257 257  
258 -== Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
293 +1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
259 259  
260 -xx
295 +(% style="list-style-type:circle" %)
296 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
261 261  
262 -= Prozessschritte im Überblick =
298 +(% start="2" %)
299 +1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
300 +1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere Teilnehmer hinzufügen
301 +1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]
302 +1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
303 +1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
263 263  
264 -[[image:Prozessschritte_Ueberblick.png||height="481" width="1113"]]
305 +(% style="list-style-type:circle" %)
306 +* Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.
307 +* Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.
265 265  
266 -xx
309 +(% start="7" %)
310 +1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen
311 +1. Eingaben machen
312 +1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken
267 267  
314 +(% style="list-style-type:circle" %)
315 +* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.
268 268  
317 +(% start="10" %)
318 +1. Fenster schließen
269 269  
320 +(% style="list-style-type:circle" %)
321 +* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.
270 270  
323 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
271 271  
325 +[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
272 272  
327 +(% style="width:960px" %)
328 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
329 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
330 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
331 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
332 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
333 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
334 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
335 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
336 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
337 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
273 273  
274 274  
275 275  
... ... @@ -288,30 +288,12 @@
288 288  
289 289  
290 290  
291 -
292 -
293 -
294 -
295 -
296 -
297 297  xx
298 298  
299 -= Prozessschritt ausführen =
358 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
300 300  
301 301  xx
302 302  
303 -= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
304 -
305 -xx
306 -
307 -== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
308 -
309 -xx
310 -
311 -== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
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