Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

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Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -5,12 +5,38 @@
  {{toc/}}
  )))
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
++)))
  = Beschlüsse im Detail =
--Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
--Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
++Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
++Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
++= Beschlusstypen =
++
++Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
++
++|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
++Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
++Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
++Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
++Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
++Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
++Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
++Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
++Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
++Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
++Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++
  = Beschlüsse im Desktop =
  [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
@@ -17,7 +17,7 @@
  (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
++|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
@@ -24,44 +24,27 @@
  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
--= Beschlusstypen =
--Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
--|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
--|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
--|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
--= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
++= (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
++
  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
  (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
--|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
--|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
++|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
++|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
--|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
++|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen. Eine Kopiervorlage ist erst dann auswählbar, wenn ein Beschlusstyp aus Ziffer **1 **bestimmt ist. Klickt man auf Kopiervorlage und hat eine Kopiervorlage ausgewählt und bestätigt, werden je nach Vollständigkeit des ursprünglichen Beschlusses alle Informationen, wie Stiftung, Datum und Ortsbeschreibung  und die Bezeichnung der Vorlage übernommen.
  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
--Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
--Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
++Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.
  )))
--|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
++|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden.
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  xx
@@ -71,10 +71,8 @@
--xx
++== Sitzung erstellen ==
--= Sitzung erstellen =
--
 . Auf Modul **Beschlüsse **klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -95,16 +95,13 @@
  (% start="4" %)
 . Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
 . Stiftung mittels Dropdown auswählen
--1. Gremium auswählen
--1. Bezeichnung eingeben
--1. Ortsbeschreibung eingeben
--1. Versandweg auswählen
++1. Eingaben machen
 . **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
--= Umlauf erstellen =
++== Umlauf erstellen ==
 . Auf Modul **Beschlüsse **klicken
@@ -131,15 +131,13 @@
  (% start="5" %)
 . Stiftung mittels Dropdown auswählen
--1. Gremium auswählen
--1. Bezeichnung eingeben
--1. Versandweg auswählen
++1. Eingaben machen
 . **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
--= Kurzbeschluss erstellen =
++== Kurzbeschluss erstellen ==
 . Auf Modul **Beschlüsse **klicken
@@ -161,10 +161,7 @@
  (% start="4" %)
 . Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
 . Stiftung mittels Dropdown auswählen
--1. Gremium auswählen
--1. Bezeichnung eingeben
--1. Ortsbeschreibung eingeben
--1. Versandweg auswählen
++1. Eingaben machen
 . **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -172,23 +172,25 @@
  = Verwaltung Teilnehmer =
--Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
++Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
  == Teilnehmer hinzufügen ==
--1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
++1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
++1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
++1. Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.
 . Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
--(% start="3" %)
++(% start="5" %)
 . Auf **+ **Icon klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
--(% start="4" %)
++(% start="6" %)
 . Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
 . **Lupen **Icon klicken
@@ -195,7 +195,7 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
--(% start="6" %)
++(% start="8" %)
 . Gewünschten Kontakt auswählen
 . Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
@@ -208,10 +208,18 @@
  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
--|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
--|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
--|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
++|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
++Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgeführen Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
++
++**Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
++**Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
++**Abgesagt**: Der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.
++**Teilgenommen**: Der Teilnehmer hat an dem Beschluss teilgenommen.
++**Eingeladen**: Der Teilnehmer wurde eingeladen.
++)))
++|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
++|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen anweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
@@ -224,40 +224,10 @@
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--
  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
++== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
++
  [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
  (% style="width:1324px" %)
@@ -264,8 +264,8 @@
  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
--|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
--|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
++|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche weitere Informationen beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
++|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten.
  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
@@ -275,66 +275,108 @@
  (% style="width:1324px" %)
  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
++|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die Anzahl an TOPs.
  |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
--|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
--|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
++|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen oder auch entfernen.
++|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
++Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Es können nur Förderungen welche den Status "Vorlage Gremium" haben hinzugefügt werden.
  |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
  |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
  In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
--|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
++|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man den Teilnehmer hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
--xx
++= Tagesordnung/Niederschrift erstellen =
--== Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
++Vorraussetzung: Beschlussvorlage ist hinterlegt. Weitere Informationen zur Einrichtung einer Beschlussvorlage finden Sie hier XXX
--xx
--== Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
++x
--xx
++x
--= Prozessschritte im Überblick =
++x
--[[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
++x
--(% style="width:1243px" %)
--|=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
--|**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
--Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
--|**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
--__Einladen__
--Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
--__Absagen__
--Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
++= Tagesordnung/Niederschrift versenden =
--__Zurück__
--Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
--)))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
--|**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
--__Niederschrift erstellen__
--Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
++Vorrausetzung: Die Tagesordnung/Niederschrift ist bereits erstellt.
--__Zurück__
--Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
--)))|(% style="width:385px" %)
++1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
++(% start="2" %)
++1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
++1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
++(% start="4" %)
++1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen. Je nachdem ob es einen abweichenden Versandweg gibt, erscheint eine Abfrage welcher Versandweg durchgeführt werden soll.
++1. Eingaben machen
++1. Auf **Pfeil **Icon **Senden/Drucken **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden/Erstellen geklappt hat, wird angezeigt.
++(% start="7" %)
++1. Fenster schließen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet/gedruckt.
++== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
++[[image:Beschluss_Serien-E-Mail_V2.png||alt="SerienE-Mail_im_Detail.png" height="576" width="962"]]
++(% style="width:960px" %)
++|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
++|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
++|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **E-Mail.**
++|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.
++|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
++|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
++|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
++|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Hier gibt man einen **Betreff **der Serien-E-Mail ein.
++|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
++|(% style="width:76px" %)**10**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
++|(% style="width:76px" %)**11**|(% style="width:881px" %)Ist die Aktivität rund um diese Serien-Email **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.
++|(% style="width:76px" %)**12**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
++|(% style="width:76px" %)**13**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
++|(% style="width:76px" %)**14**|(% style="width:881px" %)Über dieses Icon **versendet **man die Serien-E-Mail.
++== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
++[[image:Beschluss_Serienbrief_V2.png||alt="SerienBrief.png" height="645" width="946"]]
++(% style="width:945px" %)
++|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
++|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
++|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **Brief.**
++|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.
++|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
++|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
++|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Hier gibt man einen **Betreff **des Serien-Briefs ein.
++|(% style="width:79px" %)**8**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
++|(% style="width:79px" %)**9**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
++|(% style="width:79px" %)**10**|(% style="width:863px" %)Ist die Aktivität rund um diesen Serien-Brief **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.
++|(% style="width:79px" %)**11**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
++|(% style="width:79px" %)**12**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man den Serien-Brief **ausdrucken**.
++= Erzeugen eines freien Dokuments =
++[[image:Beschluss_freies_Dokument.png||height="532" style="float:left" width="689"]]
++(% style="margin-left:auto; width:796px" %)
++|=(% style="width: 89px;" %)Nummer|=(% style="width: 703px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:89px" %)**Vorab**|(% style="width:703px" %)Auf das Modul **Beschlüsse **klicken und dort auf den Menüpunkt **Beschlüsse **klicken. Dann werden die bisherigen Beschlüsse angezeigt, die bereits erstellt oder übernommen worden sind. Nachdem man auf einen der Beschlüsse doppelgeklickt hat, kommt man zur Ansicht der Beschlüsse.
++|(% style="width:89px" %)**1**|(% style="width:703px" %)Hier wählt das **Ordner **Icon. Liegen bereits Dokumente ab, wird hier auch ein grünes Häkchen angezeigt.
++|(% style="width:89px" %)**2**|(% style="width:703px" %)Hat man auf das **Ordner **Icon geklickt, werden die Dokumente der Sitzung angezeigt. Hier klickt man auf das **+ **Icon und wählt die Option **"aus Vorlage"**...
++|(% style="width:89px" %)**3**|(% style="width:703px" %)...und es öffnet sich die Eingabemaske **E-Mail "Dokumente"**. Hier kann man nun das Dokument beliebig ausfüllen. Beim Absender Von wird automatisch die Adresse des Accounts angegeben, mit dem man sich gerade im Non Profit Manager befindet.
@@ -349,27 +349,16 @@
--xx
--= Prozessschritt ausführen =
--xx
--= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
--xx
--== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
--xx
--== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
--xx
--= Freies Dokument erzeugen =
--xx
@@ -378,4 +378,12 @@
++
++
++
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++
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