Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,378 +1,0 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
4 -
5 -{{toc/}}
6 -)))
7 -
8 -
9 -= Beschlüsse im Detail =
10 -
11 -Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 -Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13 -
14 -= Beschlusstypen =
15 -
16 -Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 -
18 -|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 -Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 -Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 -Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 -Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
26 -
27 -= Beschlüsse im Desktop =
28 -
29 -[[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
30 -
31 -(% style="margin-left:auto; width:531px" %)
32 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
33 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
34 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
35 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
36 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
37 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
38 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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63 -= (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
64 -
65 -[[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
66 -
67 -(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
68 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
70 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
71 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
72 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
73 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
74 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
75 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
76 -Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
77 -Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
78 -)))
79 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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85 -xx
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94 -(% class="box infomessage" %)
95 -(((
96 -Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
97 -)))
98 -
99 -== Sitzung erstellen ==
100 -
101 -1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
102 -
103 -(% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
105 -
106 -(% start="2" %)
107 -1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
108 -
109 -(% style="list-style-type:circle" %)
110 -* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
111 -
112 -(% start="3" %)
113 -1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
114 -
115 -(% style="list-style-type:circle" %)
116 -* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
117 -
118 -(% start="4" %)
119 -1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
120 -1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
121 -1. Eingaben machen
122 -1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
123 -
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
126 -
127 -== Umlauf erstellen ==
128 -
129 -1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
130 -
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
133 -
134 -(% start="2" %)
135 -1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
136 -
137 -(% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
139 -
140 -(% start="3" %)
141 -1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
142 -
143 -(% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
145 -
146 -(% start="4" %)
147 -1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
148 -
149 -(% style="list-style-type:circle" %)
150 -* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
151 -
152 -(% start="5" %)
153 -1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
154 -1. Eingaben machen
155 -1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
156 -
157 -(% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
159 -
160 -== Kurzbeschluss erstellen ==
161 -
162 -1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
163 -
164 -(% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
166 -
167 -(% start="2" %)
168 -1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
169 -
170 -(% style="list-style-type:circle" %)
171 -* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
172 -
173 -(% start="3" %)
174 -1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
175 -
176 -(% style="list-style-type:circle" %)
177 -* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
178 -
179 -(% start="4" %)
180 -1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
181 -1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
182 -1. Eingaben machen
183 -1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
184 -
185 -(% style="list-style-type:circle" %)
186 -* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
187 -
188 -= Verwaltung Teilnehmer =
189 -
190 -Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
191 -
192 -== Teilnehmer hinzufügen ==
193 -
194 -1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
195 -1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
196 -1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
197 -1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
198 -
199 -(% style="list-style-type:circle" %)
200 -* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
201 -
202 -(% start="5" %)
203 -1. Auf **+ **Icon klicken
204 -
205 -(% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
207 -
208 -(% start="6" %)
209 -1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
210 -1. **Lupen **Icon klicken
211 -
212 -(% style="list-style-type:circle" %)
213 -* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
214 -
215 -(% start="8" %)
216 -1. Gewünschten Kontakt auswählen
217 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
218 -
219 -(% style="list-style-type:circle" %)
220 -* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
221 -
222 -== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
223 -
224 -[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
225 -
226 -(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
227 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
228 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
229 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
230 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
231 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
232 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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258 -xx
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260 -
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267 -
268 -= Tagesordnungspunkte (TOP) =
269 -
270 -== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
271 -
272 -[[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
273 -
274 -(% style="width:1324px" %)
275 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
276 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
277 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
278 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
279 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
280 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
281 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
282 -
283 -== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
284 -
285 -[[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
286 -
287 -(% style="width:1324px" %)
288 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
289 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
290 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
291 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
292 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
293 -|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
294 -Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
295 -|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
296 -|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
297 -In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
298 -|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
299 -
300 -xx
301 -
302 -= Prozessschritte im Überblick =
303 -
304 -[[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
305 -
306 -(% style="width:1243px" %)
307 -|=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
308 -|**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
309 -Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
310 -|**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
311 -__Einladen__
312 -Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
313 -
314 -__Absagen__
315 -Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
316 -
317 -__Zurück__
318 -Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
319 -)))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
320 -|**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
321 -__Niederschrift erstellen__
322 -Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
323 -
324 -__Zurück__
325 -Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
326 -)))|(% style="width:385px" %)
327 -
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331 -
332 -
333 -
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347 -
348 -
349 -xx
350 -
351 -= Prozessschritt ausführen =
352 -
353 -xx
354 -
355 -= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
356 -
357 -xx
358 -
359 -== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
360 -
361 -xx
362 -
363 -== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
364 -
365 -xx
366 -
367 -= Freies Dokument erzeugen =
368 -
369 -xx
370 -
371 -
372 -
373 -
374 -
375 -
376 -
377 -
378 -
Beschluesse_Desktop.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beschluesse_TOPs.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -77.6 KB
Inhalt
Erstellung_TOP.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Inhalt
Neuanlage_Beschluss.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -179.2 KB
Inhalt
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