Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

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Im Layout

Zusammenfassung

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- SerienBrief.png
- SerienE-Mail_im_Detail.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

@@ -8,8 +8,8 @@
  = Beschlüsse im Detail =
--Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
--Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
++Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
++Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
  = Beschlusstypen =
@@ -16,13 +16,22 @@
  Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
  |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
--Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
--Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
--|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
--Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
--|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
--Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
++|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
++Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
++Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
++Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
++Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
++Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
++Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
++Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
++Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
++Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
++Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
  = Beschlüsse im Desktop =
@@ -49,17 +49,6 @@
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  = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
@@ -68,20 +68,15 @@
  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
--|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
++|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
--Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
--Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
++Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.
  )))
--|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
++|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden.
--
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  xx
@@ -91,11 +91,6 @@
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
--)))
--
  == Sitzung erstellen ==
 . Auf Modul **Beschlüsse **klicken
@@ -187,13 +187,13 @@
  = Verwaltung Teilnehmer =
--Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
++Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
  == Teilnehmer hinzufügen ==
 . Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
 . Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
--1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
++1. Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.
 . Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -225,10 +225,17 @@
  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
--|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
--|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
--|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
++|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
++Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**.
++**Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
++**Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
++**Abgesagt**: Der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.
++**Teilgenommen**: Der Teilnehmer hat an dem Beschluss teilgenommen
++**Eingeladen**: Der Teilnehmer wurde eingeladen.
++)))
++|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
++|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken.
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
@@ -249,22 +249,6 @@
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  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
  == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
@@ -299,38 +299,54 @@
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--= Prozessschritte im Überblick =
--[[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
++= Tagesordnung/Niederschrift versenden =
--(% style="width:1243px" %)
--|=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
--|**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
--Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
--|**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
--__Einladen__
--Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
++1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
--__Absagen__
--Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
--__Zurück__
--Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
--)))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
--|**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
--__Niederschrift erstellen__
--Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
++(% start="2" %)
++1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
++1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere [[Teilnehmer hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTeilnehmerhinzufFCgen]]
++1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]
++1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
++1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
--__Zurück__
--Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
--)))|(% style="width:385px" %)
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.
++* Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.
++(% start="7" %)
++1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen
++1. Eingaben machen
++1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.
++(% start="10" %)
++1. Fenster schließen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.
++== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
++[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
++(% style="width:960px" %)
++|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
++|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
++|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
++|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
++|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
++|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
++|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
++|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
++|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
@@ -342,37 +342,94 @@
++xx
++== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
++[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
++(% style="width:945px" %)
++|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
++|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
++|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
++|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
++|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
++|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
++|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
--xx
--= Prozessschritt ausführen =
--xx
--= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
--xx
--== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
--xx
--== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
--xx
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  = Freies Dokument erzeugen =
--xx
++1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
++1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
++(% start="3" %)
++1. **+ **Icon unten klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
++(% start="4" %)
++1. **Beschlusstyp **auswählen
++1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
++(% start="6" %)
++1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
++1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
++1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein freies Dokument wird erzeugt.
++
++
++

SerienBrief.png

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