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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -8,7 +8,7 @@
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
11 -Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte.Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
11 +Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 12  Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
13 13  
14 14  = Beschlusstypen =
... ... @@ -16,13 +16,22 @@
16 16  Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 17  
18 18  |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 -Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 -Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 -Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 -Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
19 +|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
20 +Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
21 +Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
22 +Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
23 +)))
24 +|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
25 +Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
26 +Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
27 +Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
28 +)))
29 +|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
30 +Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
31 +Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
32 +Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
33 +Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
34 +)))
26 26  
27 27  = Beschlüsse im Desktop =
28 28  
... ... @@ -51,14 +51,6 @@
51 51  
52 52  
53 53  
54 -
55 -
56 -
57 -
58 -
59 -
60 -
61 -
62 62  = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
63 63  
64 64  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
... ... @@ -67,7 +67,7 @@
67 67  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
68 68  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
69 69  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
70 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
71 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
71 71  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
72 72  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
73 73  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
... ... @@ -77,9 +77,6 @@
77 77  )))
78 78  |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
79 79  
80 -
81 -
82 -
83 83  xx
84 84  
85 85  
... ... @@ -89,11 +89,6 @@
89 89  
90 90  
91 91  
92 -(% class="box infomessage" %)
93 -(((
94 -Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
95 -)))
96 -
97 97  == Sitzung erstellen ==
98 98  
99 99  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
... ... @@ -185,7 +185,7 @@
185 185  
186 186  = Verwaltung Teilnehmer =
187 187  
188 -Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
181 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status Niederschrift erstellt.
189 189  
190 190  == Teilnehmer hinzufügen ==
191 191  
... ... @@ -244,14 +244,6 @@
244 244  
245 245  
246 246  
247 -
248 -
249 -
250 -
251 -
252 -
253 -
254 -
255 255  xx
256 256  
257 257  
... ... @@ -296,38 +296,54 @@
296 296  
297 297  xx
298 298  
299 -= Prozessschritte im Überblick =
300 300  
301 -[[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
285 += Tagesordnung/Niederschrift versenden =
302 302  
303 -(% style="width:1243px" %)
304 -|=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
305 -|**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
306 -Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
307 -|**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
308 -__Einladen__
309 -Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
287 +1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
310 310  
311 -__Absagen__
312 -Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
289 +(% style="list-style-type:circle" %)
290 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
313 313  
314 -__Zurück__
315 -Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
316 -)))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
317 -|**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
318 -__Niederschrift erstellen__
319 -Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
292 +(% start="2" %)
293 +1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
294 +1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere [[Teilnehmer hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTeilnehmerhinzufFCgen]]
295 +1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]
296 +1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
297 +1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
320 320  
321 -__Zurück__
322 -Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
323 -)))|(% style="width:385px" %)
299 +(% style="list-style-type:circle" %)
300 +* Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.
301 +* Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.
324 324  
303 +(% start="7" %)
304 +1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen
305 +1. Eingaben machen
306 +1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken
325 325  
308 +(% style="list-style-type:circle" %)
309 +* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.
326 326  
311 +(% start="10" %)
312 +1. Fenster schließen
327 327  
314 +(% style="list-style-type:circle" %)
315 +* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.
328 328  
317 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
329 329  
319 +[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
330 330  
321 +(% style="width:960px" %)
322 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
323 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
324 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
325 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
326 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
327 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
328 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
329 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
330 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
331 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
331 331  
332 332  
333 333  
... ... @@ -341,34 +341,98 @@
341 341  
342 342  
343 343  
344 -
345 345  xx
346 346  
347 -= Prozessschritt ausführen =
347 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
348 348  
349 -xx
349 +[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
350 350  
351 -= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
351 +(% style="width:945px" %)
352 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
353 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
354 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
355 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
356 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
357 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
358 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
359 +|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
352 352  
353 -xx
354 354  
355 -== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
356 356  
357 -xx
358 358  
359 -== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
360 360  
361 -xx
362 362  
366 +
367 +
368 +
369 +
370 +
371 +
372 +
373 +
374 +
375 +
376 +
377 +
378 +
379 +
380 +
381 +
382 +
383 +
384 +
385 +
386 +
387 +
388 +
389 +
390 +
391 +
392 +
393 +
394 +
395 +
396 +
397 +
398 +
399 +
400 +
401 +
402 +
403 +
404 +
363 363  = Freies Dokument erzeugen =
364 364  
365 -xx
407 +1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
408 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
366 366  
410 +(% style="list-style-type:circle" %)
411 +* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
367 367  
413 +(% start="3" %)
414 +1. **+ **Icon unten klicken
368 368  
416 +(% style="list-style-type:circle" %)
417 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
369 369  
419 +(% start="4" %)
420 +1. **Beschlusstyp **auswählen
421 +1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
370 370  
423 +(% style="list-style-type:circle" %)
424 +* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
371 371  
426 +(% start="6" %)
427 +1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
428 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
429 +1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
372 372  
431 +(% style="list-style-type:circle" %)
432 +* Ein freies Dokument wird erzeugt.
373 373  
434 +
435 +
436 +
437 +
438 +
374 374  
SerienBrief.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +XWiki.MarcoBauer
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