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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/24 19:45
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am 2023/12/05 16:48
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -16,13 +16,22 @@
16 16  Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 17  
18 18  |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 -Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 -Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 -Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 -Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
19 +|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
20 +Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
21 +Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
22 +Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
23 +)))
24 +|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
25 +Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
26 +Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
27 +Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
28 +)))
29 +|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
30 +Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
31 +Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
32 +Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
33 +Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
34 +)))
26 26  
27 27  = Beschlüsse im Desktop =
28 28  
... ... @@ -50,13 +50,6 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -
54 -
55 -
56 -
57 -
58 -
59 -
60 60  = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
61 61  
62 62  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
... ... @@ -65,17 +65,15 @@
65 65  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
66 66  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
67 67  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
68 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
70 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
69 69  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
70 70  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
71 71  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
72 72  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
73 -Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
74 -Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
75 +Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.
75 75  )))
76 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
77 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden.
77 77  
78 -
79 79  xx
80 80  
81 81  
... ... @@ -85,11 +85,6 @@
85 85  
86 86  
87 87  
88 -(% class="box infomessage" %)
89 -(((
90 -Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
91 -)))
92 -
93 93  == Sitzung erstellen ==
94 94  
95 95  1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
... ... @@ -181,13 +181,13 @@
181 181  
182 182  = Verwaltung Teilnehmer =
183 183  
184 -Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
179 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
185 185  
186 186  == Teilnehmer hinzufügen ==
187 187  
188 188  1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
189 189  1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
190 -1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
185 +1. Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.
191 191  1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
192 192  
193 193  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -219,10 +219,17 @@
219 219  
220 220  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
221 221  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
222 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
223 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
224 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
225 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
217 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
218 +Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**.
219 +**Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
220 +**Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
221 +**Abgesagt**: Der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.
222 +**Teilgenommen**: Der Teilnehmer hat an dem Beschluss teilgenommen
223 +**Eingeladen**: Der Teilnehmer wurde eingeladen.
224 +)))
225 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
226 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
227 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken.
226 226  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
227 227  
228 228  
... ... @@ -246,16 +246,8 @@
246 246  
247 247  
248 248  
249 -xx
250 250  
251 251  
252 -
253 -
254 -
255 -
256 -
257 -
258 -
259 259  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
260 260  
261 261  == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
... ... @@ -300,8 +300,8 @@
300 300  
301 301  (% start="2" %)
302 302  1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
303 -1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere Teilnehmer hinzufügen
304 -1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen
297 +1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere [[Teilnehmer hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTeilnehmerhinzufFCgen]]
298 +1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]
305 305  1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
306 306  1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
307 307  
... ... @@ -350,28 +350,96 @@
350 350  
351 351  
352 352  
347 +xx
353 353  
349 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
354 354  
351 +[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
355 355  
353 +(% style="width:945px" %)
354 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
355 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
356 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
357 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
358 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
359 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
360 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
361 +|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
356 356  
357 357  
358 358  
359 359  
360 -xx
361 361  
362 -== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
363 363  
364 -xx
365 365  
369 +
370 +
371 +
372 +
373 +
374 +
375 +
376 +
377 +
378 +
379 +
380 +
381 +
382 +
383 +
384 +
385 +
386 +
387 +
388 +
389 +
390 +
391 +
392 +
393 +
394 +
395 +
396 +
397 +
398 +
399 +
400 +
401 +
402 +
403 +
404 +
405 +
366 366  = Freies Dokument erzeugen =
367 367  
368 -xx
408 +1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
409 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
369 369  
411 +(% style="list-style-type:circle" %)
412 +* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
370 370  
414 +(% start="3" %)
415 +1. **+ **Icon unten klicken
371 371  
417 +(% style="list-style-type:circle" %)
418 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
372 372  
420 +(% start="4" %)
421 +1. **Beschlusstyp **auswählen
422 +1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
373 373  
424 +(% style="list-style-type:circle" %)
425 +* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
374 374  
427 +(% start="6" %)
428 +1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
429 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
430 +1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
375 375  
432 +(% style="list-style-type:circle" %)
433 +* Ein freies Dokument wird erzeugt.
376 376  
435 +
436 +
437 +
438 +
377 377  
SerienBrief.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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