Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

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Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -5,6 +5,10 @@
  {{toc/}}
  )))
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
++)))
  = Beschlüsse im Detail =
@@ -16,13 +16,22 @@
  Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
  |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
--Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
--Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
--|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
--Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
--|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
--Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
++|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
++Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
++Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
++Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
++Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
++Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
++Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
++|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
++Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
++Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
++Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
++Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
++)))
  = Beschlüsse im Desktop =
@@ -44,15 +44,6 @@
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  = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
@@ -61,15 +61,14 @@
  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
--|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
++|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
--|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
++|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen. Eine Kopiervorlage ist erst dann auswählbar, wenn ein Beschlusstyp aus Ziffer **1 **bestimmt ist. Klickt man auf Kopiervorlage und hat eine Kopiervorlage ausgewählt und bestätigt, werden je nach Vollständigkeit des ursprünglichen Beschlusses alle Informationen, wie Stiftung, Datum und Ortsbeschreibung  und die Bezeichnung der Vorlage übernommen.
  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
--Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
--Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
++Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.
  )))
--|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
++|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden.
  xx
@@ -80,11 +80,6 @@
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
--)))
--
  == Sitzung erstellen ==
 . Auf Modul **Beschlüsse **klicken
@@ -176,13 +176,13 @@
  = Verwaltung Teilnehmer =
--Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
++Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
  == Teilnehmer hinzufügen ==
 . Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
 . Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
--1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
++1. Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.
 . Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -214,10 +214,18 @@
  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
--|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
--|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
--|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
++|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
++Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgeführen Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
++
++**Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
++**Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
++**Abgesagt**: Der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.
++**Teilgenommen**: Der Teilnehmer hat an dem Beschluss teilgenommen.
++**Eingeladen**: Der Teilnehmer wurde eingeladen.
++)))
++|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
++|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen anweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
@@ -233,20 +233,6 @@
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  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
  == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
@@ -257,8 +257,8 @@
  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
--|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
--|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
++|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche weitere Informationen beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
++|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten.
  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
@@ -268,22 +268,35 @@
  (% style="width:1324px" %)
  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
++|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die Anzahl an TOPs.
  |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
  |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
--|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
--|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
--Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
++|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen oder auch entfernen.
++|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
++Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Es können nur Förderungen welche den Status "Vorlage Gremium" haben hinzugefügt werden.
  |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
  |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
  In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
--|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
++|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man den Teilnehmer hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
--xx
++= Tagesordnung/Niederschrift erstellen =
++Vorraussetzung: Beschlussvorlage ist hinterlegt. Weitere Informationen zur Einrichtung einer Beschlussvorlage finden Sie hier XXX
++
++x
++
++x
++
++x
++
++x
++
++
  = Tagesordnung/Niederschrift versenden =
++Vorrausetzung: Die Tagesordnung/Niederschrift ist bereits erstellt.
++
 . In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -291,28 +291,21 @@
  (% start="2" %)
 . Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
--1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere [[Teilnehmer hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTeilnehmerhinzufFCgen]]
--1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]
 . Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
--1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.
--* Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.
--
--(% start="7" %)
--1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen
++(% start="4" %)
++1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen. Je nachdem ob es einen abweichenden Versandweg gibt, erscheint eine Abfrage welcher Versandweg durchgeführt werden soll.
 . Eingaben machen
--1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken
++1. Auf **Pfeil **Icon **Senden/Drucken **klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.
++* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden/Erstellen geklappt hat, wird angezeigt.
--(% start="10" %)
++(% start="7" %)
 . Fenster schließen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.
++* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet/gedruckt.
  == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
@@ -330,22 +330,6 @@
  |(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
  |(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
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  == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
  [[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
@@ -360,52 +360,6 @@
  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
  |(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
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  = Freies Dokument erzeugen =
 . Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
@@ -435,11 +435,4 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Ein freies Dokument wird erzeugt.
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