Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zusammenfassung

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• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 2 gelöscht)
  • SerienBrief.png
  • SerienE-Mail_im_Detail.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -8,8 +8,8 @@
8	8
9	9	= Beschlüsse im Detail =
10	10
11		-Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12		-Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
	11	+Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
	12	+Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13	13
14	14	= Beschlusstypen =
15	15
...	...	@@ -16,22 +16,13 @@
16	16	Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17	17
18	18	|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19		-|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
20		-Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
21		-Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
22		-Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
23		-)))
24		-|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
25		-Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
26		-Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
27		-Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
28		-)))
29		-|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
30		-Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
31		-Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
32		-Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
33		-Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
34		-)))
	19	+|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
	20	+Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
	21	+Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
	22	+|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
	23	+Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
	24	+|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
	25	+Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
35	35
36	36	= Beschlüsse im Desktop =
37	37
...	...	@@ -60,6 +60,15 @@
60	60
61	61
62	62
	54	+
	55	+
	56	+
	57	+
	58	+
	59	+
	60	+
	61	+
	62	+
63	63	= (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
64	64
65	65	[[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
...	...	@@ -68,7 +68,7 @@
68	68	|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
69	69	|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
70	70	|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
71		-|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
	71	+|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
72	72	|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
73	73	|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
74	74	|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
...	...	@@ -78,6 +78,10 @@
78	78	)))
79	79	|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
80	80
	81	+
	82	+
	83	+
	84	+
81	81	xx
82	82
83	83
...	...	@@ -87,6 +87,11 @@
87	87
88	88
89	89
	94	+(% class="box infomessage" %)
	95	+(((
	96	+Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
	97	+)))
	98	+
90	90	== Sitzung erstellen ==
91	91
92	92	1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
...	...	@@ -178,7 +178,7 @@
178	178
179	179	= Verwaltung Teilnehmer =
180	180
181		-Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status Niederschrift erstellt.
	190	+Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
182	182
183	183	== Teilnehmer hinzufügen ==
184	184
...	...	@@ -237,6 +237,15 @@
237	237
238	238
239	239
	249	+
	250	+
	251	+
	252	+
	253	+
	254	+
	255	+
	256	+
	257	+
240	240	xx
241	241
242	242
...	...	@@ -281,54 +281,38 @@
281	281
282	282	xx
283	283
	302	+= Prozessschritte im Überblick =
284	284
285		-= Tagesordnung/Niederschrift versenden =
	304	+[[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
286	286
287		-1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
	306	+(% style="width:1243px" %)
	307	+|=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
	308	+|**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
	309	+Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
	310	+|**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
	311	+__Einladen__
	312	+Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
288	288
289		-(% style="list-style-type:circle" %)
290		-* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
	314	+__Absagen__
	315	+Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
291	291
292		-(% start="2" %)
293		-1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
294		-1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere [[Teilnehmer hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTeilnehmerhinzufFCgen]]
295		-1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]
296		-1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
297		-1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
	317	+__Zurück__
	318	+Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
	319	+)))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
	320	+|**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
	321	+__Niederschrift erstellen__
	322	+Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
298	298
299		-(% style="list-style-type:circle" %)
300		-* Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.
301		-* Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.
	324	+__Zurück__
	325	+Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
	326	+)))|(% style="width:385px" %)
302	302
303		-(% start="7" %)
304		-1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen
305		-1. Eingaben machen
306		-1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken
307	307
308		-(% style="list-style-type:circle" %)
309		-* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.
310	310
311		-(% start="10" %)
312		-1. Fenster schließen
313	313
314		-(% style="list-style-type:circle" %)
315		-* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.
316	316
317		-== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
318	318
319		-[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
320	320
321		-(% style="width:960px" %)
322		-|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
323		-|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
324		-|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
325		-|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
326		-|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
327		-|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
328		-|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
329		-|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
330		-|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
331		-|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
332	332
333	333
334	334
...	...	@@ -342,98 +342,35 @@
342	342
343	343
344	344
345		-xx
346	346
347		-== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
348	348
349		-[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
	349	+xx
350	350
351		-(% style="width:945px" %)
352		-|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
353		-|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
354		-|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
355		-|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
356		-|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
357		-|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
358		-|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
359		-|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
	351	+= Prozessschritt ausführen =
360	360
	353	+xx
361	361
	355	+= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
362	362
	357	+xx
363	363
	359	+== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
364	364
	361	+xx
365	365
	363	+== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
366	366
	365	+xx
367	367
368		-
369		-
370		-
371		-
372		-
373		-
374		-
375		-
376		-
377		-
378		-
379		-
380		-
381		-
382		-
383		-
384		-
385		-
386		-
387		-
388		-
389		-
390		-
391		-
392		-
393		-
394		-
395		-
396		-
397		-
398		-
399		-
400		-
401		-
402		-
403		-
404		-
405	405	= Freies Dokument erzeugen =
406	406
407		-1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
408		-1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
	369	+xx
409	409
410		-(% style="list-style-type:circle" %)
411		-* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
412	412
413		-(% start="3" %)
414		-1. **+ **Icon unten klicken
415	415
416		-(% style="list-style-type:circle" %)
417		-* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
418	418
419		-(% start="4" %)
420		-1. **Beschlusstyp **auswählen
421		-1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
422	422
423		-(% style="list-style-type:circle" %)
424		-* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
425	425
426		-(% start="6" %)
427		-1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
428		-1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
429		-1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
430	430
431		-(% style="list-style-type:circle" %)
432		-* Ein freies Dokument wird erzeugt.
433	433
434		-
435		-
436		-
437		-
438		-
439	439

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