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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
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am 2023/12/05 17:05
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/22 19:39
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -5,6 +5,10 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
... ... @@ -19,18 +19,18 @@
19 19  |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
20 20  Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
21 21  Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
22 -Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
26 +Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Sitzung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsSitzung]] .
23 23  )))
24 24  |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
25 25  Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
26 26  Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
27 -Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
31 +Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Umlauf>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsUmlauf]] .
28 28  )))
29 29  |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
30 30  Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
31 31  Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
32 32  Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
33 -Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
37 +Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Kurzbeschluss>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsKurzbeschluss]] .
34 34  )))
35 35  
36 36  = Beschlüsse im Desktop =
... ... @@ -47,14 +47,6 @@
47 47  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
48 48  
49 49  
50 -
51 -
52 -
53 -
54 -
55 -
56 -
57 -
58 58  = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
59 59  
60 60  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
... ... @@ -65,7 +65,7 @@
65 65  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
66 66  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
67 67  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
68 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
64 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen. Eine Kopiervorlage ist erst dann auswählbar, wenn ein Beschlusstyp aus Ziffer **1 **bestimmt ist. Klickt man auf Kopiervorlage und hat eine Kopiervorlage ausgewählt und bestätigt, werden je nach Vollständigkeit des ursprünglichen Beschlusses alle Informationen, wie Stiftung, Datum und Ortsbeschreibung  und die Bezeichnung der Vorlage übernommen.
69 69  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
70 70  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
71 71  Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.
... ... @@ -206,12 +206,12 @@
206 206  
207 207  == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
208 208  
209 -[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
205 +[[image:Zuwendung_Vertreter_verzweigen.png||alt="Teilnehmer_Optionen.png" height="452" style="float:left" width="690"]]
210 210  
211 211  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
212 212  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
213 213  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
214 -Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgeführen Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
210 +Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgefühtren Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
215 215  
216 216  **Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
217 217  **Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
... ... @@ -221,8 +221,8 @@
221 221  )))
222 222  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
223 223  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
224 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen anweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
225 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
220 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen abweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
221 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen. Es kann auch direkt zum Vertreter verzweigt werden.
226 226  
227 227  
228 228  
... ... @@ -231,14 +231,6 @@
231 231  
232 232  
233 233  
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
239 -
240 -
241 -
242 242  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
243 243  
244 244  == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
... ... @@ -314,63 +314,89 @@
314 314  
315 315  == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
316 316  
317 -[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
305 +[[image:Beschluss_Serien-E-Mail_V2.png||alt="SerienE-Mail_im_Detail.png" height="576" width="962"]]
318 318  
319 319  (% style="width:960px" %)
320 320  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
321 321  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
322 322  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
323 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
324 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
325 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
326 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
327 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
328 -|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
329 -|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
311 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **E-Mail.**
312 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.
313 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
314 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
315 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
316 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Hier gibt man einen **Betreff **der Serien-E-Mail ein.
317 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
318 +|(% style="width:76px" %)**10**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
319 +|(% style="width:76px" %)**11**|(% style="width:881px" %)Ist die Aktivität rund um diese Serien-Email **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.
320 +|(% style="width:76px" %)**12**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
321 +|(% style="width:76px" %)**13**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
322 +|(% style="width:76px" %)**14**|(% style="width:881px" %)Über dieses Icon **versendet **man die Serien-E-Mail.
330 330  
331 -
332 332  == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
333 333  
334 -[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
326 +[[image:Beschluss_Serienbrief_V2.png||alt="SerienBrief.png" height="645" width="946"]]
335 335  
336 336  (% style="width:945px" %)
337 337  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
338 338  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
339 339  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
340 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
341 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
342 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
343 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
344 -|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
332 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **Brief.**
333 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.
334 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
335 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
336 +|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Hier gibt man einen **Betreff **des Serien-Briefs ein.
337 +|(% style="width:79px" %)**8**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
338 +|(% style="width:79px" %)**9**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
339 +|(% style="width:79px" %)**10**|(% style="width:863px" %)Ist die Aktivität rund um diesen Serien-Brief **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.
340 +|(% style="width:79px" %)**11**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
341 +|(% style="width:79px" %)**12**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man den Serien-Brief **ausdrucken**.
345 345  
343 += Erzeugen eines freien Dokuments =
346 346  
347 -= Freies Dokument erzeugen =
345 +[[image:Beschluss_freies_Dokument.png||height="532" style="float:left" width="689"]]
348 348  
349 -1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
350 -1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
347 +(% style="margin-left:auto; width:796px" %)
348 +|=(% style="width: 89px;" %)Nummer|=(% style="width: 703px;" %)Beschreibung
349 +|(% style="width:89px" %)**Vorab**|(% style="width:703px" %)Auf das Modul **Beschlüsse **klicken und dort auf den Menüpunkt **Beschlüsse **klicken. Dann werden die bisherigen Beschlüsse angezeigt, die bereits erstellt oder übernommen worden sind. Nachdem man auf einen der Beschlüsse doppelgeklickt hat, kommt man zur Ansicht der Beschlüsse.
350 +|(% style="width:89px" %)**1**|(% style="width:703px" %)Hier wählt das **Ordner **Icon **Dokumente**. Liegen bereits Dokumente ab, wird hier auch ein grünes Häkchen angezeigt.
351 +|(% style="width:89px" %)**2**|(% style="width:703px" %)Hat man auf das **Ordner **Icon **Dokumente **geklickt, werden die Dokumente der Sitzung angezeigt. Hier klickt man auf das **+ **Icon und wählt die Option **"aus Vorlage"**...
352 +|(% style="width:89px" %)**3**|(% style="width:703px" %)...und es öffnet sich die Eingabemaske **E-Mail "Dokumente"**. Hier kann man nun das Dokument beliebig ausfüllen. Beim Absender Von wird automatisch die Adresse des Accounts angegeben, mit dem man sich gerade im Non Profit Manager befindet.
351 351  
352 -(% style="list-style-type:circle" %)
353 -* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
354 354  
355 -(% start="3" %)
356 -1. **+ **Icon unten klicken
357 357  
358 -(% style="list-style-type:circle" %)
359 -* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
360 360  
361 -(% start="4" %)
362 -1. **Beschlusstyp **auswählen
363 -1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
364 364  
365 -(% style="list-style-type:circle" %)
366 -* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
367 367  
368 -(% start="6" %)
369 -1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
370 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
371 -1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
372 372  
373 -(% style="list-style-type:circle" %)
374 -* Ein freies Dokument wird erzeugt.
375 375  
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Beschluss_freies_Dokument.png
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