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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,6 +5,10 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
... ... @@ -19,18 +19,18 @@
19 19  |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
20 20  Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
21 21  Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
22 -Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
26 +Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Sitzung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsSitzung]] .
23 23  )))
24 24  |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
25 25  Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
26 26  Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
27 -Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
31 +Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Umlauf>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsUmlauf]] .
28 28  )))
29 29  |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
30 30  Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
31 31  Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
32 32  Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
33 -Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
37 +Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Kurzbeschluss>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsKurzbeschluss]] .
34 34  )))
35 35  
36 36  = Beschlüsse im Desktop =
... ... @@ -46,14 +46,6 @@
46 46  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
47 47  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
48 48  
49 -
50 -
51 -
52 -
53 -
54 -
55 -
56 -
57 57  = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
58 58  
59 59  [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
... ... @@ -171,7 +171,8 @@
171 171  
172 172  = Verwaltung Teilnehmer =
173 173  
174 -Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
170 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum [[Status>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/]] **Niederschrift erstellt**.
171 +Dabei erhält der **neu hinzugefügte **Teilnehmer den **niedrigsten **Status der anderen Teilnehmer.
175 175  
176 176  == Teilnehmer hinzufügen ==
177 177  
... ... @@ -205,12 +205,12 @@
205 205  
206 206  == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
207 207  
208 -[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
205 +[[image:Zuwendung_Vertreter_verzweigen.png||alt="Teilnehmer_Optionen.png" height="452" style="float:left" width="690"]]
209 209  
210 210  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
211 211  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
212 212  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
213 -Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgeführen Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
210 +Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgefühtren Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
214 214  
215 215  **Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
216 216  **Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
... ... @@ -220,23 +220,12 @@
220 220  )))
221 221  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
222 222  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
223 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen anweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
224 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
220 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen abweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
221 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen. Es kann auch direkt zum Vertreter verzweigt werden.
225 225  
226 226  
227 227  
228 228  
229 -
230 -
231 -
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
239 -
240 240  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
241 241  
242 242  == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
... ... @@ -254,7 +254,7 @@
254 254  
255 255  == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
256 256  
257 -[[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
243 +[[image:Tagesordnungspunkt_Uebersicht_2.png||alt="Erstellung_TOP.png" height="483" width="1325"]]
258 258  
259 259  (% style="width:1324px" %)
260 260  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
... ... @@ -264,6 +264,7 @@
264 264  |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen oder auch entfernen.
265 265  |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
266 266  Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Es können nur Förderungen welche den Status "Vorlage Gremium" haben hinzugefügt werden.
253 +Mit der Funktion **Alle auswählen** kann man auch alle Förderungen der Liste auf einmal auswählen/abwählen.
267 267  |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
268 268  |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
269 269  In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
... ... @@ -312,61 +312,85 @@
312 312  
313 313  == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
314 314  
315 -[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
302 +[[image:Beschluss_Serien-E-Mail_V2.png||alt="SerienE-Mail_im_Detail.png" height="576" width="962"]]
316 316  
317 317  (% style="width:960px" %)
318 318  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
319 319  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
320 320  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
321 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
322 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
323 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
324 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
325 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
326 -|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
327 -|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
308 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **E-Mail.**
309 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.
310 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
311 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
312 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
313 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Hier gibt man einen **Betreff **der Serien-E-Mail ein.
314 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
315 +|(% style="width:76px" %)**10**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
316 +|(% style="width:76px" %)**11**|(% style="width:881px" %)Ist die Aktivität rund um diese Serien-Email **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.
317 +|(% style="width:76px" %)**12**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
318 +|(% style="width:76px" %)**13**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
319 +|(% style="width:76px" %)**14**|(% style="width:881px" %)Über dieses Icon **versendet **man die Serien-E-Mail.
328 328  
329 329  == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
330 330  
331 -[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
323 +[[image:Beschluss_Serienbrief_V2.png||alt="SerienBrief.png" height="645" width="946"]]
332 332  
333 333  (% style="width:945px" %)
334 334  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
335 335  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
336 336  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
337 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
338 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
339 -|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
340 -|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
341 -|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
329 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **Brief.**
330 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.
331 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
332 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
333 +|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Hier gibt man einen **Betreff **des Serien-Briefs ein.
334 +|(% style="width:79px" %)**8**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
335 +|(% style="width:79px" %)**9**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
336 +|(% style="width:79px" %)**10**|(% style="width:863px" %)Ist die Aktivität rund um diesen Serien-Brief **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.
337 +|(% style="width:79px" %)**11**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
338 +|(% style="width:79px" %)**12**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man den Serien-Brief **ausdrucken**.
342 342  
343 -= Freies Dokument erzeugen =
340 += Erzeugen eines freien Dokuments =
344 344  
345 -1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
346 -1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
342 +[[image:Beschluss_freies_Dokument.png||height="532" style="float:left" width="689"]]
347 347  
348 -(% style="list-style-type:circle" %)
349 -* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
344 +(% style="margin-left:auto; width:796px" %)
345 +|=(% style="width: 89px;" %)Nummer|=(% style="width: 703px;" %)Beschreibung
346 +|(% style="width:89px" %)**Vorab**|(% style="width:703px" %)Auf das Modul **Beschlüsse **klicken und dort auf den Menüpunkt **Beschlüsse **klicken. Dann werden die bisherigen Beschlüsse angezeigt, die bereits erstellt oder übernommen worden sind. Nachdem man auf einen der Beschlüsse doppelgeklickt hat, kommt man zur Ansicht der Beschlüsse.
347 +|(% style="width:89px" %)**1**|(% style="width:703px" %)Hier wählt das **Ordner **Icon **Dokumente**. Liegen bereits Dokumente ab, wird hier auch ein grünes Häkchen angezeigt.
348 +|(% style="width:89px" %)**2**|(% style="width:703px" %)Hat man auf das **Ordner **Icon **Dokumente **geklickt, werden die Dokumente der Sitzung angezeigt. Hier klickt man auf das **+ **Icon und wählt die Option **"aus Vorlage"**...
349 +|(% style="width:89px" %)**3**|(% style="width:703px" %)...und es öffnet sich die Eingabemaske **E-Mail "Dokumente"**. Hier kann man nun das Dokument beliebig ausfüllen. Beim Absender Von wird automatisch die Adresse des Accounts angegeben, mit dem man sich gerade im Non Profit Manager befindet.
350 350  
351 -(% start="3" %)
352 -1. **+ **Icon unten klicken
353 353  
354 -(% style="list-style-type:circle" %)
355 -* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
356 356  
357 -(% start="4" %)
358 -1. **Beschlusstyp **auswählen
359 -1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
360 360  
361 -(% style="list-style-type:circle" %)
362 -* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
363 363  
364 -(% start="6" %)
365 -1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
366 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
367 -1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
368 368  
369 -(% style="list-style-type:circle" %)
370 -* Ein freies Dokument wird erzeugt.
371 371  
357 +
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381 +
382 +
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Beschluss_Serien-E-Mail_V2.png
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Beschluss_Serienbrief_V2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Beschluss_freies_Dokument.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Tagesordnungspunkt_Uebersicht_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Zuwendung_Vertreter_verzweigen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt