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Änderungen von Dokument 060.2 Beschlüsse

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2024/09/17 09:47
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am 2023/11/10 14:56
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am 2023/12/05 17:05
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -8,9 +8,31 @@
8 8  
9 9  = Beschlüsse im Detail =
10 10  
11 -Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 -Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel Gremien).
11 +Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 +Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
13 13  
14 += Beschlusstypen =
15 +
16 +Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17 +
18 +|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 +|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((
20 +Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.
21 +Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
22 +Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
23 +)))
24 +|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((
25 +Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.
26 +Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.
27 +Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
28 +)))
29 +|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((
30 +Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.
31 +Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.
32 +Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.
33 +Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel
34 +)))
35 +
14 14  = Beschlüsse im Desktop =
15 15  
16 16  [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
... ... @@ -17,12 +17,12 @@
17 17  
18 18  (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 19  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
42 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 21  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 22  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
45 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
24 24  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
25 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen Prozessschrittes via Dropdown einsehen.
47 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
26 26  
27 27  
28 28  
... ... @@ -33,9 +33,24 @@
33 33  
34 34  
35 35  
58 += (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
36 36  
60 +[[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
37 37  
62 +(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
63 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
65 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
66 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.
67 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
68 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
69 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
70 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
71 +Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.
72 +)))
73 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden.
38 38  
75 +xx
39 39  
40 40  
41 41  
... ... @@ -43,143 +43,297 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -= Beschlusstypen =
47 47  
48 -Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
84 +== Sitzung erstellen ==
49 49  
50 -|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
51 -|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
52 -|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
53 -|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
86 +1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
54 54  
55 -= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
88 +(% style="list-style-type:circle" %)
89 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
56 56  
57 -[[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
91 +(% start="2" %)
92 +1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
58 58  
59 -(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
60 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
61 -|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:512px" %)Die Auswahl des geeigneten Beschlusstyps erfolgt hier.
62 -|(% style="width:71px" %)2|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung auswählbar.
63 -|(% style="width:71px" %)3|(% style="width:512px" %)Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
64 -|(% style="width:71px" %)4|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Beschreibung.
65 -|(% style="width:71px" %)5|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
66 -|(% style="width:71px" %)6|(% style="width:512px" %)Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
67 -|(% style="width:71px" %)7|(% style="width:512px" %)(((
68 -Diese Rubrik ist nicht bei allen Beschlusstypen verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
69 -Mehr hierzu im Kapitel Beschlusstypen oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
70 -)))
71 -|(% style="width:71px" %)8|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
94 +(% style="list-style-type:circle" %)
95 +* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
72 72  
97 +(% start="3" %)
98 +1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
73 73  
100 +(% style="list-style-type:circle" %)
101 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
74 74  
103 +(% start="4" %)
104 +1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
105 +1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
106 +1. Eingaben machen
107 +1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
75 75  
109 +(% style="list-style-type:circle" %)
110 +* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
76 76  
112 +== Umlauf erstellen ==
77 77  
114 +1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
78 78  
116 +(% style="list-style-type:circle" %)
117 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
79 79  
119 +(% start="2" %)
120 +1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
80 80  
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
81 81  
125 +(% start="3" %)
126 +1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
82 82  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
83 83  
131 +(% start="4" %)
132 +1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
84 84  
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
85 85  
137 +(% start="5" %)
138 +1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
139 +1. Eingaben machen
140 +1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
86 86  
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
87 87  
145 +== Kurzbeschluss erstellen ==
88 88  
147 +1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
89 89  
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
90 90  
152 +(% start="2" %)
153 +1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
91 91  
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
92 92  
158 +(% start="3" %)
159 +1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
93 93  
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
94 94  
164 +(% start="4" %)
165 +1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
166 +1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
167 +1. Eingaben machen
168 +1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
95 95  
170 +(% style="list-style-type:circle" %)
171 +* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
96 96  
173 += Verwaltung Teilnehmer =
97 97  
175 +Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
98 98  
177 +== Teilnehmer hinzufügen ==
99 99  
179 +1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
180 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
181 +1. Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.
182 +1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
100 100  
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
101 101  
187 +(% start="5" %)
188 +1. Auf **+ **Icon klicken
102 102  
103 -xx
190 +(% style="list-style-type:circle" %)
191 +* Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
104 104  
193 +(% start="6" %)
194 +1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
195 +1. **Lupen **Icon klicken
105 105  
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
106 106  
200 +(% start="8" %)
201 +1. Gewünschten Kontakt auswählen
202 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
107 107  
204 +(% style="list-style-type:circle" %)
205 +* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
108 108  
207 +== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
109 109  
209 +[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
110 110  
211 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
212 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
213 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((
214 +Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgeführen Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.
111 111  
112 -xx
216 +**Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.
217 +**Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.
218 +**Abgesagt**: Der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.
219 +**Teilgenommen**: Der Teilnehmer hat an dem Beschluss teilgenommen.
220 +**Eingeladen**: Der Teilnehmer wurde eingeladen.
221 +)))
222 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.
223 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.
224 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen anweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.
225 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
113 113  
114 -= Sitzung erstellen =
115 115  
116 -xx
117 117  
118 -= Umlauf erstellen =
119 119  
120 -xx
121 121  
122 -= Kurzbeschluss erstellen =
123 123  
124 -xx
125 125  
126 -= Verwaltung Teilnehmer =
127 127  
128 -xx
129 129  
130 -== Teilnehmer hinzufügen ==
131 131  
132 -xx
133 133  
134 -== Vertreter ==
135 135  
136 -xx
137 137  
138 -== Abweichender Versandweg ==
139 139  
140 -xx
141 141  
241 +
142 142  = Tagesordnungspunkte (TOP) =
143 143  
144 -xx
244 +== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
145 145  
146 -== Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
246 +[[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
147 147  
148 -xx
248 +(% style="width:1324px" %)
249 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
250 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
251 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
252 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche weitere Informationen beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
253 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten.
254 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
255 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
149 149  
150 -== Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
257 +== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
151 151  
152 -xx
259 +[[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
153 153  
154 -== Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
261 +(% style="width:1324px" %)
262 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
263 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die Anzahl an TOPs.
264 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
265 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
266 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen oder auch entfernen.
267 +|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
268 +Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Es können nur Förderungen welche den Status "Vorlage Gremium" haben hinzugefügt werden.
269 +|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
270 +|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
271 +In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
272 +|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man den Teilnehmer hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
155 155  
156 -xx
274 += Tagesordnung/Niederschrift erstellen =
157 157  
158 -= Prozessschritt ausführen =
276 +Vorraussetzung: Beschlussvorlage ist hinterlegt. Weitere Informationen zur Einrichtung einer Beschlussvorlage finden Sie hier XXX
159 159  
160 -xx
161 161  
162 -= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
279 +x
163 163  
164 -xx
281 +x
165 165  
166 -== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
283 +x
167 167  
168 -xx
285 +x
169 169  
170 -== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
171 171  
172 -xx
288 += Tagesordnung/Niederschrift versenden =
173 173  
290 +Vorrausetzung: Die Tagesordnung/Niederschrift ist bereits erstellt.
291 +
292 +1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
293 +
294 +(% style="list-style-type:circle" %)
295 +* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
296 +
297 +(% start="2" %)
298 +1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
299 +1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
300 +
301 +(% start="4" %)
302 +1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen. Je nachdem ob es einen abweichenden Versandweg gibt, erscheint eine Abfrage welcher Versandweg durchgeführt werden soll.
303 +1. Eingaben machen
304 +1. Auf **Pfeil **Icon **Senden/Drucken **klicken
305 +
306 +(% style="list-style-type:circle" %)
307 +* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden/Erstellen geklappt hat, wird angezeigt.
308 +
309 +(% start="7" %)
310 +1. Fenster schließen
311 +
312 +(% style="list-style-type:circle" %)
313 +* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet/gedruckt.
314 +
315 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
316 +
317 +[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
318 +
319 +(% style="width:960px" %)
320 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
321 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
322 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
323 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
324 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
325 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
326 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
327 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
328 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
329 +|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
330 +
331 +
332 +== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
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334 +[[image:SerienBrief.png||height="647" width="946"]]
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336 +(% style="width:945px" %)
337 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung
338 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.
339 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.
340 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
341 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
342 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
343 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
344 +|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
345 +
346 +
174 174  = Freies Dokument erzeugen =
175 175  
176 -xx
349 +1. Auf Modul **Beschlüsse **in Navigationsmenü klicken
350 +1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
177 177  
352 +(% style="list-style-type:circle" %)
353 +* Die Beschlüsse werden aufgelistet.
178 178  
355 +(% start="3" %)
356 +1. **+ **Icon unten klicken
179 179  
358 +(% style="list-style-type:circle" %)
359 +* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
180 180  
361 +(% start="4" %)
362 +1. **Beschlusstyp **auswählen
363 +1. **Zwei**-**Blätter**-Icon am Ende der Zeile von **Bezeichnung **klicken
181 181  
365 +(% style="list-style-type:circle" %)
366 +* Die Eingabemaske **Kopiervorlage Beschluss **wird geöffnet.
182 182  
368 +(% start="6" %)
369 +1. Mit **Lupen**-Icon nach gewünschter Vorlage suchen und auswählen
370 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
371 +1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
183 183  
373 +(% style="list-style-type:circle" %)
374 +* Ein freies Dokument wird erzeugt.
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