Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 27.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 12:33

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
3.1	3	Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
2.1	6	)))
	7
	8
5.1	9	= Beschlüsse im Detail =
2.1	10
6.1	11	Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12.1	12	Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
4.1	13
6.1	14	= Beschlüsse im Desktop =
4.1	15
7.1	16	[[image:Beschluesse_Desktop.png\|\|height="514" style="float:left" width="952"]]
5.1	17
7.1	18	(% style="margin-left:auto; width:531px" %)
	19	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
	20	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse.
	21	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
	22	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
18.1	23	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
7.1	24	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
17.1	25	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
4.1	26
	27
8.1	28	= Beschlusstypen =
4.1	29
8.1	30	Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
4.1	31
8.1	32	\|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp\|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
9.1	33	\|(% style="width:110px" %)Sitzung\|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
	34	\|(% style="width:110px" %)Umlauf\|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
	35	\|(% style="width:110px" %)Kurzbeschluss\|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen.
4.1	36
8.1	37	= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
4.1	38
9.1	39	[[image:Neuanlage_Beschluss.png\|\|height="554" style="float:left" width="893"]]
4.1	40
9.1	41	(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
	42	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
10.1	43	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:512px" %)Die Auswahl des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
	44	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
	45	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:512px" %)Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
	46	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung.
	47	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
	48	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:512px" %)Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
	49	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:512px" %)(((
	50	Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
	51	Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
9.1	52	)))
10.1	53	\|(% style="width:71px" %)8\|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
6.1	54
	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
	62
	63
	64
	65
	66
8.1	67	xx
6.1	68
	69
	70
	71
	72
	73
	74
2.1	75
	76	xx
	77
8.1	78	= Sitzung erstellen =
2.1	79
22.1	80	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	81
22.1	82	(% style="list-style-type:circle" %)
	83	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	84
	85	(% start="2" %)
	86	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	87
	88	(% style="list-style-type:circle" %)
	89	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	90
	91	(% start="3" %)
	92	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	93
	94	(% style="list-style-type:circle" %)
	95	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	96
	97	(% start="4" %)
	98	1. Beschlusstyp Sitzung auswählen
	99	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	100	1. Gremium auswählen
	101	1. Bezeichnung eingeben
	102	1. Ortsbeschreibung eingeben
	103	1. Versandweg auswählen
	104	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	105
	106	(% style="list-style-type:circle" %)
	107	* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
	108
8.1	109	= Umlauf erstellen =
2.1	110
22.1	111	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	112
22.1	113	(% style="list-style-type:circle" %)
	114	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	115
	116	(% start="2" %)
	117	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	118
	119	(% style="list-style-type:circle" %)
	120	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	121
	122	(% start="3" %)
	123	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	124
	125	(% style="list-style-type:circle" %)
	126	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	127
	128	(% start="4" %)
	129	1. Beschlusstyp Umlauf auswählen
	130
	131	(% style="list-style-type:circle" %)
	132	* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
	133
	134	(% start="5" %)
	135	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	136	1. Gremium auswählen
	137	1. Bezeichnung eingeben
	138	1. Versandweg auswählen
	139	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	140
	141	(% style="list-style-type:circle" %)
	142	* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
	143
8.1	144	= Kurzbeschluss erstellen =
2.1	145
22.1	146	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	147
22.1	148	(% style="list-style-type:circle" %)
	149	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	150
	151	(% start="2" %)
	152	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	153
	154	(% style="list-style-type:circle" %)
	155	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	156
	157	(% start="3" %)
	158	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	159
	160	(% style="list-style-type:circle" %)
	161	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	162
	163	(% start="4" %)
	164	1. Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
	165	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	166	1. Gremium auswählen
	167	1. Bezeichnung eingeben
	168	1. Ortsbeschreibung eingeben
	169	1. Versandweg auswählen
	170	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	171
	172	(% style="list-style-type:circle" %)
	173	* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
	174
2.1	175	= Verwaltung Teilnehmer =
	176
26.1	177	Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
2.1	178
	179	== Teilnehmer hinzufügen ==
	180
24.1	181	1. Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
23.1	182	1. Auf den Reiter Teilnehmer klicken
2.1	183
23.1	184	(% style="list-style-type:circle" %)
	185	* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
	186
	187	(% start="3" %)
	188	1. Auf + Icon klicken
	189
	190	(% style="list-style-type:circle" %)
	191	* Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
	192
	193	(% start="4" %)
	194	1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
	195	1. Lupen Icon klicken
	196
	197	(% style="list-style-type:circle" %)
	198	* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
	199
	200	(% start="6" %)
	201	1. Gewünschten Kontakt auswählen
	202	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
	203
	204	(% style="list-style-type:circle" %)
	205	* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
	206
25.1	207	== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
2.1	208
25.1	209	[[image:Teilnehmer_Optionen.png\|\|height="454" style="float:left" width="692"]]
2.1	210
25.1	211	(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
	212	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
	213	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:714px" %)Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
	214	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:714px" %)Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
	215	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:714px" %)Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt.
	216	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:714px" %)Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern.
	217	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
2.1	218
25.1	219
	220
	221
	222
	223
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	225
	226
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	250
2.1	251	xx
	252
25.1	253
	254
	255
	256
	257
	258
	259
	260
	261
2.1	262	= Tagesordnungspunkte (TOP) =
	263
16.1	264	[[image:Beschluesse_TOPs.png\|\|height="293" width="1324"]]
13.1	265
16.1	266	(% style="width:1324px" %)
	267	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
	268	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:1245px" %)Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
	269	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
	270	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
	271	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
	272	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:1245px" %)Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
19.1	273	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
13.1	274
15.1	275	== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
13.1	276
16.1	277	[[image:Erstellung_TOP.png\|\|height="480" width="1324"]]
13.1	278
16.1	279	(% style="width:1324px" %)
	280	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
	281	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1246px" %)Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
	282	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1246px" %)Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet.
	283	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln
20.1	284	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
21.1	285	\|(% style="width:74px" %)5\|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
16.1	286	\|(% style="width:74px" %)6\|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
	287	\|(% style="width:74px" %)7\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt.
	288	In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
	289	\|(% style="width:74px" %)8\|(% style="width:1246px" %)Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
13.1	290
2.1	291	xx
	292
	293	== Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
	294
	295	xx
	296
	297	== Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
	298
	299	xx
	300
11.1	301	= Prozessschritte im Überblick =
	302
27.1	303	[[image:Prozessschritte_final.png\|\|alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
11.1	304
27.1	305	(% style="width:1243px" %)
	306	\|=Status\|=(% style="width: 637px;" %)Optionen\|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
	307	\|Angelegt\|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
	308	Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der festgelegten Tagesordnungspunkte erstellen (siehe Ziffer 4 aus ...)\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Tagesordnung erstellt, erfolgt eine Abfrage der Beschlussvorlage für eine Tagesordnung.
	309	\|Tagesordnung erstellt\|(% style="width:637px" %)(((
	310	__Einladen__
	311	Mittels Einladen wählt man die Personen, die man einladen möchte.
11.1	312
27.1	313	__Absagen__
	314	Hierüber sagt man den Beschluss ab. Man kann an diesem Punkt Notizen hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der OK-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
11.1	315
27.1	316	__Zurück__
	317	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Angelegt zurück, gelingt dies über Zurück.
	318	)))\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Eingeladen, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als Serien-E-Mail oder als Serien-Brief eingerichtet wird.
	319	\|Eingeladen\|(% style="width:637px" %)(((
	320	__Niederschrift erstellen__
	321	Möchte man eine Niederschrift zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
11.1	322
27.1	323	__Zurück__
	324	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Tagesordnung erstellt zurück, gelingt dies über Zurück
	325	)))\|(% style="width:385px" %)
11.1	326
	327
	328
	329
	330
	331
	332
	333
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	335
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	340
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	345
	346
	347
	348
	349
	350
	351
	352
27.1	353
	354
	355
11.1	356	xx
	357
2.1	358	= Prozessschritt ausführen =
	359
	360	xx
	361
	362	= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
	363
	364	xx
	365
	366	== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
	367
	368	xx
	369
	370	== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
	371
	372	xx
	373
	374	= Freies Dokument erzeugen =
	375
	376	xx
	377
	378
	379
	380
	381
	382
	383
	384
4.1	385