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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 28.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 12:42
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
10
11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13
14 = Beschlüsse im Desktop =
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16 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
24 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
25 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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27 = Beschlusstypen =
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29 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
30
31 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
32 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
33 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
34 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
35
36 = Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
37
38 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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40 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
41 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
42 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
43 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
44 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
45 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
46 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
47 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
48 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
49 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
50 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
51 )))
52 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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76 = Sitzung erstellen =
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78 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
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83 (% start="2" %)
84 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
85
86 (% style="list-style-type:circle" %)
87 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
88
89 (% start="3" %)
90 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
94
95 (% start="4" %)
96 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
97 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
98 1. Gremium auswählen
99 1. Bezeichnung eingeben
100 1. Ortsbeschreibung eingeben
101 1. Versandweg auswählen
102 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
103
104 (% style="list-style-type:circle" %)
105 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
106
107 = Umlauf erstellen =
108
109 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
110
111 (% style="list-style-type:circle" %)
112 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
113
114 (% start="2" %)
115 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
116
117 (% style="list-style-type:circle" %)
118 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
119
120 (% start="3" %)
121 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
125
126 (% start="4" %)
127 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
131
132 (% start="5" %)
133 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
134 1. Gremium auswählen
135 1. Bezeichnung eingeben
136 1. Versandweg auswählen
137 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
138
139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
141
142 = Kurzbeschluss erstellen =
143
144 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
148
149 (% start="2" %)
150 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
151
152 (% style="list-style-type:circle" %)
153 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
154
155 (% start="3" %)
156 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
160
161 (% start="4" %)
162 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
163 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
164 1. Gremium auswählen
165 1. Bezeichnung eingeben
166 1. Ortsbeschreibung eingeben
167 1. Versandweg auswählen
168 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
169
170 (% style="list-style-type:circle" %)
171 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
172
173 = Verwaltung Teilnehmer =
174
175 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
176
177 == Teilnehmer hinzufügen ==
178
179 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
180 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
184
185 (% start="3" %)
186 1. Auf **+ **Icon klicken
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
190
191 (% start="4" %)
192 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
193 1. **Lupen **Icon klicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
197
198 (% start="6" %)
199 1. Gewünschten Kontakt auswählen
200 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
201
202 (% style="list-style-type:circle" %)
203 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
204
205 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
206
207 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
208
209 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
210 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
211 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
212 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
213 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
214 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
215 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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248 xx
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258
259 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
260
261 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
262
263 (% style="width:1324px" %)
264 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
265 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
266 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
267 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
268 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
269 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
270 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
271
272 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
273
274 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
275
276 (% style="width:1324px" %)
277 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
278 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
279 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
280 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
281 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
282 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
283 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
284 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
285 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
286 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
287
288 xx
289
290 == Dokument dem Tagesordnungspunkt hinzufügen ==
291
292 xx
293
294 == Tagesordnungspunkt mit Förderung verknüpfen ==
295
296 xx
297
298 = Prozessschritte im Überblick =
299
300 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
301
302 (% style="width:1243px" %)
303 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
304 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
305 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
306 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
307 __Einladen__
308 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
309
310 __Absagen__
311 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
312
313 __Zurück__
314 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
315 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
316 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
317 __Niederschrift erstellen__
318 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
319
320 __Zurück__
321 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
322 )))|(% style="width:385px" %)
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352 xx
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354 = Prozessschritt ausführen =
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356 xx
357
358 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
359
360 xx
361
362 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
363
364 xx
365
366 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
367
368 xx
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370 = Freies Dokument erzeugen =
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372 xx
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