Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 29.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 13:59

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
3.1	3	Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
2.1	6	)))
	7
	8
5.1	9	= Beschlüsse im Detail =
2.1	10
6.1	11	Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12.1	12	Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
4.1	13
6.1	14	= Beschlüsse im Desktop =
4.1	15
7.1	16	[[image:Beschluesse_Desktop.png\|\|height="514" style="float:left" width="952"]]
5.1	17
7.1	18	(% style="margin-left:auto; width:531px" %)
	19	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
	20	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse.
	21	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
	22	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
18.1	23	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
7.1	24	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
17.1	25	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
4.1	26
8.1	27	= Beschlusstypen =
4.1	28
8.1	29	Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
4.1	30
8.1	31	\|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp\|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
9.1	32	\|(% style="width:110px" %)Sitzung\|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
	33	\|(% style="width:110px" %)Umlauf\|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
	34	\|(% style="width:110px" %)Kurzbeschluss\|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen.
4.1	35
8.1	36	= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
4.1	37
9.1	38	[[image:Neuanlage_Beschluss.png\|\|height="554" style="float:left" width="893"]]
4.1	39
9.1	40	(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
	41	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
10.1	42	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:512px" %)Die Auswahl des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
	43	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
	44	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:512px" %)Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
	45	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung.
	46	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
	47	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:512px" %)Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
	48	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:512px" %)(((
	49	Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
	50	Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
9.1	51	)))
10.1	52	\|(% style="width:71px" %)8\|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
6.1	53
	54
	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
	62
	63
8.1	64	xx
6.1	65
	66
	67
	68
	69
	70
	71
2.1	72
	73	xx
	74
8.1	75	= Sitzung erstellen =
2.1	76
22.1	77	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	78
22.1	79	(% style="list-style-type:circle" %)
	80	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	81
	82	(% start="2" %)
	83	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	84
	85	(% style="list-style-type:circle" %)
	86	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	87
	88	(% start="3" %)
	89	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	90
	91	(% style="list-style-type:circle" %)
	92	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	93
	94	(% start="4" %)
	95	1. Beschlusstyp Sitzung auswählen
	96	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	97	1. Gremium auswählen
	98	1. Bezeichnung eingeben
	99	1. Ortsbeschreibung eingeben
	100	1. Versandweg auswählen
	101	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	102
	103	(% style="list-style-type:circle" %)
	104	* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
	105
8.1	106	= Umlauf erstellen =
2.1	107
22.1	108	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	109
22.1	110	(% style="list-style-type:circle" %)
	111	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	112
	113	(% start="2" %)
	114	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	115
	116	(% style="list-style-type:circle" %)
	117	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	118
	119	(% start="3" %)
	120	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	121
	122	(% style="list-style-type:circle" %)
	123	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	124
	125	(% start="4" %)
	126	1. Beschlusstyp Umlauf auswählen
	127
	128	(% style="list-style-type:circle" %)
	129	* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
	130
	131	(% start="5" %)
	132	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	133	1. Gremium auswählen
	134	1. Bezeichnung eingeben
	135	1. Versandweg auswählen
	136	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	137
	138	(% style="list-style-type:circle" %)
	139	* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
	140
8.1	141	= Kurzbeschluss erstellen =
2.1	142
22.1	143	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	144
22.1	145	(% style="list-style-type:circle" %)
	146	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	147
	148	(% start="2" %)
	149	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	150
	151	(% style="list-style-type:circle" %)
	152	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	153
	154	(% start="3" %)
	155	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	156
	157	(% style="list-style-type:circle" %)
	158	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	159
	160	(% start="4" %)
	161	1. Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
	162	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	163	1. Gremium auswählen
	164	1. Bezeichnung eingeben
	165	1. Ortsbeschreibung eingeben
	166	1. Versandweg auswählen
	167	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	168
	169	(% style="list-style-type:circle" %)
	170	* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
	171
2.1	172	= Verwaltung Teilnehmer =
	173
26.1	174	Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
2.1	175
	176	== Teilnehmer hinzufügen ==
	177
24.1	178	1. Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
23.1	179	1. Auf den Reiter Teilnehmer klicken
2.1	180
23.1	181	(% style="list-style-type:circle" %)
	182	* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
	183
	184	(% start="3" %)
	185	1. Auf + Icon klicken
	186
	187	(% style="list-style-type:circle" %)
	188	* Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
	189
	190	(% start="4" %)
	191	1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
	192	1. Lupen Icon klicken
	193
	194	(% style="list-style-type:circle" %)
	195	* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
	196
	197	(% start="6" %)
	198	1. Gewünschten Kontakt auswählen
	199	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
	200
	201	(% style="list-style-type:circle" %)
	202	* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
	203
25.1	204	== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
2.1	205
25.1	206	[[image:Teilnehmer_Optionen.png\|\|height="454" style="float:left" width="692"]]
2.1	207
25.1	208	(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
	209	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
	210	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:714px" %)Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
	211	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:714px" %)Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
	212	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:714px" %)Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt.
	213	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:714px" %)Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern.
	214	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
2.1	215
25.1	216
	217
	218
	219
	220
	221
	222
	223
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	225
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	240
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	242
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	244
	245
2.1	246	xx
	247
25.1	248
	249
	250
	251
	252
	253
	254
	255
	256
2.1	257	= Tagesordnungspunkte (TOP) =
	258
16.1	259	[[image:Beschluesse_TOPs.png\|\|height="293" width="1324"]]
13.1	260
16.1	261	(% style="width:1324px" %)
	262	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
	263	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:1245px" %)Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
	264	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
	265	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
	266	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
	267	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:1245px" %)Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
19.1	268	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
13.1	269
15.1	270	== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
13.1	271
16.1	272	[[image:Erstellung_TOP.png\|\|height="480" width="1324"]]
13.1	273
16.1	274	(% style="width:1324px" %)
	275	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
	276	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1246px" %)Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
	277	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1246px" %)Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet.
	278	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln
20.1	279	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
21.1	280	\|(% style="width:74px" %)5\|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
16.1	281	\|(% style="width:74px" %)6\|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
	282	\|(% style="width:74px" %)7\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt.
	283	In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
	284	\|(% style="width:74px" %)8\|(% style="width:1246px" %)Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
13.1	285
2.1	286	xx
	287
11.1	288	= Prozessschritte im Überblick =
	289
27.1	290	[[image:Prozessschritte_final.png\|\|alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
11.1	291
27.1	292	(% style="width:1243px" %)
	293	\|=Status\|=(% style="width: 637px;" %)Optionen\|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
	294	\|Angelegt\|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
28.1	295	Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der festgelegten Tagesordnungspunkte erstellen (siehe Ziffer 4 aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Tagesordnung erstellt, erfolgt eine Abfrage der Beschlussvorlage für eine Tagesordnung.
27.1	296	\|Tagesordnung erstellt\|(% style="width:637px" %)(((
	297	__Einladen__
	298	Mittels Einladen wählt man die Personen, die man einladen möchte.
11.1	299
27.1	300	__Absagen__
	301	Hierüber sagt man den Beschluss ab. Man kann an diesem Punkt Notizen hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der OK-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
11.1	302
27.1	303	__Zurück__
	304	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Angelegt zurück, gelingt dies über Zurück.
	305	)))\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Eingeladen, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als Serien-E-Mail oder als Serien-Brief eingerichtet wird.
	306	\|Eingeladen\|(% style="width:637px" %)(((
	307	__Niederschrift erstellen__
	308	Möchte man eine Niederschrift zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
11.1	309
27.1	310	__Zurück__
	311	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Tagesordnung erstellt zurück, gelingt dies über Zurück
	312	)))\|(% style="width:385px" %)
11.1	313
	314
	315
	316
	317
	318
	319
	320
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	333
	334
	335
	336
	337
	338
	339
27.1	340
11.1	341	xx
	342
2.1	343	= Prozessschritt ausführen =
	344
	345	xx
	346
	347	= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
	348
	349	xx
	350
	351	== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
	352
	353	xx
	354
	355	== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
	356
	357	xx
	358
	359	= Freies Dokument erzeugen =
	360
	361	xx
	362
	363
	364
	365
	366
	367
	368
	369
4.1	370