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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 29.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 13:59
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
10
11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13
14 = Beschlüsse im Desktop =
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16 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
24 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
25 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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27 = Beschlusstypen =
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29 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
30
31 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
32 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
33 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
34 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
35
36 = Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
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38 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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40 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
41 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
42 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
43 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
44 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
45 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
46 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
47 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
48 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
49 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
50 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
51 )))
52 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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75 = Sitzung erstellen =
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77 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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79 (% style="list-style-type:circle" %)
80 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
81
82 (% start="2" %)
83 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
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85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
87
88 (% start="3" %)
89 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
93
94 (% start="4" %)
95 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
96 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
97 1. Gremium auswählen
98 1. Bezeichnung eingeben
99 1. Ortsbeschreibung eingeben
100 1. Versandweg auswählen
101 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
105
106 = Umlauf erstellen =
107
108 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
109
110 (% style="list-style-type:circle" %)
111 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
112
113 (% start="2" %)
114 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
115
116 (% style="list-style-type:circle" %)
117 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
118
119 (% start="3" %)
120 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
124
125 (% start="4" %)
126 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
127
128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
130
131 (% start="5" %)
132 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
133 1. Gremium auswählen
134 1. Bezeichnung eingeben
135 1. Versandweg auswählen
136 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
140
141 = Kurzbeschluss erstellen =
142
143 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
147
148 (% start="2" %)
149 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
153
154 (% start="3" %)
155 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
156
157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
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160 (% start="4" %)
161 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
162 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
163 1. Gremium auswählen
164 1. Bezeichnung eingeben
165 1. Ortsbeschreibung eingeben
166 1. Versandweg auswählen
167 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
168
169 (% style="list-style-type:circle" %)
170 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
171
172 = Verwaltung Teilnehmer =
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174 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
175
176 == Teilnehmer hinzufügen ==
177
178 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
179 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
183
184 (% start="3" %)
185 1. Auf **+ **Icon klicken
186
187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
189
190 (% start="4" %)
191 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
192 1. **Lupen **Icon klicken
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
196
197 (% start="6" %)
198 1. Gewünschten Kontakt auswählen
199 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
203
204 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
205
206 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
207
208 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
209 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
210 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
211 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
212 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
213 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
214 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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257 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
258
259 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
260
261 (% style="width:1324px" %)
262 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
263 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
264 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
265 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
266 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
267 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
268 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
269
270 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
271
272 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
273
274 (% style="width:1324px" %)
275 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
276 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
277 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
278 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
279 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
280 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
281 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
282 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
283 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
284 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
285
286 xx
287
288 = Prozessschritte im Überblick =
289
290 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
291
292 (% style="width:1243px" %)
293 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
294 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
295 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
296 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
297 __Einladen__
298 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
299
300 __Absagen__
301 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
302
303 __Zurück__
304 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
305 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
306 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
307 __Niederschrift erstellen__
308 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
309
310 __Zurück__
311 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
312 )))|(% style="width:385px" %)
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341 xx
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343 = Prozessschritt ausführen =
344
345 xx
346
347 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
348
349 xx
350
351 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
352
353 xx
354
355 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
356
357 xx
358
359 = Freies Dokument erzeugen =
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361 xx
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