Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 30.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 14:01

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
3.1	3	Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
2.1	6	)))
	7
	8
5.1	9	= Beschlüsse im Detail =
2.1	10
6.1	11	Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12.1	12	Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
4.1	13
6.1	14	= Beschlüsse im Desktop =
4.1	15
7.1	16	[[image:Beschluesse_Desktop.png\|\|height="514" style="float:left" width="952"]]
5.1	17
7.1	18	(% style="margin-left:auto; width:531px" %)
	19	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
	20	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse.
	21	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
	22	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
18.1	23	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
7.1	24	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
17.1	25	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
4.1	26
8.1	27	= Beschlusstypen =
4.1	28
8.1	29	Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
4.1	30
8.1	31	\|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp\|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
9.1	32	\|(% style="width:110px" %)Sitzung\|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
	33	\|(% style="width:110px" %)Umlauf\|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
	34	\|(% style="width:110px" %)Kurzbeschluss\|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen.
4.1	35
8.1	36	= Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
4.1	37
9.1	38	[[image:Neuanlage_Beschluss.png\|\|height="554" style="float:left" width="893"]]
4.1	39
9.1	40	(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
	41	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
10.1	42	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:512px" %)Die Auswahl des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
	43	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
	44	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:512px" %)Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
	45	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung.
	46	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
	47	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:512px" %)Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
	48	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:512px" %)(((
	49	Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
	50	Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
9.1	51	)))
10.1	52	\|(% style="width:71px" %)8\|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
6.1	53
	54
	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
	62
8.1	63	xx
6.1	64
	65
	66
	67
	68
	69
	70
2.1	71
	72	xx
	73
8.1	74	= Sitzung erstellen =
2.1	75
22.1	76	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	77
22.1	78	(% style="list-style-type:circle" %)
	79	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	80
	81	(% start="2" %)
	82	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	83
	84	(% style="list-style-type:circle" %)
	85	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	86
	87	(% start="3" %)
	88	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	89
	90	(% style="list-style-type:circle" %)
	91	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	92
	93	(% start="4" %)
	94	1. Beschlusstyp Sitzung auswählen
	95	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	96	1. Gremium auswählen
	97	1. Bezeichnung eingeben
	98	1. Ortsbeschreibung eingeben
	99	1. Versandweg auswählen
	100	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	101
	102	(% style="list-style-type:circle" %)
	103	* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
	104
8.1	105	= Umlauf erstellen =
2.1	106
22.1	107	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	108
22.1	109	(% style="list-style-type:circle" %)
	110	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	111
	112	(% start="2" %)
	113	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	114
	115	(% style="list-style-type:circle" %)
	116	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	117
	118	(% start="3" %)
	119	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	120
	121	(% style="list-style-type:circle" %)
	122	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	123
	124	(% start="4" %)
	125	1. Beschlusstyp Umlauf auswählen
	126
	127	(% style="list-style-type:circle" %)
	128	* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
	129
	130	(% start="5" %)
	131	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	132	1. Gremium auswählen
	133	1. Bezeichnung eingeben
	134	1. Versandweg auswählen
	135	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	136
	137	(% style="list-style-type:circle" %)
	138	* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
	139
8.1	140	= Kurzbeschluss erstellen =
2.1	141
22.1	142	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	143
22.1	144	(% style="list-style-type:circle" %)
	145	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	146
	147	(% start="2" %)
	148	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	149
	150	(% style="list-style-type:circle" %)
	151	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	152
	153	(% start="3" %)
	154	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	155
	156	(% style="list-style-type:circle" %)
	157	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	158
	159	(% start="4" %)
	160	1. Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
	161	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	162	1. Gremium auswählen
	163	1. Bezeichnung eingeben
	164	1. Ortsbeschreibung eingeben
	165	1. Versandweg auswählen
	166	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	167
	168	(% style="list-style-type:circle" %)
	169	* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
	170
2.1	171	= Verwaltung Teilnehmer =
	172
26.1	173	Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
2.1	174
	175	== Teilnehmer hinzufügen ==
	176
24.1	177	1. Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
23.1	178	1. Auf den Reiter Teilnehmer klicken
2.1	179
23.1	180	(% style="list-style-type:circle" %)
	181	* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
	182
	183	(% start="3" %)
	184	1. Auf + Icon klicken
	185
	186	(% style="list-style-type:circle" %)
	187	* Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
	188
	189	(% start="4" %)
	190	1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
	191	1. Lupen Icon klicken
	192
	193	(% style="list-style-type:circle" %)
	194	* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
	195
	196	(% start="6" %)
	197	1. Gewünschten Kontakt auswählen
	198	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
	199
	200	(% style="list-style-type:circle" %)
	201	* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
	202
25.1	203	== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
2.1	204
25.1	205	[[image:Teilnehmer_Optionen.png\|\|height="454" style="float:left" width="692"]]
2.1	206
25.1	207	(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
	208	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
	209	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:714px" %)Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
	210	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:714px" %)Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
	211	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:714px" %)Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt.
	212	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:714px" %)Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern.
	213	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
2.1	214
25.1	215
	216
	217
	218
	219
	220
	221
	222
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	240
	241
	242
	243
2.1	244	xx
	245
25.1	246
	247
	248
	249
	250
	251
	252
	253
2.1	254	= Tagesordnungspunkte (TOP) =
	255
30.1	256	== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
	257
16.1	258	[[image:Beschluesse_TOPs.png\|\|height="293" width="1324"]]
13.1	259
16.1	260	(% style="width:1324px" %)
	261	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
	262	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:1245px" %)Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
	263	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
	264	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
	265	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
	266	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:1245px" %)Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
19.1	267	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
13.1	268
15.1	269	== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
13.1	270
16.1	271	[[image:Erstellung_TOP.png\|\|height="480" width="1324"]]
13.1	272
16.1	273	(% style="width:1324px" %)
	274	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
	275	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1246px" %)Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
	276	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1246px" %)Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet.
	277	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln
20.1	278	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
21.1	279	\|(% style="width:74px" %)5\|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
16.1	280	\|(% style="width:74px" %)6\|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
	281	\|(% style="width:74px" %)7\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt.
	282	In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
	283	\|(% style="width:74px" %)8\|(% style="width:1246px" %)Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
13.1	284
2.1	285	xx
	286
11.1	287	= Prozessschritte im Überblick =
	288
27.1	289	[[image:Prozessschritte_final.png\|\|alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
11.1	290
27.1	291	(% style="width:1243px" %)
	292	\|=Status\|=(% style="width: 637px;" %)Optionen\|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
	293	\|Angelegt\|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
28.1	294	Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der festgelegten Tagesordnungspunkte erstellen (siehe Ziffer 4 aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Tagesordnung erstellt, erfolgt eine Abfrage der Beschlussvorlage für eine Tagesordnung.
27.1	295	\|Tagesordnung erstellt\|(% style="width:637px" %)(((
	296	__Einladen__
	297	Mittels Einladen wählt man die Personen, die man einladen möchte.
11.1	298
27.1	299	__Absagen__
	300	Hierüber sagt man den Beschluss ab. Man kann an diesem Punkt Notizen hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der OK-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
11.1	301
27.1	302	__Zurück__
	303	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Angelegt zurück, gelingt dies über Zurück.
	304	)))\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Eingeladen, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als Serien-E-Mail oder als Serien-Brief eingerichtet wird.
	305	\|Eingeladen\|(% style="width:637px" %)(((
	306	__Niederschrift erstellen__
	307	Möchte man eine Niederschrift zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
11.1	308
27.1	309	__Zurück__
	310	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Tagesordnung erstellt zurück, gelingt dies über Zurück
	311	)))\|(% style="width:385px" %)
11.1	312
	313
	314
	315
	316
	317
	318
	319
	320
	321
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	331
	332
	333
	334
	335
	336
	337
	338
	339	xx
	340
2.1	341	= Prozessschritt ausführen =
	342
	343	xx
	344
	345	= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
	346
	347	xx
	348
	349	== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
	350
	351	xx
	352
	353	== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
	354
	355	xx
	356
	357	= Freies Dokument erzeugen =
	358
	359	xx
	360
	361
	362
	363
	364
	365
	366
	367
4.1	368