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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 30.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 14:01
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
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11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13
14 = Beschlüsse im Desktop =
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16 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
24 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
25 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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27 = Beschlusstypen =
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29 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
30
31 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
32 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
33 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
34 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
35
36 = Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
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38 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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40 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
41 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
42 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
43 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
44 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
45 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
46 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
47 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
48 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
49 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
50 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
51 )))
52 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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74 = Sitzung erstellen =
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76 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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78 (% style="list-style-type:circle" %)
79 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
80
81 (% start="2" %)
82 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
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84 (% style="list-style-type:circle" %)
85 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
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87 (% start="3" %)
88 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
89
90 (% style="list-style-type:circle" %)
91 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
92
93 (% start="4" %)
94 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
95 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
96 1. Gremium auswählen
97 1. Bezeichnung eingeben
98 1. Ortsbeschreibung eingeben
99 1. Versandweg auswählen
100 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
101
102 (% style="list-style-type:circle" %)
103 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
104
105 = Umlauf erstellen =
106
107 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
111
112 (% start="2" %)
113 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
114
115 (% style="list-style-type:circle" %)
116 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
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118 (% start="3" %)
119 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
120
121 (% style="list-style-type:circle" %)
122 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
123
124 (% start="4" %)
125 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
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127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
129
130 (% start="5" %)
131 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
132 1. Gremium auswählen
133 1. Bezeichnung eingeben
134 1. Versandweg auswählen
135 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
139
140 = Kurzbeschluss erstellen =
141
142 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
146
147 (% start="2" %)
148 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
149
150 (% style="list-style-type:circle" %)
151 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
152
153 (% start="3" %)
154 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
155
156 (% style="list-style-type:circle" %)
157 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
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159 (% start="4" %)
160 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
161 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
162 1. Gremium auswählen
163 1. Bezeichnung eingeben
164 1. Ortsbeschreibung eingeben
165 1. Versandweg auswählen
166 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
170
171 = Verwaltung Teilnehmer =
172
173 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
174
175 == Teilnehmer hinzufügen ==
176
177 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
178 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
182
183 (% start="3" %)
184 1. Auf **+ **Icon klicken
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
188
189 (% start="4" %)
190 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
191 1. **Lupen **Icon klicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
195
196 (% start="6" %)
197 1. Gewünschten Kontakt auswählen
198 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
202
203 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
204
205 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
206
207 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
208 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
209 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
210 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
211 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
212 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
213 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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244 xx
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254 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
255
256 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
257
258 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
259
260 (% style="width:1324px" %)
261 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
262 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
263 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
264 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
265 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
266 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
267 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
268
269 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
270
271 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
272
273 (% style="width:1324px" %)
274 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
275 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
276 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
277 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
278 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
279 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
280 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
281 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
282 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
283 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
284
285 xx
286
287 = Prozessschritte im Überblick =
288
289 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
290
291 (% style="width:1243px" %)
292 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
293 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
294 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
295 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
296 __Einladen__
297 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
298
299 __Absagen__
300 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
301
302 __Zurück__
303 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
304 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
305 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
306 __Niederschrift erstellen__
307 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
308
309 __Zurück__
310 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
311 )))|(% style="width:385px" %)
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338
339 xx
340
341 = Prozessschritt ausführen =
342
343 xx
344
345 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
346
347 xx
348
349 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
350
351 xx
352
353 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
354
355 xx
356
357 = Freies Dokument erzeugen =
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359 xx
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