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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 31.1 von Marco Bauer am 2023/11/14 15:27
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
10
11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13
14 = Beschlüsse im Desktop =
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16 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
19 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
21 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
22 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
23 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
24 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
25 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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27 = Beschlusstypen =
28
29 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
30
31 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
32 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
33 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
34 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
35
36 = Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen =
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38 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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40 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
41 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
42 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
43 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
44 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
45 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
46 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
47 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
48 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
49 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
50 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
51 )))
52 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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73 == Sitzung erstellen ==
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75 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
79
80 (% start="2" %)
81 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
82
83 (% style="list-style-type:circle" %)
84 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
85
86 (% start="3" %)
87 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
91
92 (% start="4" %)
93 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
94 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
95 1. Gremium auswählen
96 1. Bezeichnung eingeben
97 1. Ortsbeschreibung eingeben
98 1. Versandweg auswählen
99 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
103
104 == Umlauf erstellen ==
105
106 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
110
111 (% start="2" %)
112 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
116
117 (% start="3" %)
118 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
119
120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
122
123 (% start="4" %)
124 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
125
126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
128
129 (% start="5" %)
130 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
131 1. Gremium auswählen
132 1. Bezeichnung eingeben
133 1. Versandweg auswählen
134 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
138
139 == Kurzbeschluss erstellen ==
140
141 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
145
146 (% start="2" %)
147 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
151
152 (% start="3" %)
153 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
157
158 (% start="4" %)
159 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
160 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
161 1. Gremium auswählen
162 1. Bezeichnung eingeben
163 1. Ortsbeschreibung eingeben
164 1. Versandweg auswählen
165 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
169
170 = Verwaltung Teilnehmer =
171
172 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
173
174 == Teilnehmer hinzufügen ==
175
176 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
177 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
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182 (% start="3" %)
183 1. Auf **+ **Icon klicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
187
188 (% start="4" %)
189 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
190 1. **Lupen **Icon klicken
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
194
195 (% start="6" %)
196 1. Gewünschten Kontakt auswählen
197 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
201
202 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
203
204 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
205
206 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
207 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
208 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
209 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
210 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
211 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
212 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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242 xx
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251
252 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
253
254 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
255
256 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
257
258 (% style="width:1324px" %)
259 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
260 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
261 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
262 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
263 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
264 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
265 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
266
267 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
268
269 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
270
271 (% style="width:1324px" %)
272 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
273 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
274 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
275 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
276 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
277 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
278 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
279 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
280 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
281 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
282
283 xx
284
285 = Prozessschritte im Überblick =
286
287 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
288
289 (% style="width:1243px" %)
290 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
291 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
292 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
293 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
294 __Einladen__
295 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
296
297 __Absagen__
298 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
299
300 __Zurück__
301 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
302 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
303 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
304 __Niederschrift erstellen__
305 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
306
307 __Zurück__
308 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
309 )))|(% style="width:385px" %)
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336 xx
337
338 = Prozessschritt ausführen =
339
340 xx
341
342 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
343
344 xx
345
346 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
347
348 xx
349
350 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
351
352 xx
353
354 = Freies Dokument erzeugen =
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356 xx
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