Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 32.1 von Marco Bauer am 2023/11/15 12:09

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
3.1	3	Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
2.1	6	)))
	7
	8
5.1	9	= Beschlüsse im Detail =
2.1	10
6.1	11	Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12.1	12	Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
4.1	13
32.1	14	= Beschlusstypen =
	15
	16	Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
	17
	18	\|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp\|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
	19	\|(% style="width:110px" %)Sitzung\|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man physisch anwesend und vor Ort. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
	20	\|(% style="width:110px" %)Umlauf\|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann beispielsweise die Form einer Rundmail annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
	21	\|(% style="width:110px" %)Kurzbeschluss\|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer Absprache zwischendurch erfolgen.
	22
6.1	23	= Beschlüsse im Desktop =
4.1	24
7.1	25	[[image:Beschluesse_Desktop.png\|\|height="514" style="float:left" width="952"]]
5.1	26
7.1	27	(% style="margin-left:auto; width:531px" %)
	28	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
	29	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die Sidebar mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse.
	30	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
	31	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
18.1	32	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
7.1	33	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
17.1	34	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
4.1	35
32.1	36	=
	37	(% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
4.1	38
9.1	39	[[image:Neuanlage_Beschluss.png\|\|height="554" style="float:left" width="893"]]
4.1	40
9.1	41	(% style="margin-left:auto; width:590px" %)
	42	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
10.1	43	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:512px" %)Die Auswahl des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
	44	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
	45	\|(% style="width:71px" %)3\|(% style="width:512px" %)Hier legt man das Gremium fest, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
	46	\|(% style="width:71px" %)4\|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung.
	47	\|(% style="width:71px" %)5\|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen.
	48	\|(% style="width:71px" %)6\|(% style="width:512px" %)Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
	49	\|(% style="width:71px" %)7\|(% style="width:512px" %)(((
	50	Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
	51	Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
9.1	52	)))
10.1	53	\|(% style="width:71px" %)8\|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
6.1	54
	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
8.1	62	xx
6.1	63
	64
	65
	66
	67
	68
	69
2.1	70
	71	xx
	72
31.1	73	== Sitzung erstellen ==
2.1	74
22.1	75	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	76
22.1	77	(% style="list-style-type:circle" %)
	78	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	79
	80	(% start="2" %)
	81	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	82
	83	(% style="list-style-type:circle" %)
	84	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	85
	86	(% start="3" %)
	87	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	88
	89	(% style="list-style-type:circle" %)
	90	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	91
	92	(% start="4" %)
	93	1. Beschlusstyp Sitzung auswählen
	94	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	95	1. Gremium auswählen
	96	1. Bezeichnung eingeben
	97	1. Ortsbeschreibung eingeben
	98	1. Versandweg auswählen
	99	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	100
	101	(% style="list-style-type:circle" %)
	102	* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
	103
31.1	104	== Umlauf erstellen ==
2.1	105
22.1	106	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	107
22.1	108	(% style="list-style-type:circle" %)
	109	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	110
	111	(% start="2" %)
	112	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	113
	114	(% style="list-style-type:circle" %)
	115	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	116
	117	(% start="3" %)
	118	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	119
	120	(% style="list-style-type:circle" %)
	121	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	122
	123	(% start="4" %)
	124	1. Beschlusstyp Umlauf auswählen
	125
	126	(% style="list-style-type:circle" %)
	127	* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
	128
	129	(% start="5" %)
	130	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	131	1. Gremium auswählen
	132	1. Bezeichnung eingeben
	133	1. Versandweg auswählen
	134	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	135
	136	(% style="list-style-type:circle" %)
	137	* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
	138
31.1	139	== Kurzbeschluss erstellen ==
2.1	140
22.1	141	1. Auf Modul Beschlüsse klicken
2.1	142
22.1	143	(% style="list-style-type:circle" %)
	144	* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
	145
	146	(% start="2" %)
	147	1. Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
	148
	149	(% style="list-style-type:circle" %)
	150	* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
	151
	152	(% start="3" %)
	153	1. Auf + Icon unten rechts klicken
	154
	155	(% style="list-style-type:circle" %)
	156	* Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
	157
	158	(% start="4" %)
	159	1. Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
	160	1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
	161	1. Gremium auswählen
	162	1. Bezeichnung eingeben
	163	1. Ortsbeschreibung eingeben
	164	1. Versandweg auswählen
	165	1. Diskette Icon Speichern anklicken
	166
	167	(% style="list-style-type:circle" %)
	168	* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
	169
2.1	170	= Verwaltung Teilnehmer =
	171
26.1	172	Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
2.1	173
	174	== Teilnehmer hinzufügen ==
	175
24.1	176	1. Im Desktop Menü der Beschlüsse zum Bereich der Tagesordnungspunkte wechseln (Siehe Ziffer 4, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
23.1	177	1. Auf den Reiter Teilnehmer klicken
2.1	178
23.1	179	(% style="list-style-type:circle" %)
	180	* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
	181
	182	(% start="3" %)
	183	1. Auf + Icon klicken
	184
	185	(% style="list-style-type:circle" %)
	186	* Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
	187
	188	(% start="4" %)
	189	1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
	190	1. Lupen Icon klicken
	191
	192	(% style="list-style-type:circle" %)
	193	* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
	194
	195	(% start="6" %)
	196	1. Gewünschten Kontakt auswählen
	197	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
	198
	199	(% style="list-style-type:circle" %)
	200	* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
	201
25.1	202	== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
2.1	203
25.1	204	[[image:Teilnehmer_Optionen.png\|\|height="454" style="float:left" width="692"]]
2.1	205
25.1	206	(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
	207	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
	208	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:714px" %)Der aktuelle Status des Teilnehmers. Ist in der Rubrik aus Ziffer 3 ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
	209	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:714px" %)Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
	210	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:714px" %)Möchte man jemand anderen als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer 2 eingesetzt.
	211	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:714px" %)Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Wichtig ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das Disketten Icon klickt um die Änderungen zu speichern.
	212	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
2.1	213
25.1	214
	215
	216
	217
	218
	219
	220
	221
	222
	223
	224
	225
	226
	227
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	229
	230
	231
	232
	233
	234
	235
	236
	237
	238
	239
	240
2.1	241	xx
	242
25.1	243
	244
	245
	246
	247
	248
	249
	250
2.1	251	= Tagesordnungspunkte (TOP) =
	252
30.1	253	== Tagesordnungspunkte im Überblick ==
	254
16.1	255	[[image:Beschluesse_TOPs.png\|\|height="293" width="1324"]]
13.1	256
16.1	257	(% style="width:1324px" %)
	258	\|=(% style="width: 76px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
	259	\|(% style="width:76px" %)1\|(% style="width:1245px" %)Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
	260	\|(% style="width:76px" %)2\|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
	261	\|(% style="width:76px" %)3\|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
	262	\|(% style="width:76px" %)4\|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. Hinweis: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
	263	\|(% style="width:76px" %)5\|(% style="width:1245px" %)Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
19.1	264	\|(% style="width:76px" %)6\|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
13.1	265
15.1	266	== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
13.1	267
16.1	268	[[image:Erstellung_TOP.png\|\|height="480" width="1324"]]
13.1	269
16.1	270	(% style="width:1324px" %)
	271	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
	272	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1246px" %)Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
	273	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1246px" %)Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet.
	274	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln
20.1	275	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
21.1	276	\|(% style="width:74px" %)5\|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
16.1	277	\|(% style="width:74px" %)6\|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
	278	\|(% style="width:74px" %)7\|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt.
	279	In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
	280	\|(% style="width:74px" %)8\|(% style="width:1246px" %)Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
13.1	281
2.1	282	xx
	283
11.1	284	= Prozessschritte im Überblick =
	285
27.1	286	[[image:Prozessschritte_final.png\|\|alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
11.1	287
27.1	288	(% style="width:1243px" %)
	289	\|=Status\|=(% style="width: 637px;" %)Optionen\|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
	290	\|Angelegt\|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
28.1	291	Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der festgelegten Tagesordnungspunkte erstellen (siehe Ziffer 4 aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Tagesordnung erstellt, erfolgt eine Abfrage der Beschlussvorlage für eine Tagesordnung.
27.1	292	\|Tagesordnung erstellt\|(% style="width:637px" %)(((
	293	__Einladen__
	294	Mittels Einladen wählt man die Personen, die man einladen möchte.
11.1	295
27.1	296	__Absagen__
	297	Hierüber sagt man den Beschluss ab. Man kann an diesem Punkt Notizen hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der OK-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
11.1	298
27.1	299	__Zurück__
	300	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Angelegt zurück, gelingt dies über Zurück.
	301	)))\|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu Eingeladen, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als Serien-E-Mail oder als Serien-Brief eingerichtet wird.
	302	\|Eingeladen\|(% style="width:637px" %)(((
	303	__Niederschrift erstellen__
	304	Möchte man eine Niederschrift zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
11.1	305
27.1	306	__Zurück__
	307	Hat man sich etwas anders überlegt und möchte wieder den Möglichkeiten des Status Tagesordnung erstellt zurück, gelingt dies über Zurück
	308	)))\|(% style="width:385px" %)
11.1	309
	310
	311
	312
	313
	314
	315
	316
	317
	318
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	325
	326
	327
	328
	329
	330
	331
	332
	333
	334	xx
	335
2.1	336	= Prozessschritt ausführen =
	337
	338	xx
	339
	340	= Versand Tagesordnung/Niederschrift =
	341
	342	xx
	343
	344	== Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
	345
	346	xx
	347
	348	== Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
	349
	350	xx
	351
	352	= Freies Dokument erzeugen =
	353
	354	xx
	355
	356
	357
	358
	359
	360
	361
	362
4.1	363