Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 33.1 von Marco Bauer am 2023/11/15 12:10
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8
9 = Beschlüsse im Detail =
10
11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
13
14 = Beschlusstypen =
15
16 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
17
18 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
21 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
22
23 = Beschlüsse im Desktop =
24
25 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
26
27 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
28 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
30 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
31 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
32 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
33 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
34 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
35
36 (% class="wikigeneratedid" id="HDieNeuanlageeinesBeschlussesimAllgemeinen" %)
37 \\
38
39 (% class="wikigeneratedid" %)
40
41
42 (% class="wikigeneratedid" %)
43
44
45 (% class="wikigeneratedid" %)
46
47
48 (% class="wikigeneratedid" %)
49
50
51 (% class="wikigeneratedid" %)
52
53
54 (% class="wikigeneratedid" %)
55
56
57 (% class="wikigeneratedid" %)
58
59
60 (% class="wikigeneratedid" %)
61
62
63 (% class="wikigeneratedid" %)
64
65
66 (% class="wikigeneratedid" %)
67
68
69 (% class="wikigeneratedid" %)
70
71
72 (% class="wikigeneratedid" %)
73
74
75 (% class="wikigeneratedid" %)
76
77
78 (% class="wikigeneratedid" %)
79
80
81 (% class="wikigeneratedid" %)
82
83
84 (% class="wikigeneratedid" %)
85
86
87 (% class="wikigeneratedid" %)
88
89
90 (% class="wikigeneratedid" %)
91
92
93 (% class="wikigeneratedid" %)
94
95
96 (% class="wikigeneratedid" %)
97 (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
98
99 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
100
101 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
102 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
104 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
105 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
106 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
107 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
108 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
109 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
110 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
111 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
112 )))
113 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
114
115
116
117
118
119
120
121 xx
122
123
124
125
126
127
128
129
130 xx
131
132 == Sitzung erstellen ==
133
134 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
138
139 (% start="2" %)
140 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
141
142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
144
145 (% start="3" %)
146 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
147
148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
150
151 (% start="4" %)
152 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
153 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
154 1. Gremium auswählen
155 1. Bezeichnung eingeben
156 1. Ortsbeschreibung eingeben
157 1. Versandweg auswählen
158 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
162
163 == Umlauf erstellen ==
164
165 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
169
170 (% start="2" %)
171 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
175
176 (% start="3" %)
177 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
181
182 (% start="4" %)
183 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
187
188 (% start="5" %)
189 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
190 1. Gremium auswählen
191 1. Bezeichnung eingeben
192 1. Versandweg auswählen
193 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
197
198 == Kurzbeschluss erstellen ==
199
200 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
201
202 (% style="list-style-type:circle" %)
203 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
204
205 (% start="2" %)
206 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
210
211 (% start="3" %)
212 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
213
214 (% style="list-style-type:circle" %)
215 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
216
217 (% start="4" %)
218 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
219 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
220 1. Gremium auswählen
221 1. Bezeichnung eingeben
222 1. Ortsbeschreibung eingeben
223 1. Versandweg auswählen
224 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
228
229 = Verwaltung Teilnehmer =
230
231 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
232
233 == Teilnehmer hinzufügen ==
234
235 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
236 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
240
241 (% start="3" %)
242 1. Auf **+ **Icon klicken
243
244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
246
247 (% start="4" %)
248 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
249 1. **Lupen **Icon klicken
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
253
254 (% start="6" %)
255 1. Gewünschten Kontakt auswählen
256 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
260
261 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
262
263 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
264
265 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
266 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
267 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
268 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
269 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
270 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
271 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
272
273
274
275
276
277
278
279
280
281
282
283
284
285
286
287
288
289
290
291
292
293
294
295
296
297
298
299 xx
300
301
302
303
304
305
306
307
308
309 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
310
311 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
312
313 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
314
315 (% style="width:1324px" %)
316 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
317 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
318 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
319 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
320 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
321 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
322 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
323
324 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
325
326 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
327
328 (% style="width:1324px" %)
329 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
330 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
331 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
332 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
333 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
334 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
335 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
336 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
337 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
338 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
339
340 xx
341
342 = Prozessschritte im Überblick =
343
344 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
345
346 (% style="width:1243px" %)
347 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
348 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
349 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
350 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
351 __Einladen__
352 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
353
354 __Absagen__
355 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
356
357 __Zurück__
358 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
359 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
360 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
361 __Niederschrift erstellen__
362 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
363
364 __Zurück__
365 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
366 )))|(% style="width:385px" %)
367
368
369
370
371
372
373
374
375
376
377
378
379
380
381
382
383
384
385
386
387
388
389
390
391 xx
392
393 = Prozessschritt ausführen =
394
395 xx
396
397 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
398
399 xx
400
401 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
402
403 xx
404
405 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
406
407 xx
408
409 = Freies Dokument erzeugen =
410
411 xx
412
413
414
415
416
417
418
419
420