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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 34.1 von Marco Bauer am 2023/11/15 12:10
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
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11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
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14 = Beschlusstypen =
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16 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
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18 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung ist man **physisch anwesend **und **vor Ort**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
21 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
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23 = Beschlüsse im Desktop =
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25 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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27 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
28 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
29 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich die **Sidebar **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
30 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
31 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
32 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
33 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
34 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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75 (% class="wikigeneratedid" %)
76 = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
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78 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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80 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
81 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
82 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
83 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar.
84 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
85 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
86 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
87 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
88 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
89 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
90 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
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92 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **der Beschluss ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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110 == Sitzung erstellen ==
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112 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
116
117 (% start="2" %)
118 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
119
120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
122
123 (% start="3" %)
124 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
125
126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
128
129 (% start="4" %)
130 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
131 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
132 1. Gremium auswählen
133 1. Bezeichnung eingeben
134 1. Ortsbeschreibung eingeben
135 1. Versandweg auswählen
136 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
140
141 == Umlauf erstellen ==
142
143 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
147
148 (% start="2" %)
149 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
153
154 (% start="3" %)
155 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
156
157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
159
160 (% start="4" %)
161 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
162
163 (% style="list-style-type:circle" %)
164 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
165
166 (% start="5" %)
167 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
168 1. Gremium auswählen
169 1. Bezeichnung eingeben
170 1. Versandweg auswählen
171 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
175
176 == Kurzbeschluss erstellen ==
177
178 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
182
183 (% start="2" %)
184 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
188
189 (% start="3" %)
190 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
194
195 (% start="4" %)
196 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
197 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
198 1. Gremium auswählen
199 1. Bezeichnung eingeben
200 1. Ortsbeschreibung eingeben
201 1. Versandweg auswählen
202 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
206
207 = Verwaltung Teilnehmer =
208
209 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
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211 == Teilnehmer hinzufügen ==
212
213 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
214 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
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219 (% start="3" %)
220 1. Auf **+ **Icon klicken
221
222 (% style="list-style-type:circle" %)
223 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
224
225 (% start="4" %)
226 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
227 1. **Lupen **Icon klicken
228
229 (% style="list-style-type:circle" %)
230 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
231
232 (% start="6" %)
233 1. Gewünschten Kontakt auswählen
234 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
235
236 (% style="list-style-type:circle" %)
237 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
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239 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
240
241 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
242
243 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
244 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
245 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt.
246 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt.
247 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
248 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
249 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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276 xx
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285
286 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
287
288 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
289
290 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
291
292 (% style="width:1324px" %)
293 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
294 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
295 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
296 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
297 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
298 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
299 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
300
301 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
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303 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
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305 (% style="width:1324px" %)
306 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
307 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
308 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
309 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
310 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
311 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
312 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
313 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
314 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
315 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
316
317 xx
318
319 = Prozessschritte im Überblick =
320
321 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
322
323 (% style="width:1243px" %)
324 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
325 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
326 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
327 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
328 __Einladen__
329 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
330
331 __Absagen__
332 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
333
334 __Zurück__
335 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
336 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
337 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
338 __Niederschrift erstellen__
339 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
340
341 __Zurück__
342 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
343 )))|(% style="width:385px" %)
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369 = Prozessschritt ausführen =
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371 xx
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373 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
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377 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
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379 xx
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381 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
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385 = Freies Dokument erzeugen =
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