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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 35.1 von Marco Bauer am 2023/11/15 12:39
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
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11 Ein Beschluss ist eine gemeinsame Entscheidung von mehreren Personen.
12 Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
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14 = Beschlusstypen =
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16 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
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18 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
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27 = Beschlüsse im Desktop =
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29 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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31 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
32 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
33 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
34 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
35 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
36 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
37 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
38 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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63 = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
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65 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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67 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
68 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
69 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
70 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
71 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
72 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
73 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
74 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
75 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
76 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
77 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
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79 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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94 (% class="box infomessage" %)
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96 Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
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99 == Sitzung erstellen ==
100
101 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
105
106 (% start="2" %)
107 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
111
112 (% start="3" %)
113 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
114
115 (% style="list-style-type:circle" %)
116 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
117
118 (% start="4" %)
119 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
120 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
121 1. Eingaben machen
122 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
126
127 == Umlauf erstellen ==
128
129 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
133
134 (% start="2" %)
135 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
139
140 (% start="3" %)
141 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
145
146 (% start="4" %)
147 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
151
152 (% start="5" %)
153 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
154 1. Eingaben machen
155 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
156
157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
159
160 == Kurzbeschluss erstellen ==
161
162 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
166
167 (% start="2" %)
168 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
169
170 (% style="list-style-type:circle" %)
171 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
172
173 (% start="3" %)
174 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
175
176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
178
179 (% start="4" %)
180 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
181 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
182 1. Eingaben machen
183 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
187
188 = Verwaltung Teilnehmer =
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190 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
191
192 == Teilnehmer hinzufügen ==
193
194 1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
195 1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
196 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
197 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
201
202 (% start="5" %)
203 1. Auf **+ **Icon klicken
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
207
208 (% start="6" %)
209 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
210 1. **Lupen **Icon klicken
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
214
215 (% start="8" %)
216 1. Gewünschten Kontakt auswählen
217 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
221
222 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
223
224 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
225
226 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
227 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
228 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
229 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
230 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
231 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
232 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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268 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
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270 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
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272 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
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274 (% style="width:1324px" %)
275 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
276 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
277 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
278 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
279 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
280 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
281 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
282
283 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
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285 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
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287 (% style="width:1324px" %)
288 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
289 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
290 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
291 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
292 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
293 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
294 Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
295 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
296 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
297 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
298 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
299
300 xx
301
302 = Prozessschritte im Überblick =
303
304 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
305
306 (% style="width:1243px" %)
307 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
308 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
309 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
310 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
311 __Einladen__
312 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
313
314 __Absagen__
315 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
316
317 __Zurück__
318 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
319 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
320 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
321 __Niederschrift erstellen__
322 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
323
324 __Zurück__
325 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
326 )))|(% style="width:385px" %)
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349 xx
350
351 = Prozessschritt ausführen =
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353 xx
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355 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
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357 xx
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359 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
360
361 xx
362
363 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
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365 xx
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367 = Freies Dokument erzeugen =
368
369 xx
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