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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 36.1 von Katharina Prummer am 2023/11/20 08:50
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
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11 Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte.Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
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14 = Beschlusstypen =
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16 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
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18 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
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27 = Beschlüsse im Desktop =
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29 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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31 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
32 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
33 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
34 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
35 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
36 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
37 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
38 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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62 = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
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64 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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66 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
67 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
68 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
69 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
70 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
71 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
72 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
73 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
74 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
75 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
76 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
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78 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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94 Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
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97 == Sitzung erstellen ==
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99 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
103
104 (% start="2" %)
105 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
106
107 (% style="list-style-type:circle" %)
108 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
109
110 (% start="3" %)
111 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
112
113 (% style="list-style-type:circle" %)
114 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
115
116 (% start="4" %)
117 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
118 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
119 1. Eingaben machen
120 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
124
125 == Umlauf erstellen ==
126
127 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
131
132 (% start="2" %)
133 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
137
138 (% start="3" %)
139 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
140
141 (% style="list-style-type:circle" %)
142 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
143
144 (% start="4" %)
145 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
149
150 (% start="5" %)
151 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
152 1. Eingaben machen
153 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
157
158 == Kurzbeschluss erstellen ==
159
160 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
164
165 (% start="2" %)
166 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
170
171 (% start="3" %)
172 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
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177 (% start="4" %)
178 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
179 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
180 1. Eingaben machen
181 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
182
183 (% style="list-style-type:circle" %)
184 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
185
186 = Verwaltung Teilnehmer =
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188 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
189
190 == Teilnehmer hinzufügen ==
191
192 1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
193 1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
194 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
195 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
196
197 (% style="list-style-type:circle" %)
198 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
199
200 (% start="5" %)
201 1. Auf **+ **Icon klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
205
206 (% start="6" %)
207 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
208 1. **Lupen **Icon klicken
209
210 (% style="list-style-type:circle" %)
211 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
212
213 (% start="8" %)
214 1. Gewünschten Kontakt auswählen
215 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
219
220 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
221
222 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
223
224 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
225 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
226 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
227 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
228 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
229 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
230 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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265 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
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267 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
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269 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
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271 (% style="width:1324px" %)
272 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
273 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
274 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
275 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
276 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
277 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
278 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
279
280 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
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282 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
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284 (% style="width:1324px" %)
285 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
286 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
287 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
288 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
289 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
290 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
291 Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
292 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
293 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
294 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
295 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
296
297 xx
298
299 = Prozessschritte im Überblick =
300
301 [[image:Prozessschritte_final.png||alt="Prozessschritte_Ueberblick.png" height="380" width="1247"]]
302
303 (% style="width:1243px" %)
304 |=Status|=(% style="width: 637px;" %)Optionen|=(% style="width: 385px;" %)Zwischenschritt zum nächsten Status
305 |**Angelegt**|(% style="width:637px" %)__Tagesordnung erstellen__
306 Eine Tagesordnung lässt sich mithilfe der **festgelegten Tagesordnungspunkte **erstellen (siehe Ziffer **4 **aus [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Tagesordnung erstellt**, erfolgt eine Abfrage der **Beschlussvorlage für **eine **Tagesordnung**.
307 |**Tagesordnung erstellt**|(% style="width:637px" %)(((
308 __Einladen__
309 Mittels Einladen **wählt **man die **Personen**, die man einladen möchte.
310
311 __Absagen__
312 Hierüber **sagt **man den **Beschluss ab**. Man kann an diesem Punkt **Notizen **hinterlegen. Erst nachdem man Angaben im Bereich der Notizen gemacht hat, wird der **OK**-Button zum Bestätigen der Absage anklickbar.
313
314 __Zurück__
315 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Angelegt **zurück, gelingt dies über Zurück.
316 )))|(% style="width:385px" %)Vor dem Wechsel zu **Eingeladen**, erfolgt eine Abfrage darüber, ob die Einladung als **Serien-E-Mail **oder als **Serien-Brief** eingerichtet wird.
317 |**Eingeladen**|(% style="width:637px" %)(((
318 __Niederschrift erstellen__
319 Möchte man eine **Niederschrift **zu dem Beschluss erstellen, geschieht das hierüber.
320
321 __Zurück__
322 Hat man sich etwas **anders überlegt **und möchte wieder den Möglichkeiten des Status **Tagesordnung erstellt **zurück, gelingt dies über Zurück
323 )))|(% style="width:385px" %)
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347 = Prozessschritt ausführen =
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349 xx
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351 = Versand Tagesordnung/Niederschrift =
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353 xx
354
355 == Tagesordnung/Niederschrift als Brief versenden ==
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357 xx
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359 == Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail versenden ==
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363 = Freies Dokument erzeugen =
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