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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 37.1 von Marco Bauer am 2023/11/24 17:47
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
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9 = Beschlüsse im Detail =
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11 Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte.Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
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14 = Beschlusstypen =
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16 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
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18 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
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27 = Beschlüsse im Desktop =
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29 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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31 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
32 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
33 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
34 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
35 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
36 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
37 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
38 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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61 = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
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63 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
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65 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
66 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
67 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
68 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
69 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
70 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
71 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
72 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
73 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
74 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
75 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
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77 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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90 (% class="box infomessage" %)
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92 Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
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95 == Sitzung erstellen ==
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97 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
101
102 (% start="2" %)
103 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
104
105 (% style="list-style-type:circle" %)
106 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
107
108 (% start="3" %)
109 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
110
111 (% style="list-style-type:circle" %)
112 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
113
114 (% start="4" %)
115 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
116 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
117 1. Eingaben machen
118 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
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120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
122
123 == Umlauf erstellen ==
124
125 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
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127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
129
130 (% start="2" %)
131 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
132
133 (% style="list-style-type:circle" %)
134 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
135
136 (% start="3" %)
137 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
138
139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
141
142 (% start="4" %)
143 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
147
148 (% start="5" %)
149 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
150 1. Eingaben machen
151 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
155
156 == Kurzbeschluss erstellen ==
157
158 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
162
163 (% start="2" %)
164 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
168
169 (% start="3" %)
170 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
174
175 (% start="4" %)
176 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
177 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
178 1. Eingaben machen
179 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
183
184 = Verwaltung Teilnehmer =
185
186 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
187
188 == Teilnehmer hinzufügen ==
189
190 1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
191 1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
192 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
193 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
197
198 (% start="5" %)
199 1. Auf **+ **Icon klicken
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
203
204 (% start="6" %)
205 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
206 1. **Lupen **Icon klicken
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
210
211 (% start="8" %)
212 1. Gewünschten Kontakt auswählen
213 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
214
215 (% style="list-style-type:circle" %)
216 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
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218 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
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220 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
221
222 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
223 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
224 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
225 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
226 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
227 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
228 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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261
262 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
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264 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
265
266 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
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268 (% style="width:1324px" %)
269 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
270 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
271 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
272 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
273 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
274 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
275 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
276
277 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
278
279 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
280
281 (% style="width:1324px" %)
282 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
283 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
284 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
285 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
286 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
287 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
288 Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
289 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
290 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
291 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
292 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
293
294 xx
295
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297 = Tagesordnung/Niederschrift versenden =
298
299 xx
300
301 == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
302
303 [[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
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305 (% style="width:960px" %)
306 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
307 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
308 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
309 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
310 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
311 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
312 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
313 |(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
314 |(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
315 |(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
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338 == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
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342 = Freies Dokument erzeugen =
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