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Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse

Version 38.1 von Marco Bauer am 2023/11/24 19:45
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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9 = Beschlüsse im Detail =
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11 Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).
12 Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
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14 = Beschlusstypen =
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16 Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
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18 |=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung
19 |(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.
20 Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.
21 Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.
22 |(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.
23 Bei einem Umlauf wird ... erstellt.
24 |(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.
25 Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.
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27 = Beschlüsse im Desktop =
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29 [[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]
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31 (% style="margin-left:auto; width:531px" %)
32 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung
33 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.
34 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.
35 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]
36 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.
37 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.
38 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.
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60 = (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =
61
62 [[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]
63
64 (% style="margin-left:auto; width:590px" %)
65 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung
66 |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.
67 |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.
68 |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.
69 |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.
70 |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.
71 |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.
72 |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((
73 Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.
74 Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.
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76 |(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.
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90 Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.
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93 == Sitzung erstellen ==
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95 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
96
97 (% style="list-style-type:circle" %)
98 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
99
100 (% start="2" %)
101 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
105
106 (% start="3" %)
107 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
111
112 (% start="4" %)
113 1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen
114 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
115 1. Eingaben machen
116 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
117
118 (% style="list-style-type:circle" %)
119 * Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
120
121 == Umlauf erstellen ==
122
123 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
124
125 (% style="list-style-type:circle" %)
126 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
127
128 (% start="2" %)
129 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
133
134 (% start="3" %)
135 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
139
140 (% start="4" %)
141 1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
145
146 (% start="5" %)
147 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
148 1. Eingaben machen
149 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
153
154 == Kurzbeschluss erstellen ==
155
156 1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
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161 (% start="2" %)
162 1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
166
167 (% start="3" %)
168 1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken
169
170 (% style="list-style-type:circle" %)
171 * Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.
172
173 (% start="4" %)
174 1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen
175 1. Stiftung mittels Dropdown auswählen
176 1. Eingaben machen
177 1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
181
182 = Verwaltung Teilnehmer =
183
184 Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.
185
186 == Teilnehmer hinzufügen ==
187
188 1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken
189 1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen
190 1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])
191 1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
195
196 (% start="5" %)
197 1. Auf **+ **Icon klicken
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.
201
202 (% start="6" %)
203 1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
204 1. **Lupen **Icon klicken
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
208
209 (% start="8" %)
210 1. Gewünschten Kontakt auswählen
211 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
212
213 (% style="list-style-type:circle" %)
214 * Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
215
216 == Optionen im Menü eines Teilnehmers ==
217
218 [[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]
219
220 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
221 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung
222 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.
223 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.
224 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.
225 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.
226 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.
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249 xx
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258
259 = Tagesordnungspunkte (TOP) =
260
261 == Tagesordnungspunkte im Überblick ==
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263 [[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]
264
265 (% style="width:1324px" %)
266 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung
267 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.
268 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.
269 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.
270 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.
271 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.
272 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.
273
274 == Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==
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276 [[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]
277
278 (% style="width:1324px" %)
279 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung
280 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.
281 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.
282 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln
283 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...
284 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.
285 Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.
286 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.
287 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.
288 In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.
289 |(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.
290
291 xx
292
293
294 = Tagesordnung/Niederschrift versenden =
295
296 1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
300
301 (% start="2" %)
302 1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**
303 1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere Teilnehmer hinzufügen
304 1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen
305 1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
306 1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen
307
308 (% style="list-style-type:circle" %)
309 * Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.
310 * Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.
311
312 (% start="7" %)
313 1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen
314 1. Eingaben machen
315 1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken
316
317 (% style="list-style-type:circle" %)
318 * Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.
319
320 (% start="10" %)
321 1. Fenster schließen
322
323 (% style="list-style-type:circle" %)
324 * Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.
325
326 == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==
327
328 [[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]
329
330 (% style="width:960px" %)
331 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung
332 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.
333 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.
334 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.
335 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.
336 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.
337 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.
338 |(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.
339 |(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.
340 |(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.
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360 xx
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362 == Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==
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366 = Freies Dokument erzeugen =
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