060.2 Beschlüsse

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**Der Bereich Beschlüsse im Überblick:**

)))

= Beschlüsse im Detail =

10

11

Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).

12

Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).

= Beschlusstypen =

Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:

17

18

|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung

19

|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)Bei einer Sitzung kann man **physisch anwesend **und **vor Ort sein**. Demzufolge benötigt man hierfür einen Raum und eine Adresse.

20

Allerdings sind Raum und Adresse optional. Sitzungen können ja schließlich auch virtuell abgehalten werden.

21

Bei einer Sitzung werden Tagesordnung und Niederschrift erstellt.

22

|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)Ein Umlauf kann **beispielsweise **die Form einer **Rundmail **annehmen, die die für den Beschluss benötigten Gremienmitglieder adressiert.

23

Bei einem Umlauf wird ... erstellt.

24

|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)Ein Kurzbeschluss hat den kürzesten Informationsweg und kann auch bei einer **Absprache **zwischendurch erfolgen.

25

Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen.

26

27

= Beschlüsse im Desktop =

28

29

[[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]

30

31

(% style="margin-left:auto; width:531px" %)

32

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung

33

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.

34

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.

35

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]

36

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.

37

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.

38

|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.

= (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =

60

61

[[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]

62

63

(% style="margin-left:auto; width:590px" %)

64

|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung

65

|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.

66

|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.

67

|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, das sich um diesen Beschluss kümmern soll.

68

|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.

69

|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen.

70

|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.

71

|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((

72

Diese Rubrik ist nicht bei allen [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] verfügbar. Beispielsweise macht eine Ortsangabe bei einem beispielsweise rein virtuellen Umlauf keinen Sinn.

73

Mehr hierzu im Kapitel [[Beschlusstypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] oder in den Kapiteln, in denen die Erstellung des jeweiligen Beschlusstyps thematisiert wird.

74

)))

75

|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift ausgeteilt werden soll. Zur Auswahl stehen E-Mail und Brief.

xx

(% class="box infomessage" %)

87

(((

88

Die **Auswahl **der **Stiftung **wird erst **dann möglich**, **wenn **man das **Zusatzmodul Stiftung erworben **hat.

89

)))

90

91

== Sitzung erstellen ==

92

93

1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken

94

95

(% style="list-style-type:circle" %)

96

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

97

98

(% start="2" %)

99

1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken

100

101

(% style="list-style-type:circle" %)

102

* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

103

104

(% start="3" %)

105

1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

106

107

(% style="list-style-type:circle" %)

108

* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.

109

110

(% start="4" %)

111

1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen

112

1. Stiftung mittels Dropdown auswählen

113

1. Eingaben machen

114

1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken

115

116

(% style="list-style-type:circle" %)

117

* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.

118

119

== Umlauf erstellen ==

120

121

1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken

122

123

(% style="list-style-type:circle" %)

124

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

125

126

(% start="2" %)

127

1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken

128

129

(% style="list-style-type:circle" %)

130

* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

131

132

(% start="3" %)

133

1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

134

135

(% style="list-style-type:circle" %)

136

* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.

137

138

(% start="4" %)

139

1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen

140

141

(% style="list-style-type:circle" %)

142

* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.

143

144

(% start="5" %)

145

1. Stiftung mittels Dropdown auswählen

146

1. Eingaben machen

147

1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken

148

149

(% style="list-style-type:circle" %)

150

* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.

151

152

== Kurzbeschluss erstellen ==

153

154

1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken

155

156

(% style="list-style-type:circle" %)

157

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

158

159

(% start="2" %)

160

1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken

161

162

(% style="list-style-type:circle" %)

163

* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

164

165

(% start="3" %)

166

1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

167

168

(% style="list-style-type:circle" %)

169

* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.

170

171

(% start="4" %)

172

1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen

173

1. Stiftung mittels Dropdown auswählen

174

1. Eingaben machen

175

1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken

176

177

(% style="list-style-type:circle" %)

178

* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.

179

180

= Verwaltung Teilnehmer =

181

182

Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man jederzeit Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen.

183

184

== Teilnehmer hinzufügen ==

185

186

1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken

187

1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen

188

1. Im **Desktop Menü **der **Beschlüsse **zum Bereich der **Tagesordnungspunkte **wechseln (Siehe Ziffer **4**, [[Beschlüsse im Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlFCsseimDesktop]])

189

1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken

190

191

(% style="list-style-type:circle" %)

192

* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.

193

194

(% start="5" %)

195

1. Auf **+ **Icon klicken

196

197

(% style="list-style-type:circle" %)

198

* Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.

199

200

(% start="6" %)

201

1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben

202

1. **Lupen **Icon klicken

203

204

(% style="list-style-type:circle" %)

205

* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.

206

207

(% start="8" %)

208

1. Gewünschten Kontakt auswählen

209

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

210

211

(% style="list-style-type:circle" %)

212

* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.

213

214

== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==

215

216

[[image:Teilnehmer_Optionen.png||height="454" style="float:left" width="692"]]

217

218

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

219

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung

220

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Ist in der Rubrik aus Ziffer **3 **ein Vertreter vorhanden, wird z.B. der Status Vertreten angezeigt. Der Status **Absage **deutet daraufhin, dass der **Teilnehmer nicht **am Beschluss **teilnimmt**.

221

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen wird ein Vertreter automatisch ergänzt. Der Vertreter wird, sofern vorhanden, **automatisch **aus dem Beschluss heraus **generiert**.

222

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man **jemand anderen **als Vertreter, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet. In dieser sucht man nach einem anderen Kontakt, den man gerne als Vertreter haben würde und bestätigt die Auswahl. Der neue Vertreter wird dann in der Rubrik von Ziffer **2 **eingesetzt.

223

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man den Versandweg ändern, muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. **Wichtig **ist, dass man nach Abschluss aller Eingaben in diesem Fenster unten rechts auf das **Disketten **Icon klickt um die Änderungen zu **speichern**.

224

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen.

xx

= Tagesordnungspunkte (TOP) =

257

258

== Tagesordnungspunkte im Überblick ==

259

260

[[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]

261

262

(% style="width:1324px" %)

263

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung

264

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.

265

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.

266

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche Punkte beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.

267

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. **Hinweis**: Hat man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle verschoben und man möchte diesen weiter in eine Richtung verschieben, befindet sich der Tagesordnungspunkt nun eine Stelle unter oder über der derzeitigen Position des Mauszeigers.

268

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.

269

|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.

270

271

== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==

272

273

[[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]

274

275

(% style="width:1324px" %)

276

|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung

277

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die neue Anzahl an TOPs.

278

|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.

279

|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln

280

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HDokumentdemTagesordnungspunkthinzufFCgen]] wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen, entfernen...

281

|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den [[Förderungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HTagesordnungspunktmitFF6rderungverknFCpfen]] gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.

282

Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Man kann also auf die Einstellung erst dann zugreifen, wenn man das Zusatzmodul erworben hat.

283

|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.

284

|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.

285

In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.

286

|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man die Person hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.

xx

= Tagesordnung/Niederschrift versenden =

292

293

1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken

294

295

(% style="list-style-type:circle" %)

296

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.

297

298

(% start="2" %)

299

1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**

300

1. Im Desktop der Beschlüsse alle **gewünschten Teilnehmer **auswählen oder weitere Teilnehmer hinzufügen

301

1. Im Desktop der Beschlüsse im **Bereich **der **Tagesordnungspunkte** mit **+ **Icon bei Bedarf weitere [[Tagesordnungspunkte hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HErstellungeinesTagesordnungspunktes]]

302

1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken

303

1. Option **Tagesordnung erstellen **auswählen

304

305

(% style="list-style-type:circle" %)

306

* Der Status des Beschlusses wird zu **Tagesordnung erstellt**.

307

* Die Prozessschritte bei Sitzungen (Einladen, Absagen, Zurück) und bei Umlauf (Umlauf starten, Umlauf abbrechen, Zurück) werden anklickbar.

308

309

(% start="7" %)

310

1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen

311

1. Eingaben machen

312

1. Auf **Pfeil **Icon **Senden **klicken

313

314

(% style="list-style-type:circle" %)

315

* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden geklappt hat, wird angezeigt.

(% start="10" %)

1. Fenster schließen

(% style="list-style-type:circle" %)

321

* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet.

322

323

== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==

324

325

[[image:SerienE-Mail_im_Detail.png||height="572" width="960"]]

326

327

(% style="width:960px" %)

328

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung

329

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.

330

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.

331

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.

332

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.

333

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.

334

|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.

335

|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.

336

|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.

337

|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.