060.2 Beschlüsse
Version 57.1 von Marco Bauer am 2024/04/22 19:39
Der Bereich Beschlüsse im Überblick:
Beschlüsse im Detail
Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel Gremien).
Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).
Beschlusstypen
Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:
| Beschlusstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzung | Bei einer Sitzung handelt es sich um eine physikalische Sitzung. Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden. |
| Umlauf | Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf. |
| Kurzbeschluss | Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen. |
Beschlüsse im Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier befindet sich das Navigationsmenü mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls Beschlüsse. |
| 2 | Hier befindet sich der Bereich von Beschlüsse. Über das Stift-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das Dokument-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel Angelegt) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt. |
| 3 | Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via + Icon kann man eine neue Aktivität erstellen |
| 4 | Eine Auflistung aller bestehenden Tagesordnungspunkte. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem + Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem Stift-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben. |
| 5 | Hierüber gelangt man zur Schnellsuche. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten. |
| 6 | Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen Prozessschrittes via Dropdown einsehen. |
Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Die Auswahl des geeigneten Beschlusstyps erfolgt hier. |
| 2 | Hat man dem Gremium eine Stiftung zugefügt, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat. |
| 3 | Hier legt man das Gremium fest, für diesen Beschluss fest. |
| 4 | Hier beschreibt man den Beschluss mit einer Bezeichnung. |
| 5 | Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine Kopiervorlage auswählen. Eine Kopiervorlage ist erst dann auswählbar, wenn ein Beschlusstyp aus Ziffer 1 bestimmt ist. Klickt man auf Kopiervorlage und hat eine Kopiervorlage ausgewählt und bestätigt, werden je nach Vollständigkeit des ursprünglichen Beschlusses alle Informationen, wie Stiftung, Datum und Ortsbeschreibung und die Bezeichnung der Vorlage übernommen. |
| 6 | Das Datum und die Uhrzeit des Beschluss legt man über diesen Punkt fest. |
| 7 | Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar. |
| 8 | Hier legt man schließlich fest, über welchen Versandweg die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden. |
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Sitzung erstellen
- Auf Modul Beschlüsse klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
- Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
- Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
- Beschlusstyp Sitzung auswählen
- Stiftung mittels Dropdown auswählen
- Eingaben machen
- Diskette Icon Speichern anklicken
- Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.
Umlauf erstellen
- Auf Modul Beschlüsse klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
- Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
- Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
- Beschlusstyp Umlauf auswählen
- Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.
- Stiftung mittels Dropdown auswählen
- Eingaben machen
- Diskette Icon Speichern anklicken
- Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.
Kurzbeschluss erstellen
- Auf Modul Beschlüsse klicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.
- Auf Menüpunkt Beschlüsse klicken
- Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.
- Auf + Icon unten rechts klicken
- Die Eingabemaske Neuanlage Beschluss wird geöffnet.
- Beschlusstyp Kurzbeschluss auswählen
- Stiftung mittels Dropdown auswählen
- Eingaben machen
- Diskette Icon Speichern anklicken
- Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.
Verwaltung Teilnehmer
Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status "Niederschrift erstellt".
Teilnehmer hinzufügen
- Im Navigationsmenü auf Beschlüsse klicken
- Menüpunkt Beschlüsse auswählen
- Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.
- Auf den Reiter Teilnehmer klicken
- Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.
- Auf + Icon klicken
- Das Suchfenster Sitzungsteilnehmer suchen wird geöffnet.
- Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben
- Lupen Icon klicken
- Alle Suchergebnisse werden angezeigt.
- Gewünschten Kontakt auswählen
- Auswahl mit OK-Button bestätigen
- Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.
Optionen im Menü eines Teilnehmers
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Der aktuelle Status des Teilnehmers. Je nach ausgefühtren Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers. Geplant: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen. |
| 2 | Setzt man bei wird vertreten von ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt. |
| 3 | Möchte man einen abweichenden Kontakt als Vertreter, so klickt man auf das Lupen Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann. |
| 4 | Der aktuell gewählte Versandweg ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen abweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll. |
| 5 | Hier werden sowohl die Anschrift des Gremienmitgliedes als auch die des Vertreters angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen. Es kann auch direkt zum Vertreter verzweigt werden. |
Tagesordnungspunkte (TOP)
Tagesordnungspunkte im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das + Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen. |
| 2 | Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln. |
| 3 | Über die Spalten ist ersichtlich, welche weitere Informationen beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen. |
| 4 | Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten. |
| 5 | Über das Stift Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten. |
| 6 | Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten Prozessschritt zur Verfügung stehen. |
Erstellung eines Tagesordnungspunktes
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Der nummerierte Tagesordnungspunkt (TOP). Die Ziffer dahinter bestimmt die Anzahl an TOPs. |
| 2 | Die Bezeichnung des Tagesordnungspunktes. Erst wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer 6 freigeschaltet. |
| 3 | Hier kann man zur Registerkarte Kommentar (Niederschrift) wechseln |
| 4 | Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen oder auch entfernen. |
| 5 | Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen. Bei den Förderungen handelt es sich um ein Zusatzmodul. Es können nur Förderungen welche den Status "Vorlage Gremium" haben hinzugefügt werden. |
| 6 | Der Bereich des Texteditors, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann. |
| 7 | Hier kann man den Verantwortlichen mittels der Dropdown auswählen, der die Verantwortung trägt. In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind. |
| 8 | Ist ein zweiter Verantwortlicher vorhanden, kann man den Teilnehmer hier ebenso mit einer Dropdown auswählen. |
Tagesordnung/Niederschrift erstellen
Vorraussetzung: Beschlussvorlage ist hinterlegt. Weitere Informationen zur Einrichtung einer Beschlussvorlage finden Sie hier XXX
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Tagesordnung/Niederschrift versenden
Vorrausetzung: Die Tagesordnung/Niederschrift ist bereits erstellt.
- In Navigationsmenü Modul Beschlüsse anklicken
- Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.
- Gewünschten Beschluss aus Liste auswählen und doppelklicken
- Auf Dropdown der Prozessschritte klicken
- Prozessschritt Einladen oder Umlauf starten auswählen. Je nachdem ob es einen abweichenden Versandweg gibt, erscheint eine Abfrage welcher Versandweg durchgeführt werden soll.
- Eingaben machen
- Auf Pfeil Icon Senden/Drucken klicken
- Das Sendeprotokoll, ob das Versenden/Erstellen geklappt hat, wird angezeigt.
- Fenster schließen
- Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet/gedruckt.
Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail. |
| 2 | Der Reiter Teilnehmer führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann. |
| 3 | Hierüber geht es zur Rubrik E-Mail. |
| 4 | Hierüber kann man sich eine Vorschau anzeigen lassen. |
| 5 | Sofern das Zusatzmodul Stiftung dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen. |
| 6 | Liegt bereits eine E-Mail-Vorlage vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist. |
| 7 | Der Absender, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man keine Person ausgewählt, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die gerade den Beschluss erstellt. |
| 8 | Hier gibt man einen Betreff der Serien-E-Mail ein. |
| 9 | Soll die E-Mail im Anschluss auch als eine Aktivität generiert und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen. |
| 10 | Hier legt man den Zeitpunkt der Wiedervorlage fest. |
| 11 | Ist die Aktivität rund um diese Serien-Email erledigt, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt. |
| 12 | Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen Anhang an die Serien-E-Mail mit anhängen. |
| 13 | Die Einsicht über das Sendeprotokoll erlangt man hier. |
| 14 | Über dieses Icon versendet man die Serien-E-Mail. |
Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs. |
| 2 | Der Reiter Teilnehmer führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann. |
| 3 | Hierüber geht es zur Rubrik Brief. |
| 4 | Hierüber kann man sich eine Vorschau anzeigen lassen. |
| 5 | Sofern das Zusatzmodul Stiftung dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen. |
| 6 | Liegt bereits eine Brief-Vorlage vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist. |
| 7 | Hier gibt man einen Betreff des Serien-Briefs ein. |
| 8 | Soll der Brief im Anschluss auch als eine Aktivität generiert und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen. |
| 9 | Hier legt man den Zeitpunkt der Wiedervorlage fest. |
| 10 | Ist die Aktivität rund um diesen Serien-Brief erledigt, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt. |
| 11 | Die Einsicht über das Sendeprotokoll erlangt man hier. |
| 12 | Hierüber kann man den Serien-Brief ausdrucken. |
Erzeugen eines freien Dokuments
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| Vorab | Auf das Modul Beschlüsse klicken und dort auf den Menüpunkt Beschlüsse klicken. Dann werden die bisherigen Beschlüsse angezeigt, die bereits erstellt oder übernommen worden sind. Nachdem man auf einen der Beschlüsse doppelgeklickt hat, kommt man zur Ansicht der Beschlüsse. |
| 1 | Hier wählt das Ordner Icon Dokumente. Liegen bereits Dokumente ab, wird hier auch ein grünes Häkchen angezeigt. |
| 2 | Hat man auf das Ordner Icon Dokumente geklickt, werden die Dokumente der Sitzung angezeigt. Hier klickt man auf das + Icon und wählt die Option "aus Vorlage"... |
| 3 | ...und es öffnet sich die Eingabemaske E-Mail "Dokumente". Hier kann man nun das Dokument beliebig ausfüllen. Beim Absender Von wird automatisch die Adresse des Accounts angegeben, mit dem man sich gerade im Non Profit Manager befindet. |