060.2 Beschlüsse

Ein Beschluss beinhaltet Tagesordnungspunkte. Ein solcher Beschluss wird von Gremien ausdiskutiert und verabschiedet. (Mehr dazu im Kapitel [[Gremien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.1%20Gremien/#]]).

16

Wir unterscheiden zwischen drei Arten von Beschlusstypen (siehe Beschreibung unterhalb).

17

18

= Beschlusstypen =

19

20

Bei der Wahl des richtigen Beschlusses gilt es zwischen den folgenden drei Typen zu unterscheiden:

21

22

|=(% style="width: 110px;" %)Beschlusstyp|=(% style="width: 1374px;" %)Beschreibung

23

|(% style="width:110px" %)**Sitzung**|(% style="width:1374px" %)(((

24

Bei einer Sitzung handelt es sich um eine **physikalische Sitzung.** Optional kann einen Raum und eine Adresse angegeben werden.

25

Bei einer Sitzung wird eine Tagesordnung und Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.

26

Dieser Beschlusstyp Sitzung hat die längsten Arbeitsablauf. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Sitzung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsSitzung]] .

27

)))

28

|(% style="width:110px" %)**Umlauf**|(% style="width:1374px" %)(((

29

Hierbei handelt es sich um einen E-Mail Umlauf.

30

Bei einem Umlauf wird eine Tagesordnung und eine Niederschrift erstellt und diese kann per E-Mail aber auch per Brief versendet werden.

31

Der Arbeitsablauf ist kürzer als bei einer Sitzung. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Umlauf>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsUmlauf]] .

32

)))

33

|(% style="width:110px" %)**Kurzbeschluss**|(% style="width:1374px" %)(((

34

Ein Kurzbeschluss ist zur verabschiedung von ganz schnellen und kurzen angelegenheiten aber dokumentiert werden müssen.

35

Es können keine Förderungen oder Ausschüttungen hierzu verknüpft werden.

36

Zu einem Kurzbeschluss wird auf eine Dokumentenvorlage zurückgegriffen und diese kann per E-Mail oder Brief versendet werden.

37

Der Arbeitsablauf ist hier der kürzeste. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Kapitel [[Prozessschritte des Beschlusstyps Kurzbeschluss>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.3%20Arbeitsabl%C3%A4ufe/#HProzessschrittedesBeschlusstypsKurzbeschluss]] .

38

)))

39

40

= Beschlüsse im Desktop =

41

42

[[image:Beschluesse_Desktop.png||height="514" style="float:left" width="952"]]

43

44

(% style="margin-left:auto; width:531px" %)

45

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 451px;" %)Beschreibung

46

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich das **Navigationsmenü **mit den ausgeklappten Menüpunkten des Moduls **Beschlüsse**.

47

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich der Bereich von **Beschlüsse**. Über das **Stift**-Icon kann man den Beschluss bearbeiten, über den Pfeil mit einem Gremium verzweigen und über das **Dokument**-Icon Dokumente anhängen. Der Begriff (im Beispiel **Angelegt**) in Klammern benennt den aktuellen Prozessschritt.

48

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:451px" %)Hier befindet sich bereits bestehende Aktivitäten, die bei dem jeweiligen Gremium anliegen. Via **+ **Icon kann man eine neue [[Aktivität erstellen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]]

49

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:451px" %)Eine Auflistung aller bestehenden **Tagesordnungspunkte**. Der andere Reiter zeigt die Teilnehmer an. Mit dem **+ **Icon kann man weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Diese kann man in der Liste unten mit dem **Stift**-Icon bearbeiten oder mittels der Pfeile verschieben.

50

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:451px" %)Hierüber gelangt man zur [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]]. Hier kann man unter anderem nach Beschlussvorlagen suchen und diese verwalten.

51

|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:451px" %)Hier kann man die verfügbaren Möglichkeiten des jeweiligen [[Prozessschrittes>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] via Dropdown einsehen.

52

53

= (% style="color:inherit; font-family:inherit" %)Die Neuanlage eines Beschlusses im Allgemeinen(%%) =

54

55

[[image:Neuanlage_Beschluss.png||height="554" style="float:left" width="893"]]

56

57

(% style="margin-left:auto; width:590px" %)

58

|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 512px;" %)Beschreibung

59

|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:512px" %)Die **Auswahl **des geeigneten [[Beschlusstyps>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HBeschlusstypen]] erfolgt hier.

60

|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:512px" %)Hat man dem Gremium eine **Stiftung zugefügt**, ist sie hier zur Zuordnung wählbar. Die Stiftung ist ein Zusatzmodul und dann verfügbar, sofern man das Modul erworben hat.

61

|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:512px" %)Hier **legt **man das **Gremium fest**, für diesen Beschluss fest.

62

|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:512px" %)Hier beschreibt man den Beschluss mit einer **Bezeichnung**.

63

|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:512px" %)Hier kann man zur Bezeichnung alternativ eine **Kopiervorlage **auswählen. Eine Kopiervorlage ist erst dann auswählbar, wenn ein Beschlusstyp aus Ziffer **1 **bestimmt ist. Klickt man auf Kopiervorlage und hat eine Kopiervorlage ausgewählt und bestätigt, werden je nach Vollständigkeit des ursprünglichen Beschlusses alle Informationen, wie Stiftung, Datum und Ortsbeschreibung und die Bezeichnung der Vorlage übernommen.

64

|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:512px" %)Das **Datum **und die **Uhrzeit **des Beschluss legt man über diesen Punkt fest.

65

|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:512px" %)(((

66

Optional kann eine Adresse für die Sitzung oder den Kurzbeschluss angegeben werden. Diese Rubrik ist nicht bei einem Beschlusstyp "Umlauf" verfügbar.

67

)))

68

|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:512px" %)Hier legt man schließlich fest, über welchen **Versandweg **die Tagesordnung und/oder Niederschrift versendet werden soll. Bei den Teilnehmer kann aber auch ein abweichender Versandweg hinterlegt werden.

xx

== Sitzung erstellen ==

80

81

1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken

82

83

(% style="list-style-type:circle" %)

84

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

85

86

(% start="2" %)

87

1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken

88

89

(% style="list-style-type:circle" %)

90

* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

91

92

(% start="3" %)

93

1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

94

95

(% style="list-style-type:circle" %)

96

* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.

97

98

(% start="4" %)

99

1. Beschlusstyp **Sitzung **auswählen

100

1. Stiftung mittels Dropdown auswählen

101

1. Eingaben machen

102

1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken

103

104

(% style="list-style-type:circle" %)

105

* Eine neue Sitzung wird erstellt und das Desktop Menü dieser neuen Sitzung geöffnet.

106

107

== Umlauf erstellen ==

108

109

1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken

110

111

(% style="list-style-type:circle" %)

112

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

113

114

(% start="2" %)

115

1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken

116

117

(% style="list-style-type:circle" %)

118

* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

119

120

(% start="3" %)

121

1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

122

123

(% style="list-style-type:circle" %)

124

* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.

125

126

(% start="4" %)

127

1. Beschlusstyp **Umlauf **auswählen

128

129

(% style="list-style-type:circle" %)

130

* Alle Eingabefenster zur Ortsbeschreibung werden entfernt.

131

132

(% start="5" %)

133

1. Stiftung mittels Dropdown auswählen

134

1. Eingaben machen

135

1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken

136

137

(% style="list-style-type:circle" %)

138

* Ein neuer Umlauf wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Umlaufs geöffnet.

139

140

== Kurzbeschluss erstellen ==

141

142

1. Auf Modul **Beschlüsse **klicken

143

144

(% style="list-style-type:circle" %)

145

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden geöffnet.

146

147

(% start="2" %)

148

1. Auf Menüpunkt **Beschlüsse **klicken

149

150

(% style="list-style-type:circle" %)

151

* Die Auflistung der bestehenden Beschlüsse wird geöffnet.

152

153

(% start="3" %)

154

1. Auf **+ **Icon unten rechts klicken

155

156

(% style="list-style-type:circle" %)

157

* Die Eingabemaske **Neuanlage Beschluss **wird geöffnet.

158

159

(% start="4" %)

160

1. Beschlusstyp **Kurzbeschluss **auswählen

161

1. Stiftung mittels Dropdown auswählen

162

1. Eingaben machen

163

1. **Diskette **Icon **Speichern **anklicken

164

165

(% style="list-style-type:circle" %)

166

* Eine neuer Kurzbeschluss wird erstellt und das Desktop Menü dieses neuen Kurzbeschlusses geöffnet.

167

168

= Verwaltung Teilnehmer =

169

170

Die Teilnehmer eines Beschlusses kommen aus dem Gremium, dem der Beschluss zugewiesen ist. Allerdings kann man Teilnehmer ändern, entfernen oder ergänzen bis zum Status **Niederschrift erstellt**.

171

Dabei erhält der **neu hinzugefügte **Teilnehmer den **niedrigsten **Status der anderen Teilnehmer.

172

173

== Teilnehmer hinzufügen ==

174

175

1. Im **Navigationsmenü **auf **Beschlüsse **klicken

176

1. Menüpunkt **Beschlüsse **auswählen

177

1. Den jweiligen Beschluss auswaählen und der Beschluss-Desktop öffnet sich.

178

1. Auf den Reiter **Teilnehmer **klicken

179

180

(% style="list-style-type:circle" %)

181

* Die bisherigen Teilnehmer werden angezeigt.

182

183

(% start="5" %)

184

1. Auf **+ **Icon klicken

185

186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Das Suchfenster **Sitzungsteilnehmer suchen **wird geöffnet.

188

189

(% start="6" %)

190

1. Gewünschten Namen so vollständig wie möglich in die Suchleiste eingeben

191

1. **Lupen **Icon klicken

192

193

(% style="list-style-type:circle" %)

194

* Alle Suchergebnisse werden angezeigt.

195

196

(% start="8" %)

197

1. Gewünschten Kontakt auswählen

198

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

199

200

(% style="list-style-type:circle" %)

201

* Der gewünschte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugefügt.

202

203

== Optionen im Menü eines Teilnehmers ==

204

205

[[image:Zuwendung_Vertreter_verzweigen.png||alt="Teilnehmer_Optionen.png" height="452" style="float:left" width="690"]]

206

207

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

208

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 714px;" %)Beschreibung

209

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:714px" %)(((

210

Der aktuelle **Status **des **Teilnehmers**. Je nach ausgefühtren Prozessschritt ändert sich der Status des Teilnehmers.

211

212

**Geplant**: Der Teilnehmer wird an dem Beschluss teilnehmen.

213

**Vertreten**: Der Teilnehmer wird durch einen anderen Kontakt vertreten.

214

**Abgesagt**: Der Teilnehmer nicht am Beschluss teilnimmt.

215

**Teilgenommen**: Der Teilnehmer hat an dem Beschluss teilgenommen.

216

**Eingeladen**: Der Teilnehmer wurde eingeladen.

217

)))

218

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:714px" %)Setzt man bei **wird vertreten von **ein Häkchen, wird der Vertreter, der im Gremium bereits angegeben ist automatisch ergänzt.

219

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:714px" %)Möchte man einen **abweichenden Kontakt als Vertreter**, so klickt man auf das **Lupen **Icon. Anschließend wird eine Kontakt-Suche geöffnet, in dieser man nach einem anderen Kontakt suchen kann.

220

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:714px" %)Der **aktuell gewählte Versandweg **ist hier ausgewählt. Möchte man für diesen Kontakt einen abweichenden Versandweg, dann muss man lediglich auf eine der beiden anderen verfügbaren Möglichkeiten klicken. Später bei dem Versand der Tagesordnung/Niederschrift/Dokument erscheint eine Abfrage welcher Versandweg als erstes durchgeführt werden soll.

221

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:714px" %)Hier werden sowohl die **Anschrift **des **Gremienmitgliedes **als auch die des **Vertreters **angezeigt. Je nach gemachter Eingaben bei der Erstellung des Kontaktes stehen hier mehr oder weniger Informationen. Es kann auch direkt zum Vertreter verzweigt werden.

= Tagesordnungspunkte (TOP) =

230

231

== Tagesordnungspunkte im Überblick ==

232

233

[[image:Beschluesse_TOPs.png||height="293" width="1324"]]

234

235

(% style="width:1324px" %)

236

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 1245px;" %)Beschreibung

237

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:1245px" %)Über das **+ **Icon kann man einen neuen Tagesordnungspunkt hinzufügen.

238

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:1245px" %)Über den Reiter kann man stets zwischen der Ansicht der Tagesordnungspunkte eines Beschluss sowie der Liste der Teilnehmer eines Beschlusses wechseln.

239

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:1245px" %)Über die Spalten ist ersichtlich, welche weitere Informationen beim jeweiligen Tagesordnungspunkt vorliegen. Beispielsweise braucht man für eine Besprechung ein Dokument und hängt dieses an, dann würde hier ein Ja stehen.

240

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:1245px" %)Mit Pfeilen, die nach oben zeigen, verschiebt man den Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach oben. Mit den Pfeilen, die nach unten zeigen, verschiebt man einen Tagesordnungspunkt um eine Stelle nach unten.

241

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:1245px" %)Über das **Stift **Icon lassen sich die Tagesordnungspunkte jeweils bearbeiten.

242

|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:1245px" %)Über dieses Dropdown gelangt man an alle Möglichkeiten, die mit dem derzeitig erreichten [[Prozessschritt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/060.2%20Beschl%C3%BCsse/#HProzessschritteimDCberblick]] zur Verfügung stehen.

243

244

== Erstellung eines Tagesordnungspunktes ==

245

246

[[image:Erstellung_TOP.png||height="480" width="1324"]]

247

248

(% style="width:1324px" %)

249

|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1246px;" %)Beschreibung

250

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1246px" %)Der **nummerierte T**ages**o**rdnungs**p**unkt (**TOP**). Die Ziffer dahinter bestimmt die Anzahl an TOPs.

251

|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1246px" %)Die **Bezeichnung **des Tagesordnungspunktes. **Erst **wenn man diese ausfüllt, wird der Texteditor aus Ziffer **6 **freigeschaltet.

252

|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Registerkarte **Kommentar (Niederschrift)** wechseln

253

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man zur Rubrik Dokumente wechseln. Hier kann man Dokumente verwalten, hinzufügen oder auch entfernen.

254

|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:1246px" %)Zu den Förderungen gelangt man über diese Rubrik. Hier kann man Tagesordnungspunkte mit Förderungen verknüpfen.

255

Bei den **Förderungen **handelt es sich um ein **Zusatzmodul**. Es können nur Förderungen welche den Status "Vorlage Gremium" haben hinzugefügt werden.

256

|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:1246px" %)Der Bereich des **Texteditors**, in dem man den Tagesordnungspunkt genauer beschreiben kann.

257

|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:1246px" %)Hier kann man den **Verantwortlichen **mittels der **Dropdown **auswählen, der die **Verantwortung **trägt.

258

In der Dropdown Liste sind nur diejenigen vorhanden, die auch Teilnehmer des Beschlusses sind.

259

|(% style="width:74px" %)**8**|(% style="width:1246px" %)Ist ein **zweiter Verantwortlicher **vorhanden, kann man den Teilnehmer hier ebenso mit einer Dropdown auswählen.

260

261

= Tagesordnung/Niederschrift erstellen =

262

263

Vorraussetzung: Beschlussvorlage ist hinterlegt. Weitere Informationen zur Einrichtung einer Beschlussvorlage finden Sie hier XXX

x

x

x

x

= Tagesordnung/Niederschrift versenden =

276

277

Vorrausetzung: Die Tagesordnung/Niederschrift ist bereits erstellt.

278

279

1. In Navigationsmenü Modul **Beschlüsse **anklicken

280

281

(% style="list-style-type:circle" %)

282

* Die Menüpunkte des Moduls Beschlüsse werden ausgeklappt.

283

284

(% start="2" %)

285

1. Gewünschten **Beschluss **aus Liste auswählen und **doppelklicken**

286

1. Auf Dropdown der Prozessschritte klicken

287

288

(% start="4" %)

289

1. Prozessschritt **Einladen **oder **Umlauf starten **auswählen. Je nachdem ob es einen abweichenden Versandweg gibt, erscheint eine Abfrage welcher Versandweg durchgeführt werden soll.

290

1. Eingaben machen

291

1. Auf **Pfeil **Icon **Senden/Drucken **klicken

292

293

(% style="list-style-type:circle" %)

294

* Das Sendeprotokoll, ob das Versenden/Erstellen geklappt hat, wird angezeigt.

(% start="7" %)

1. Fenster schließen

(% style="list-style-type:circle" %)

300

* Die Tagesordnung/Niederschrift wird versendet/gedruckt.

301

302

== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als E-Mail ==

303

304

[[image:Beschluss_Serien-E-Mail_V2.png||alt="SerienE-Mail_im_Detail.png" height="576" width="962"]]

305

306

(% style="width:960px" %)

307

|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 881px;" %)Beschreibung

308

|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:881px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen der Serien-E-Mail.

309

|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:881px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die diese Serien-Email ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik E-Mail kommt man zum Editor, mit dem man die E-Mail weiter editieren kann.

310

|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:881px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **E-Mail.**

311

|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:881px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.

312

|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:881px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.

313

|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:881px" %)Liegt bereits eine **E-Mail-Vorlage** vor, muss man eine Serien-Email nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.

314

|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:881px" %)Der **Absender**, von dem aus die Tagesordnung/E-Mail versandt werden würde. Hat man **keine Person ausgewählt**, wird hier automatisch die E-Mail-Adresse derjenigen Person genommen, die **gerade **den Beschluss **erstellt**.

315

|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:881px" %)Hier gibt man einen **Betreff **der Serien-E-Mail ein.

316

|(% style="width:76px" %)**9**|(% style="width:881px" %)Soll die** E-Mail **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.

317

|(% style="width:76px" %)**10**|(% style="width:881px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.

318

|(% style="width:76px" %)**11**|(% style="width:881px" %)Ist die Aktivität rund um diese Serien-Email **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.

319

|(% style="width:76px" %)**12**|(% style="width:881px" %)Mithilfe dieses Icons kann man zusätzlichen **Anhang **an die Serien-E-Mail mit anhängen.

320

|(% style="width:76px" %)**13**|(% style="width:881px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.

321

|(% style="width:76px" %)**14**|(% style="width:881px" %)Über dieses Icon **versendet **man die Serien-E-Mail.

322

323

== Versand der Tagesordnung/Niederschrift als Brief ==

324

325

[[image:Beschluss_Serienbrief_V2.png||alt="SerienBrief.png" height="645" width="946"]]

326

327

(% style="width:945px" %)

328

|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 863px;" %)Beschreibung

329

|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:863px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen des Serien-Briefs.

330

|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:863px" %)Der Reiter **Teilnehmer **führt zu den Teilnehmern, an die dieser Serien-Brief ausgehen würde. An der Auswahl der Empfänger kann man hier nochmal Änderungen vornehmen. Über die Rubrik Brief kommt man zum Editor, mit dem man den Brief weiter editieren kann.

331

|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:863px" %)Hierüber geht es zur Rubrik **Brief.**

332

|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man sich eine **Vorschau **anzeigen lassen.

333

|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:863px" %)Sofern das **Zusatzmodul Stiftung **dazu gebucht ist, kann man hier eine Stiftung auswählen.

334

|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:863px" %)Liegt bereits eine **Brief-Vorlage** vor, muss man einen Serien-Brief nicht von Grund auf neu erstellen, layouten oder alles neu schreiben. Die Anzahl in Klammern zeigt an, wie viele Vorlagen insgesamt zur Verfügung stehen. Über den Dropdown werden die Vorlagen in Kategorien aufgeteilt. Hier kann man sich dann noch genauer entscheiden, welche Vorlage man wählen möchte. Ist eine Vorlage ausgewählt, erscheint sie rechts neben dem Dropdown Pfeil unter der Bezeichnung, unter der sie im System gespeichert ist.

335

|(% style="width:79px" %)**7**|(% style="width:863px" %)Hier gibt man einen **Betreff **des Serien-Briefs ein.

336

|(% style="width:79px" %)**8**|(% style="width:863px" %)Soll der** Brief **im Anschluss auch als eine **Aktivität generiert **und gelistet werden, setzt man hier ein Häkchen.

337

|(% style="width:79px" %)**9**|(% style="width:863px" %)Hier legt man den Zeitpunkt der **Wiedervorlage **fest.

338

|(% style="width:79px" %)**10**|(% style="width:863px" %)Ist die Aktivität rund um diesen Serien-Brief **erledigt**, vermerkt man das hier, indem man das entsprechende Häkchen setzt.

339

|(% style="width:79px" %)**11**|(% style="width:863px" %)Die Einsicht über das **Sendeprotokoll **erlangt man hier.

340

|(% style="width:79px" %)**12**|(% style="width:863px" %)Hierüber kann man den Serien-Brief **ausdrucken**.

341

342

= Erzeugen eines freien Dokuments =

343

344

[[image:Beschluss_freies_Dokument.png||height="532" style="float:left" width="689"]]

345

346

(% style="margin-left:auto; width:796px" %)

347

|=(% style="width: 89px;" %)Nummer|=(% style="width: 703px;" %)Beschreibung

348

|(% style="width:89px" %)**Vorab**|(% style="width:703px" %)Auf das Modul **Beschlüsse **klicken und dort auf den Menüpunkt **Beschlüsse **klicken. Dann werden die bisherigen Beschlüsse angezeigt, die bereits erstellt oder übernommen worden sind. Nachdem man auf einen der Beschlüsse doppelgeklickt hat, kommt man zur Ansicht der Beschlüsse.

349

|(% style="width:89px" %)**1**|(% style="width:703px" %)Hier wählt das **Ordner **Icon **Dokumente**. Liegen bereits Dokumente ab, wird hier auch ein grünes Häkchen angezeigt.

350

|(% style="width:89px" %)**2**|(% style="width:703px" %)Hat man auf das **Ordner **Icon **Dokumente **geklickt, werden die Dokumente der Sitzung angezeigt. Hier klickt man auf das **+ **Icon und wählt die Option **"aus Vorlage"**...

351

|(% style="width:89px" %)**3**|(% style="width:703px" %)...und es öffnet sich die Eingabemaske **E-Mail "Dokumente"**. Hier kann man nun das Dokument beliebig ausfüllen. Beim Absender Von wird automatisch die Adresse des Accounts angegeben, mit dem man sich gerade im Non Profit Manager befindet.

Wiki-Quellcode von 060.2 Beschlüsse