060.3 Arbeitsabläufe
Der Bereich Arbeitsabläufe im Überblick:
Der Zusammenhang zwischen Arbeitsabläufen, Phasen und Prozessschritten
Ein Arbeitsablauf setzt sich aus mehreren Phasen zusammen. Pro Phase stehen verschiedene Prozessschritte zur Auswahl.
Je nach dem, welchen Beschlusstyp man zu Beginn gewählt hat, unterscheiden sich manchmal die einzelnen Phasen und Prozessschritte.
Durchläuft man den Prozessschritt einer Phase, gelangt man zur nächsten Phase des jeweiligen Beschlusstyps.
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man eine Phase zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück.
Als Beispiel bei der Erstellung einer Sitzung: Man befindet sich zum Beispiel in der Phase Eingeladen, möchte aber zur Phase Tagesordnung erstellt zurück,
weil man vielleicht noch jemanden einladen möchte. Dann klickt man auf den Prozessschritt Zurück und springt auf die Phase Tagesordnung erstellt zurück.
Hier ist dann wieder der Prozessschritt Einladen verfügbar.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen, Abgebrochen oder Abgesagt.
Die Phasen und Prozessschritte des Beschlusstyps Sitzung
| Phase | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Tagesordnung erstellen | Eine Tagesordnung ist erst möglich, wenn mindestens 1 Teilnehmer hinzugefügt und 1 Tagesordnungspunkt erstellt worden sind. Der Texteditor Textcontrol wird geöffnet. Änderungen und das Speichern sind möglich. Mit Speichern oder Beenden gelangt man zur Phase Tagesordnung erstellt. |
| Tagesordnung erstellt | Einladen | Mit diesem Prozessschritt kann man Teilnehmer einladen. Hierbei wird das Fenster zur Vorlage der Serien E-Mail oder Serien-Brief geöffnet. Nach den Eingaben und dem Versenden der Einladung, wird noch ein Protokoll angezeigt, ob alle Einladungen richtig rausgegangen sind. Wechsel zur Phase Eingeladen. |
| Absagen | Hierüber sagt man eine Sitzung ab. Man kann Notizen hierzu angeben. Außerdem kann man hier auch auswählen, ob man die Teilnehmer per E-Mail informieren möchte. Es folgt wieder die Eingabemaske zur Serien-Email-Vorlage. Nach dem Versenden wird ein Protokoll eingeblendet, ob das Versenden an alle erfolgreich war. Der Arbeitsablauf endet an dieser Stelle. | |
| Zurück | Zur Phase Angelegt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Eingeladen | Niederschrift erstellen | Hierüber lässt sich mit einem Aufruf des TextControl eine Niederschrift editieren, speichern oder abschließen. Eine Niederschrift kann man erst dann erstellen, wenn mindestens 1 Person den Status Teilgenommen hat. (Siehe Ziffer 1 der Optionen im Menü eines Teilnehmers) |
| Absagen | Hierüber sagt man eine Sitzung ab. Man kann Notizen hierzu angeben. Außerdem kann man hier auch auswählen, ob man die Teilnehmer per E-Mail informieren möchte. Es folgt wieder die Eingabemaske zur Serien-Email-Vorlage. Nach dem Versenden wird ein Protokoll eingeblendet, ob das Versenden an alle erfolgreich war. Der Arbeitsablauf endet an dieser Stelle. Man gelangt zur Phase Abgesagt. | |
| Zurück | Zur Phase Tagesordnung erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Teilnehmer teilgenommen | Sind Teilnehmer im Beschluss vorhanden, werden in einem Fenster alle Teilnehmer angezeigt. Je nach dem, wer teilgenommen hat, kann man ein Häkchen setzen. Die Einstellung, ob ein Teilnehmer teilgenommen hat, kann man auch bei der Ziffer 1 der Optionen im Menü eines Teilnehmers einstellen. | |
| Niederschrift erstellt | Niederschrift versenden | Hierüber versendet man die Niederschrift. |
| Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zur Phase Abgeschlossen. | |
| Zurück | Zur Phase Eingeladen und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Niederschrift versendet | Abschließen | Hierüber schließt man einen Arbeitsablauf ab. Man hat noch die Möglichkeit, Notizen zum Abschluss einzugeben. Man gelangt zur Phase Abgeschlossen. |
| Zurück | Zur Phase Niederschrift erstellt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Abgesagt / Abgeschlossen | Zurück | Zur Phase Niederschrift versendet und deren Prozessschritten zurückkehren. |
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Die Phasen und Prozessschritte des Beschlusstyps Umlauf
| Phase | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Tagesordnung erstellen | |
| Tagesordnung erstellt | Umlauf starten | |
| Umlauf abbrechen | ||
| Zurück | ||
| Umlauf erstellt | Niederschrift erstellen | |
| Umlauf abbrechen | ||
| Zurück | ||
| Teilnehmer teilgenommen | ||
| Niederschrift erstellt | Niederschrift versenden | |
| Abschließen | ||
| Zurück | ||
| Niederschrift versendet | Abschließen | |
| Zurück | ||
| Umlauf abgebrochen / Abgeschlossen | Zurück |
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Die Phasen und Prozessschritte des Beschlusstyps Kurzbeschluss
| Phase | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Erstellen | |
| Erstellt | Versenden | |
| Zurück | ||
| Versendet | Abschließen | |
| Zurück | ||
| Abgeschlossen | Zurück |
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