Handbuch zum Software-Modul

Beschlüsse

base4IT GmbH

Carl-von-Linde-Str. 10a

85716 Unterschleißheim

Telefon 089 809093-0

Fax 089 809093-79

www.stiftungssoftware.info

Inhaltsverzeichnis

1.     Navigationsmenü

2.     Gremium-Desktop

3.     Gremium anlegen und bearbeiten

4.     Gremienmitglieder

5.     Gremienaktivitäten

6.     Weitere Funktionen für Gremien

7.     Beschluss Erläuterung

8.     Beschluss-Desktop

9.     Beschluss Anlegen und Bearbeiten

10.   Tagesordnungspunkte

11.   Sitzungsteilnehmer

12.   Beschlussvorlage einrichten

13.   Prozessschritte

14.   Beschlussaktivitäten

15.   Weitere Daten für Beschlüsse

16.   Übersicht Zusatzmodule

1. Navigationsmenü

Voraussetzung: Sie haben die Software gestartet und sich mit Benutzernamen sowie dem optionalen Passwort angemeldet. Weitere Informationen zum Start und Log-in der Software finden Sie im Handbuch „Kontaktmanagement“.

Mit einem Klick auf „Beschlüsse“ im Navigationsmenü öffnen sich weitere Menüpunkte mit allen lizenzierten Menüpunkten für das Modul Beschlüsse.

Durch einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Menüpunkt öffnet sich ein separater Karteireiter.

1. Gremien

Hier haben Sie die Möglichkeit ein Gremium neu anzulegen. Hier finden Sie außerdem alle vorhandenen Gremien in Form einer Liste, sobald Sie diese angelegt haben. Weitere Informationen zum Erfassen eines Gremiums finden Sie in Kapitel „Gremium“.

1. Beschlüsse

Im Menüpunkt „Beschlüsse“ können Sie Ihre Sitzungen sowie Umläufe anlegen. Diese werden Ihnen als Übersichtsliste dargestellt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Beschlüsse“.

1.  Gremium-Desktop

Der Aufbau eines Gremium-Desktops wird nach demselben Prinzip des Personen-, Organisationen- und Haushalt-Desktops dargestellt.

Nachdem Sie ein Gremium angelegt und mit Angaben, Mitglieder und Aktivitäten ergänzt haben, wird Ihr Gremium-Desktop der unteren Abbildung ähneln.

Erläuterung des Prinzips

• Übersichtliche Darstellung aller Angaben zum Gremium
• Alles auf einen Blick (Übersicht Gremium Angaben, Gremienmitglieder und Aktivitäten)
• Keine unnötigen Angaben
• Direkte Verzweigung zu allen weiteren Daten

Direkte Verfügbarkeit aller zum Gremium gehörenden Daten:

• Gremium Angaben bearbeiten
• Dokumente
• Stiftungen (sofern Modul Stiftungen erworben ist)

1. Gremium anlegen und bearbeiten

1. Gremium anlegen

1. Im Navigationsmenü „Gremien & Beschlüsse“ finden Sie den entsprechenden Menüpunkt. Betätigen Sie den Menüpunkt „Gremien“.
2. Es öffnet sich eine Übersichtsliste, dort werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Gremien angezeigt.
3. Um nun ein neues Gremium anzulegen, betätigen Sie den Button „Neuanlage“          im unteren rechten Bereich.
4. Auf Ihrem Bildschirm erscheint nun ein Eingabefeld, in welchem Sie einige der unten aufgelisteten Angaben zu Ihrem Gremium machen können. Alle weiteren Angaben sind optional und können auch jederzeit später ergänzt werden:

• Nummer
• Bezeichnung
• Regelamtszeit (Monate)
• Kommentar

1. Nachdem Sie die Ihnen bekannten Daten ausgefüllt haben, beenden Sie Ihren Vorgang, indem Sie „Speichern“          im unteren Bereich des Eingabefeldes betätigen.
2. Das von Ihnen angelegte Gremium öffnet sich in einem separaten Karteireiter und erscheint nun als Gremium-Desktop.

1. Gremium suchen

Um nach einem Gremium zu suchen, gibt es folgende Möglichkeiten in der Übersichtsliste.

1. Wählen Sie den Menüpunkt „Gremien“ aus.
2. Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten das gesuchte Gremium zu finden:
   • Zum einen können Sie jede Spalte auf und absteigend sortieren, dies nützt beispielsweise, wenn Sie eine Vermutung bei Ihrer Suche haben.
   • Des Weiteren gibt es die Möglichkeit in Spalten zu suchen.
3. Das passende Gremium kann anschließen mit einem Doppelklick geöffnet werden.

1. Gremium bearbeiten

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, bereits angelegte Gremien zu bearbeiten.

1. Hierzu rufen Sie das Gremium mit einem Doppelklick aus der Gremienliste auf.
2. Um diesen nun zu bearbeiten Betätigen Sie den Button „Bearbeitung“.          Diesen finden Sie im oberen Bereich des Fensters.
3. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske. In diesem Fenster können Sie das Gremium bearbeiten, Daten zu ergänzen oder sonstige Änderungen vornehmen.
4. Zur Bestätigung speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „Speichern“.

1. Gremienmitglieder

1. Mitglied hinzufügen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit ein Mitglied zum Gremium hinzuzufügen.

1. Hierzu rufen Sie das gewünschte Gremium aus.
2. Mit Hilfe des Buttons „Mitglied hinzufügen“          können Sie einen Kontakt mit dem Gremium verknüpfen.
3. Es erscheint ein weiteres Fenster zur Angabe des Gremiummitgliedes. Hier können Sie nun folgende Daten eintragen:

• Mitglied: Tragen Sie einen Namen ein und klicken Sie auf den Button „Suchen“. Sollte diese Person nicht im System vorhanden sein, kann sie mithilfe des Buttons „Neuanlage“

 rechts oben angelegt werden.

• Kommunikation: Die Kommunikationsdaten werden automatisch nach der Auswahl eines Kontaktes übernommen.
• Funktion (optional): In diesem Feld kann ein Begriff bzw. eine Funktion eingetragen werden. Sollte die Funktion bereits vorhanden sein, wählen Sie diese mithilfe des Aufklappbuttons aus. Beim Nächsten Mal kann dies mithilfe des Aufklappbuttons dann ausgewählt werden.
• Status: Hier können Sie zwischen „aktiv“ und „inaktiv“ wählen.
• Amtszeit Beginn (optional): Tragen Sie das Datum für Beginn im Format TT.MM.JJJJ ein.
• Dauer (optional): Hier können Sie die Dauer der Amtszeit in Monaten angeben. Das Amtszeit Ende Datum wir automatisch eingetragen.
• Auf Lebenszeit (optional): Sollte das Mitglied auf Lebenszeit Mitglied im Gremium sein, muss dieses mit einer Haken-Setzung aktiviert werden.
• Vertreter (optional): Für das Gremium Mitglied kann ein Vertreter ausgewählt werden. Klicken Sie auf den Button „Suchen“ und es öffnet sich das Suchfenster, in dem Sie einen Kontakt auswählen können.
• Kommentar (optional): Hier können Sie einen Text einfügen.

1. Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Speichern“ im unteren rechten Bereich des Fensters.

1. Mitglied bearbeiten

Sie haben jederzeit die Möglichkeit ein Mitglied zu bearbeiten.

1. Hierzu rufen Sie das gewünschte Gremium aus.
2. Im unteren Bereich „Gremienmitglieder“ werden Ihnen alle vorhandenen Mitglieder angezeigt. Mit einem Klick auf den Button „Bearbeitung“ rechts neben dem Mitglied öffnet sich ein neues Fenster.
3. In der Bearbeitungsmaske haben Sie die Möglichkeit, Daten des Mitglieds zu bearbeiten.
4. Zur Bestätigung speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „Speichern“.
5. Die Änderungen werden im Kontakt-Desktop übernommen.

1. Mitglied ausgeschieden

Sollte ein Mitglied das Gremium verlassen, so kann beim Mitglied entweder der Status auf „Ausgeschieden“ gesetzt werden oder die Dauer der Amtszeit wird angepasst.

1. Hierzu rufen Sie das gewünschte Gremium aus.
2. Im unteren Bereich Gremienmitglieder werden Ihnen alle vorhandenen Mitglieder angezeigt. Mit einem Klick auch den Button „Bearbeitung“ rechts neben dem Mitglied öffnet sich ein neues Fenster.
3. Im unteren Bereich können Sie mithilfe des Aufklappbuttons „Status“ den Status „Ausgeschieden“ auswählen die die Dauer der Amtszeit anpassen.
4. Zur Bestätigung speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „Speichern“.

1. Mitglied entfernen

Ein hinzugefügtes Mitglied kann nur aus dem Gremium entfernt werden, sofern keine existierenden Daten (bspw. hinterlegte Dokumente) vorhanden sind.

1. Hierzu rufen Sie das gewünschte Gremium aus.
2. Klicken Sie auf die gewünschte Person im unteren Bereich des Gremiums-Desktops.
3. Drücken Sie die Taste „Entf“. Es erscheint ein Bestätigungsfenster, ob Sie die Person wirklich aus dem Gremium löschen möchten. Sobald Sie mit dem Button „OK“ bestätigt haben, ist die Person aus dem Gremium entfernt.

1. Neuanlage Beschluss

Sie haben die Möglichkeit aus einem Gremium, einen Beschluss anzulegen.                                  

Hier gehen Sie wie folgt vor:

1. 
   
   1. Hierzu rufen Sie das gewünschte Gremium aus.
   2. Klicken Sie im unteren Bereich auf den Karteireiter „Beschlüsse“.
   3. Jetzt klicken Sie auf den Button „Neuanlage“          für die Neuanlage Beschluss.
   4. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie nun alle Angaben zum neuem Beschluss eintragen können. Weitere Infos finden Sie im Kapitel „Beschlüsse“.

1. Gremienaktivitäten

1. Aus dem Gremium-Desktop können unmittelbar Aktivitäten zu einem Gremium erzeugt werden. Dazu öffnen Sie das entsprechende Gremium mit einem Doppelklick und betätigen anschließend im rechten oberen Bereich das Symbol „+“ um eine neue Aktivität anzulegen.
2. Nun können Sie die gewünschte Aktivität auswählen.

Anruf

• Aufgabe
• Brief
• E-Mail
• Notiz
• Termin

Bitte verzweigen Sie in das Handbuch „Kontaktmanagement“ für weitere Informationen zum Thema Aktivitäten.

1. Weitere Funktionen für Gremien

1. 
   
   1. Dokumente hinzufügen

Die Dokumente können im Dateisystem (hier werden die Dokumente kopiert und bleiben im originalen Speicherort erhalten) oder direkt in der Datenbank gespeichert werden.

Die Dokumentenverwaltung unterstützt alle dem Betriebssystem bekannten Dateitypen wie z.B. PDF, JPEG, GIF, XLS oder XLSX, DOC und viele mehr.

1. In Ihrem Gremium-Desktop, wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen oder weitere Dokumente hinzufügen können.
3. Um ein Dokument hinzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
   1. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich Datei hier fallen lassen.
   2. oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
4. Die Dokumente von dem Gremium können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügte Dokumente.
5. Mit dem Button „OK“ schließen Sie das Fenster.
6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.

1. 
   
   1. Verknüpfung zur Stiftung

Vorrausetzung: Sie haben das Modul Stiftungen erworben.

1. In Ihrem Gremium-Desktop, wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Stiftungen“.
2. Es erscheint nun ein Fenster in dem Sie die bereits hinzugefügten Stiftungen sehen oder weitere Stiftungen hinzufügen können. Klicken Sie hierfür auf den Button „+“ um weitere Stiftungen auszuwählen.
3. Wählen Sie nun alle Stiftungen mit einer Haken-Setzung in der linken Spalte aus und betätigen Sie anschließend den Button „OK“. Die Stiftungen werden nun übernommen.
4. Um nun die Auswahl zu speichern klicken Sie den Button „Speichern“.
5. Der Button „Stiftungen“ bekommt nun einen blauen Hintergrund.

1. Beschluss Erläuterung

Ein Beschluss wird in eine Sitzung oder einen Umlauf unterteilt. Der Versandweg kann per E-Mail oder Brief erfolgen.

Sitzung: Bei einer Sitzung handelt es sich um eine physikalische Sitzung mit Sitzungsteilnehmern.

Umlauf: Hierbei handelt sich um einen E-Mail Umlauf (Brief ist auch möglich) der direkt aus der b4-Software gestartet wird.

1. Beschluss-Desktop

Der Aufbau eines Beschluss-Desktops ist nach demselben Prinzip des Gremien-Desktops aufgebaut.

Erläuterung des Prinzips

• Übersichtliche Darstellung aller Angaben zum Beschluss
• Alles auf einen Blick (Übersicht Sitzung-, Umlaufangaben, Tagesordnungspunkte, Teilnehmer und Beschlussaktivitäten)
• Keine unnötigen Angaben
• Direkte Verzweigung zu anderen Daten

Direkte Verfügbarkeit aller zur Sitzung gehörenden Daten:

• Beschlussangaben bearbeiten
• Zum Gremium verzweigen
• Dokumente

1. Beschluss Anlegen und Bearbeiten

1. 
   
   1. Neuanlage Beschluss

1. Im Navigationsmenü „Gremien & Beschlüsse“ finden Sie den entsprechenden Menüpunkt. Betätigen Sie den Menüpunkt „Beschlüsse“.
2. Es öffnet sich eine Übersichtsliste, dort werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Beschlüsse angezeigt.
3. Um nun einen neuen Beschluss anzulegen, betätigen Sie den Button „Neuanlage“         im unteren rechten Bereich.
4. Es erscheint das Neuanlagenfenster indem folgende Angaben hinterlegt werden:
   • 
     
     • Entscheiden Sie sich zwischen einer Sitzung oder einem Umlauf.
     • Gremium: Wählen Sie ein Gremium aus.
     • Stiftung: Sofern die das Modul Stiftung erworben haben.
     • Bezeichnung: Tragen Sie eine Bezeichnung für den Beschluss ein.
     • Datum: Sofern Ihnen das Datum für den Beschluss bekannt ist, können Sie dieses Angeben.
     • Ortbeschreibung: Diese ist nur möglich, wenn der Beschluss als Sitzung gekennzeichnet ist.
     • Versandweg: Hier legen Sie fest, ob die Einladung per Mail oder per Brief erfolgen soll.
5. Nachdem Sie die Ihnen bekannten Daten ausgefüllt haben, beenden Sie Ihren Vorgang, indem Sie „Speichern“            im unteren Bereich des Eingabefeldes betätigen.
6. Der von Ihnen angelegte Beschluss öffnet sich in einem separaten Karteireiter und erscheint nun mit Ihren Angaben

1. 
   
   1. Beschluss suchen

Um nach einem Beschluss zu suchen, gibt es folgende Möglichkeiten in der Übersichtsliste.

1. Wählen Sie den Menüpunkt „Beschlüsse“ aus.
2. Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten, den gesuchten Beschluss zu finden:
   • Zum einen können Sie jede Spalte auf- und absteigend sortieren. Dies ist bspw. hilfreich, wenn Sie eine Vermutung bei Ihrer Suche haben.
   • Des Weiteren gibt es die Möglichkeit in Spalten zu suchen. Es kann bspw. in der Spalte ein Begriff eingetragen werden, wonach anschließend in allen Zeilen gesucht wird.
3. Der gefundene Beschluss kann mit einem Doppelklick geöffnet werden.

1. 
   
   1. Beschluss bearbeiten

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, bereits angelegte Beschlüsse zu bearbeiten.

1. Hierzu rufen Sie den Beschluss mit einem Doppelklick aus der Übersicht aller Beschlüsse auf.
2. Um diesen zu bearbeiten, Betätigen Sie den Button „Bearbeitung“.         Diesen finden Sie im oberen Bereich des Fensters.
3. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Beschluss zu bearbeiten, Daten zu ergänzen oder sonstige Änderungen vorzunehmen.
4. Zur Bestätigung speichern Sie Ihre Änderung mit dem Button „Speichern“.
5. Der Beschluss wird im Desktop übersichtlich dargestellt.

1.   Tagesordnungspunkte

1. Tagesordnungspunkt hinzufügen

1. Hierzu rufen Sie den Beschluss mit einem Doppelklick aus der Übersicht aller Beschlüsse auf.
2. Im Bereich „Übersicht Tagesordnungspunkte und Teilnehmer“ im Desktop befindet sich der Button „Tagesordnungspunkt hinzufügen“.
3. Nach der Betätigung dieses Buttons erscheint ein neues Fenster „Tagesordnungspunkt hinzufügen“. Hier geben Sie folgende Daten ein:

• TOP Bezeichnung des Tagesordnungspunktes
• Kommentar für die Tagesordnung oder/und Niederschrift (optional)
• Verantwortung (Angabe von bis zu zwei Kontakten)
• Dokumente können Optional hinzugefügt werden
• Förderungen (sofern das Modul erworben ist) die in dem Status „FP bei Gremium“ stehen, können zu der Tagesordnung hinzugefügt werden.

1. Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Speichern“.
2. Ihr hinzugefügter Tagesordnungspunkt erscheint in der Übersicht.

1. Tagesordnungspunkt bearbeiten

1. Hierzu rufen Sie den Beschluss mit einem Doppelklick aus der Übersicht aller Beschlüsse auf.
2. Jeder Tagesordnungspunkt besitzt einen individuellen Button „Bearbeiten“.  Mit einem Klick darauf öffnet sich das Bearbeitungsfenster, mit welchem Sie nun alle Änderungen vornehmen können.
3. Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Speichern“.

1. Tagesordnungspunkt löschen

1. Hierzu rufen Sie die Sitzung mit einem Doppelklick aus der Übersicht aller Sitzungen auf.
2. Markieren Sie Ihren Tagesordnungspunkt mit einem Klick auf die entsprechende Zeile.
3. Drücken Sie die Tastatur „Entf“, Es erscheint ein Fenster.
4. Bestätigen Sie mit dem Button „Ja“. Der Tagesordnungspunkt verschwindet aus der Sitzung.

1. Dokument hinzufügen

Zu jedem Tagesordnungspunkt können beliebig viele Dokumente hinzugefügt werden. Diese können später auch in der Tagesordnung angezeigt werden.

1. Hierzu rufen Sie den Beschluss mit einem Doppelklick aus der Übersicht aller Beschlüsse auf.
2. Im unteren Bereich des Desktops befindet sich zu jedem Tagesordnungspunkt der Button „Bearbeiten“, den Sie mit einem Klick auswählen. Es öffnet sich ein neues Fenster.
3. Klicken Sie als nächstes auf den Karteireiter „Dokumente“.
4. Mit dem Button „Hinzufügen“             , können um Ihre Dokumente einem Tagesordnungspunkt zuzuweisen.
5. Anschließend speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Speichern“. Das Fenster schließt sich anschließen automatisch.

1. Tagesordnungspunkte sortieren

Mithilfe der Buttons „Pfeil aufsteigend“          kann der Tagesordnungspunkt nach oben verschoben werden.

Der Button „Pfeil absteigend“           verschiebt Ihren Tagesordnungspunkt nach unten.

1.   Sitzungsteilnehmer

Im Bereich „Übersicht Tagesordnungspunkte und Teilnehmer“ im Desktop befindet sich der weitere Karteireiter „Teilnehmer“. Teilnehmer vom zugeordneten Gremium werden automatisch übernommen. Es können auch Kontakte, die nicht dem Gremium zugehören in den Beschluss als Teilnehmer hinzugefügt werden.

1. Teilnehmer hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Karteireiter Teilnehmer. Hier werden Ihnen bis zu diesem Zeitpunkt alle hinzugefügten Teilnehmer angezeigt.
2. Um Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „Teilnehmer hinzufügen“.
3. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Gremienmitglieder und Kontakte angezeigt werden. Wählen Sie mit einem Klick den gewünschten Teilnehmer aus und bestätigen Sie dies mit dem Button „OK“.
4.  Der Teilnehmer erscheint im unteren Bereich im Karteireiter „Teilnehmer“

Um die Liste der Gremienmitglieder bearbeiten zu können, müssen Sie den jeweiligen Gremium-Desktop öffnen.

1. Teilnehmer Status

1. Klicken Sie auf den Karteireiter „Teilnehmer“. Hier werden Ihnen bis zu diesem Zeitpunkt alle hinzugefügten Teilnehmer angezeigt.
2. Für jeden Teilnehmer gibt es in der Spalte Bearbeiten einen Button „Bearbeiten“ welcher mit einem Doppelklick ausgewählt werden kann.
3. Es öffnet sich ein Fenster, in welches Sie nun einen Status des Teilnehmers auswählen können.

Folgende Status sind hier möglich:

• Eingeladen

• Zugesagt
• Entschuldig ferngeblieben
• Unentschuldigt ferngeblieben
• Teilgenommen

1. Teilnehmer löschen

1. Klicken Sie auf den Karteireiter „Teilnehmer“. Hier werden Ihnen bis zu diesem Zeitpunkt alle hinzugefügten Teilnehmer angezeigt.
2. Markieren Sie Ihren Teilnehmer mit einem Klick auf die entsprechende Zeile.
3. Drücken Sie die Tastatur „Entf“.
4. Bestätigen Sie mit dem Button „Ja“. Der Teilnehmer verschwindet aus der Sitzung.

1.   Beschlussvorlage einrichten

Sie können beliebig viele Beschlussvorlagen hinterlegen. Beschlussvorlagen sind Vorlagen für die Tagesordnung, sowie Niederschrift. Bei Statusübergang können diese ausgewählt werden.

1. 
   
   1. Neuanlage Beschlussvorlage

1. Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten im NPO Menü) den Suchbegriff „Beschlussvorlage“ ein und wählen Sie anschließend das gefundene Ergebnis „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Beschlussvorlagen“ aus.
2. Jetzt wird Ihnen eine Liste mit bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Beschlussvorlagen angezeigt. Mit dem Button „Neuanlage“        rechts unten legen Sie eine neue Beschlussvorlage an.
3. Geben Sie der Vorlage einen Namen sowie eine kurze Beschreibung an. Eine Auswahl der Vorlage wird bei den Prozessschritten benötigt. Jetzt erscheint ein neues Fenster, in welchem Sie das Design sowie die Bausteine der Beschlussvorlage konfigurieren können.
4. Als letzten Schritt müssen Sie ihre Beschlussvorlage freigeben. Klicken Sie auf den Karteireiter „Allgemein“. Unter Freigabe wählen Sie „Aktiv“ aus.

Sobald Sie eine Beschlussvorlage angelegt haben, können Sie das Design, die Bausteine, und Einstellung für die Niederschrift erledigen.

1. 
   
   1. Design Beschlussvorlage

Öffnen Sie die Beschlussvorlage. Mit einem Klick auf den Karteireiter „Design“ können die das Layout der Beschlussvorlage definieren. Folgende Möglichkeiten sind verfügbar:

• Kopfzeile
• Fußzeile
• Deckblatt
• Seite für Inhaltsverzeichnis
• Seriendruckfelder für Sitzung

Bei der Generierung der Tagesordnung/des Protokolls wird Ihr Design 1:1 übernommen.

1. 
   
   1. Bausteine Beschlussvorlage

Der Aufbau der Tagesordnungspunkte und die Projektdarstellung werden im Karteireiter „Bausteine“ festgelegt. Hier gibt es die Darstellung für Topics (Tagesordnung), Projekte (Förderprojekte)- (sofern das Modul Förderprojekte erworben haben) und Unterschrift.

Seriendruckfelder können in die Darstellung eingefügt werden. Klicken Sie auf den Button „Seriendruckfeld einfügen“.           Zum Löschen nutzen Sie den Button „Seriendruckfeld entfernen“.

1. 
   
   1. Niederschrift

Der Aufbau der Niederschrift wird im Karteireiter „Niederschrift“ festgelegt. Hier gibt es die Textbausteine für bewilligte und abgelehnte Projekte (sofern das Modul Förderprojekte erworben haben), sowie die Darstellung der Projekte in der Niederschrift.

Seriendruckfelder können in die Darstellung eingefügt werden. Klicken Sie auf den Button „Seriendruckfeld einfügen“.           Zum Löschen nutzen Sie den Button „Seriendruckfeld entfernen“.

1. 
   
   1. Vorschau

Im Karteireiter „Vorschau“ gibt es die Möglichkeit die zuvor festgelegten Einstellungen zu begutachten. Hier können Sie zwischen der Tagesordnung sowie Niederschrift unterscheiden.

1. Prozessschritte

Der Prozess für die Erstellung von Beschlüssen (Sitzungen und Umläufe) ist bereits vordefiniert und kann sofort verwendet werden. Der Ablauf ist sehr ähnlich.

Um einen Prozessschritt zu starten, wählen Sie unter dem Aufklappbutton „Prozessschritte“ (mittig unten) im Beschluss-Desktop den jeweiligen Schritt aus.                                                                        

1. 
   
   1. Arbeitsablauf Sitzung

Folgende Prozessschritte sind bei einer Sitzung verfügbar:

1. 
   
   1. Arbeitsablauf Umlauf

Folgende Prozessschritte sind bei einem Umlauf verfügbar:

1.   Beschlussaktivitäten

1. Aus dem Beschluss-Desktop können unmittelbar Aktivitäten zu einem Beschluss erzeugt werden. Dazu öffnen Sie das entsprechende Gremium mit einem Doppelklick und betätigen anschließend im rechten oberen Bereich das Symbol „+“, um eine neue Aktivität anzulegen.
2. 

Nun können Sie die gewünschte Aktivität auswählen.

• Anruf
• Aufgabe
• Brief
• E-Mail
• Notiz
• Termin

Der einzige Unterschied zwischen einer Aktivität, erzeugt aus einer Person, Organisation oder Haushalt und einer Aktivität, erzeugt aus einem Beschluss, liegt darin, dass bei einem Beschluss die Angabe des Beschlusses mit in die Aktivität integriert wird. Somit ist die Aktivität auf eine bestimmte Sitzung oder einen Umlauf bezogen.

Bitte verzweigen Sie in das Handbuch „Kontaktmanagement“ für weitere Informationen zum Thema Aktivitäten.

1.   Weitere Daten für Beschlüsse

1. Dokumente hinzufügen

Die Dokumente können im Dateisystem (hier werden die Dokumente kopiert und bleiben im originalen Speicherort erhalten) oder direkt in der Datenbank gespeichert werden.

Die Dokumentenverwaltung unterstützt alle dem Betriebssystem bekannten Dateitypen wie z.B. PDF, JPEG, GIF, XLS oder XLSX, DOC und viele mehr.

Bitte beachten Sie, dass die Dokumente kopiert werden. Das System generiert hierfür automatisch einen Ablagepfad.

1. Wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“ in Ihrem Beschluss-Desktop aus.
2. Es erscheint nun ein Fenster, in welches Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen oder weitere Dokumente hinzufügen können.
3. Um ein Dokument hinzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
   1. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich Datei hier fallen lassen.
   2. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
4. Die Dokumente von der Sitzung/Umlauf können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügte Dokumente.
5. Mit dem Button „OK“ schließen Sie das Fenster.
6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dokumente hinterlegt sind.

1. Übersicht Zusatzmodule

Die Software für das Kontaktmanagement ist die Basis für gemeinnützige Organisationen zur Verwaltung aller Kontaktdaten. Auf Basis des Kontaktmanagements sind weitere Module für die Stiftungsarbeit und Geschäftsvorfällen verfügbar. Die Software kann somit jederzeit im laufenden Betrieb erweitert werden.

Übersicht der derzeit verfügbaren Software-Module: