055.1 Ausschüttungen
Der Menüpunkt Ausschüttungen im Überblick:
- Voraussetzungen für Ausschüttungen
- Desktop von Ausschüttungen im Überblick
- Optionen für die Ausschüttungsangaben im Detail
- Neuanlage Ausschüttung
- Ausschüttung bearbeiten
- Einpflegen eines Verwendungsnachweises
- Beleg per E-Mail verschicken
- Beleg bearbeiten
- Kopieren einer Ausschüttung
- Prozessschritte durchführen
Voraussetzungen für Ausschüttungen
Damit Ausschüttungen erstellt werden und wirksam werden können, bedarf es folgender Voraussetzungen:
- Förderleistungen
- Belegvorlagen
- Arbeitsablauf (gegebenenfalls Anpassung von Berater)
Desktop von Ausschüttungen im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier sieht man alle Angaben zur ausgewählten Ausschüttung. Über die Icons kann man die Ausschüttung bearbeiten oder um z.B. Belege einsehen. |
| 2 | Hierüber werden alle mit der Ausschüttung verknüpften Aktivitäten angezeigt. |
| 3 | Hier ist der Bereich im Navigationsmenü, über den man zum Desktop der Ausschüttungen gelangt. Über das Modul Förderungen, dann zum Menüpunkt Ausschüttungen, beliebige Ausschüttung doppelklicken und man landet in eben dem Desktop Menü. |
| 4 | Bei einer Ausschüttung gibt es nur eine Position. Hier werden die Informationen zur Position der Ausschüttung angezeigt. Zum Bearbeitern der Angaben klicken Sie auf den Button Stift bei Ausschüttungsangaben. |
| 5 | Hierüber gelangt man zur Schnellsuche. Dies eignet sich auch zur Suche nach Vorlagen. |
| 6 | Möchte man bei der Ausschüttung Prozessschritte durchführen, gelingt dies über diesen Punkt. |
| 7 | Hier kann man Ausschüttungen kopieren. |
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Optionen für die Ausschüttungsangaben im Detail
| Icon | Funktion |
|---|---|
 | Hierüber kann man die Ausschüttung bearbeiten. |
 | Hierüber kann man zum Destinatär (Kontakt) verzweigen. |
 | Hierüber kann man einer Ausschüttung Dateien zuordnen. |
 | Bei einem Prozessschritt wird automatisch ein Beleg erzeugt. Ist ein grünes Häkchen zu sehen, sind bereits Belege bei dieser Ausschüttung vorhanden. |
 | Hierüber kann man einen Verwendungsnachweis erstellen |
Neuanlage Ausschüttung
(Wie man hingelangt) als Info hinzufügen + Screenshot von heute hernehmen und noch eine Nummer bei den Zusatzfeldern des neuen Screenshots ergänzen (in Beschreibung Link zu Zusatzfeldern)
Bei Filiale-Region und Stiftungszwecke AO aus 8 und 9 nur eine Nummer machen, da beides Kostenträger sind. Hier nochmal eigenes Kapitel zu Kostenträger erstellen im Admin Bereich und dann verlinken
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über diesen Reiter gelangt man zu den Angaben der Neuanlage. |
| 2 | Über diesen Reiter verwaltet man die Zusatzfelder. |
| 3 | Hier gibt man die Bezeichnung der neuen Ausschüttung ein. |
| 4 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier eine Stiftung auswählen. |
| 5 | Hier benennt man den Destinatär oder kann ihn auch via dem Lupen-Icon in der Kontaktsuche suchen. Ein Destinatär ist eine Person, die eine Ausschüttung empfängt. |
| 6 | Hier wählt man die Bankverbindung aus. Wenn bei einer Ausschüttung keine Bankverbindung mitgegeben wird, dann kann später kein Zahllauf gemacht werden, wenn der Zahllauf erworben ist. |
| 7 | Um welche Art von Förderung es sich handelt, kann man hier einrichten. Außerdem kann man hier auch eine Bezeichnung der Leistung eingeben. |
| 8 | Hier legt man einen Termin für die Ausschüttung fest. (noch was zu ergänzen, mit FiBu was zu tun, Obligo?) |
| 9 | Hier kann man Bedingungen eintragen, die vielleicht die Ausschüttung begründen. |
| 10 | Je nach dem, welcher Sachbearbeiter für die Ausschüttung zuständig ist, erscheint hier der Name des Sachbearbeiters. Möchte man einen anderen Sachbearbeiter bestimmen, geschieht dies über die Dropdown Auswahl. |
| 11 | Hier wählt man die Kostenträger aus. |
Ausschüttung bearbeiten
- Im Navigationsmenü Modul Förderungen auswählen
- Menüpunkt Ausschüttungen auswählen
- In angezeigter Liste an erstellten Ausschüttungen gewünschte Ausschüttung doppelklicken
- In Desktop der Ausschüttungen auf das Stift-Icon zur Bearbeitung klicken
Einpflegen eines Verwendungsnachweises
Bei jeder Förderung können Informationen zum Verwendungsnachweis angegeben werden.
Hier geht man wie folgt vor: Man öffnet die gewünschte Förderung aus der Übersichtsliste.
Im Projekt-Desktop unter Förderangaben findet man verschiedene Buttons. Mit einem Klick wählt man den Button Verwendungsnachweis aus.
Hier hat man nun die Möglichkeit, folgende Angaben zu tätigen:
- Eingegangen am
- Geprüft am
- Geprüft von (hier kann man all die eigenen Mitarbeiter auswählen)
- Externer Prüfer (hier kann ,an mithilfe des Buttons Suchen einen beliebigen Kontakt auswählen)
- Kommentar
Mit dem Button Speichern kann man eigene Angaben speichern und das Fenster schließt sich anschließend automatisch.
Der Button Verwendungsnachweis bekommt nun einen blauen Hintergrund. Mit dem Button Löschen (rechts unten) können alle Angaben zurückgesetzt werden.
Beleg per E-Mail verschicken
- Bei der Desktopansicht von Ausschüttungen bei den Ausschüttungsangaben (Ziffer 1 aus dem Desktop der Ausschüttungen) auf das Icon der Belege klicken
- Die Übersichtsmaske aller Belege, die mit der Ausschüttung in Verbindung stehen, werden angezeigt.
- Gewünschten Beleg auswählen, indem man das Häkchen beim gewünschten Beleg setzt
- Auf das Brief-Icon klicken
- Der Text-Editor für die Aktivität E-Mail wird geöffnet.
- Gewünschte Eingaben machen
- Beleg als E-Mail versenden
- Der Beleg wird als E-Mail versandt.
Beleg bearbeiten
- Bei der Desktopansicht von Ausschüttungen bei den Ausschüttungsangaben (Ziffer 1 aus dem Desktop der Ausschüttungen) auf das Icon der Belege klicken
- Die Übersichtsmaske aller Belege, die mit der Ausschüttung in Verbindung stehen, werden angezeigt.
- Gewünschten Beleg aussuchen
- Stift-Icon bei gewünschten Beleg anklicken
- Die Bearbeitungsmaske wird geöffnet.
- Gewünschte Änderungen vornehmen.
- Disketten-Icon Speichern anklicken
- Der gewünschte Beleg ist bearbeitet worden.
Kopieren einer Ausschüttung
Über das Blätter-Icon Kopieren aus Ziffer 7 des Desktops der Ausschüttungen kann man eine Ausschüttung kopieren.
Folgende Felder werden dabei kopiert:
- Stiftung (bei AM/BM)
- Destinatär (Kontakt)
- Zahlungsempfänger
- Bankverbindung
- Projektbezeichnung
- Kurzbeschreibung
- Förderleistung
- Leistungsbezeichnung
- Kostenträger
Prozessschritte durchführen
- Im Navigationsmenü Modul Förderungen auswählen
- Menüpunkt Ausschüttungen auswählen
- In angezeigter Liste an erstellten Ausschüttungen gewünschte Ausschüttung doppelklicken
- Auf die Dropdown Eingabe der Prozessschritte von Ziffer 6 des Desktops der Ausschüttungen klicken