050.6 Arbeitsablauf
Der Arbeitsablauf der Förderungen im Überblick:
Arbeitsablauf bei den Förderungen generell
Ein Arbeitsablauf setzt sich aus verschiedenen Prozessschritten zusammen. Je nach dem, in welchem Status die Förderung ist, werden unterschiedliche Prozessschritte angeboten.
Durchläuft man den Prozessschritt, dann ändert sich der Status der Förderung und es werden weitere Prozessschritte angeboten,
Der Prozessschritt Zurück durchläuft dabei stets dieselbe Funktion: Möchte man einen Status zurück, gelingt dies mit dem Prozessschritt Zurück. Hier werden gebuchte FiBu Belege storniert und normaler Belege gelöscht.
Ein Arbeitsablauf endet entweder mit Abgeschlossen oder Zurückgezogen.
Wenn ein Beleg im Rahmen eines Prozessschrittes erstellt wird, dann wird der generierte Beleg als PDF in der Originalfassung revisionssicher abgelegt.
Wenn der Beleg jetzt im Nachgang bearbeitet wird (z.B. Änderungen im Text), dann übernimmt die Funktion, die aus dem Beleg einen E-Mail-Anhang generiert, jetzt korrekt die geänderte Version.
Belege wie diese sind über die Belegvorlagen anpassbar.
Definition "Läuft", "Erstellt" im Status abklären
Verweis auf Partizip im Status
Arbeitsablauf bei den Förderungen im Detail
Status Angelegt bis Genehmigt
| Status | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Angelegt | Position wurde geprüft | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Projektübersicht. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Position wurde geprüft. |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Zurückgezogen. | |
| Position wurde geprüft | Beurteilung einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Beurteilung für eine Förderung. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Beurteilung einholen. |
| Gutachten einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg einer Anfrage für ein Gutachten. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Gutachten einholen. | |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Projektübersicht für ein Gremium. Hier kann man dann eine Projekt Kurzbezeichnung sowie eine Empfehlung für das Gremium einsehen. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Vorlage Gremium. | |
| Genehmigen | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. Die Felder von Stiftung und Genehmigt von werden automatisch eingetragen. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: Genehmigt Am und Förderbetrag. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das Disketten-Icon Speichern klicken. | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Zurückgezogen. | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. | |
| Zurück | Zum Status Angelegt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Beurteilung einholen | Gutachten einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg einer Anfrage für ein Gutachten. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Gutachten einholen. |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Projektübersicht für ein Gremium. Hier kann man dann eine Projekt Kurzbezeichnung sowie eine Empfehlung für das Gremium einsehen. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Vorlage Gremium. | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Zurückgezogen. | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. | |
| Zurück | Zum Status Position wurde geprüft und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Gutachten einholen | Beurteilung einholen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Beurteilung für eine Förderung. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Beurteilung einholen. |
| Gremium vorlegen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg der Projektübersicht für ein Gremium. Hier kann man dann eine Projekt Kurzbezeichnung sowie eine Empfehlung für das Gremium einsehen. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Vorlage Gremium. | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Zurückgezogen. | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generierter Beleg wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. | |
| Zurück | Zum Status Beurteilung einholen und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Vorlage Gremium | Genehmigen | Bei diesem Prozessschritt öffnet sich eine Eingabemaske. Die Felder von Stiftung und Genehmigt von werden automatisch eingetragen. Die zwei folgenden Felder sind Pflichtfelder: Genehmigt Am und Förderbetrag. Hat man diese beiden Eingaben gemacht, kann man das Disketten-Icon Speichern klicken. Anschließend wird ein Beleg geöffnet, in dem man sich für den Förderantrag bedankt. Schließt oder speichert man ab, so springt man zum Status Genehmigt. |
| Zurückstellen | Wählt man den Prozessschritt Zurückstellen dann stellt man die Förderung zurück. Hier erscheint ein generierter Beleg, der darüber benachrichtigt, dass man die Förderung zurückstellt. Die Förderung "Läuft" weiter (Anderer Status als in Liste??) | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Zurückgezogen. | |
| Ablehnen | Mit diesem Prozessschritt lehnt man eine Förderung ab. Ein generiertes Dokument wird mittels Text-Editor geöffnet. Speichert oder schließt man diese, wird der Status auf Beendet/Abgelehnt gesetzt. | |
| Zurück | Zum Status Gutachten einholen und deren Prozessschritten zurückkehren. |
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Status Genehmigt bis Abgeschlossen
| Status | Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| Genehmigt | Auszahlung erfassen | Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Auszahlungsbetrag einzutragen. Hat man einen Auszahlungsbetrag eingetragen, ist das Disketten-Icon nicht mehr grau hinterlegt und man kann nun die Eingaben speichern und die Auszahlung somit erfassen. Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. |
| Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Ist man diese durchgegangen, hat diese angepasst oder belässt sie so wie sind, dann kann die Buchung schließlich mit dem Buchen-Button bestätigen. Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. | |
| Zurückziehen | Führt man diesen Prozessschritt durch, öffnet sich der Beleg des Projektrückzuges. Schließt oder speichert man die Übersicht ab, dann springt man zum Schritt Zurückgezogen. | |
| Verwerfen | Für den Prozessschritt wird mindestens eine aktive Belegvorlage vorausgesetzt. ... | |
| Zurück | Zum Status Vorlage Gremium und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Mittelabruf erfasst | Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Ist man diese durchgegangen, hat diese angepasst oder belässt sie so wie sind, dann kann die Buchung schließlich mit dem Buchen-Button bestätigen. Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. |
| Zurück | Zum Status Genehmigt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Mittelabruf läuft | Auszahlung erfassen | Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Auszahlungsbetrag einzutragen. Hat man einen Auszahlungsbetrag eingetragen, ist das Disketten-Icon nicht mehr grau hinterlegt und man kann nun die Eingaben speichern und die Auszahlung somit erfassen. Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. |
| Auszahlung buchen | Führt man diesen Prozessschritt aus, öffnen sich nun alle Belegdaten. Ist man diese durchgegangen, hat diese angepasst oder belässt sie so wie sind, dann kann die Buchung schließlich mit dem Buchen-Button bestätigen. Anschließend wird die Auszahlungsanordnung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. | |
| Rückzahlung anfordern | Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Rückzahlungsbetrag einzutragen. Mit dem Disketten-Icon kann man Änderungen speichern. Hat man bei Rückzahlungsbetrag den Wert 0 eingetragen, kann man auch das Disketten-Icon speichern. Die Bilanz bleibt dann unverändert. Anschließend wird ein Schreiben bezüglich der Rückzahlung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. | |
| Vorzeitig abschließen | Über diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung vorzeitig ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über den vorzeitigen Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). | |
| Abschließen | Über diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). | |
| Zurück | Zum Status Mittelabruf erfasst und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Ausgezahlt | Rückzahlung anfordern | Bei diesem Prozessschritt gibt man Zahlungsempfänger sowie die Bankverbindung an. Beides kann man via Dropdown abrufen. Einen Zahlungsempfänger kann man auch via Kontaktsuche abrufen. Das Auszahlungsdatum ist auf den Tag datiert, an dem man aktuell den Prozessschritt ausführt, man kann ihn aber auch durch das Stift-Icon abändern. Außerdem werden der genehmigte, der offene und ausgezahlte Betrag angezeigt. Man selbst hat die Möglichkeit den Rückzahlungsbetrag einzutragen. Mit dem Disketten-Icon kann man Änderungen speichern. Hat man bei Rückzahlungsbetrag den Wert 0 eingetragen, kann man auch das Disketten-Icon speichern. Die Bilanz bleibt dann unverändert. Anschließend wird ein Schreiben bezüglich der Rückzahlung mittels einem Texteditor geöffnet. Durch Schließen oder Speichern schließt man den Vorgang ab. |
| Abschließen | Über diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). | |
| Zurück | Zum Status Auszahlung gebucht und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
| Rückzahlung angefordert | Abschließen | Über diesen Prozessschritt schließt man eine Förderung ab. Nach einem Klick wird nochmal der Text-Editor geöffnet. Hier wird ein generiertes Dokument über Förderungsabschluss erstellt. Mit Speichern oder schließen schließt man auch diesen Prozessschritt ab. (Hier steht noch Projektabschluß in der Vorlage). |
| Zurück | Zum Status Ausgezahlt und deren Prozessschritten zurückkehren. | |
Belegdaten im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Je nach dem, was hier ausgewählt ist, dann wird ein Zahlungsempfänger eingetragen oder man muss hier einen auswählen. Möchte man mehrere Zahlungsempfänger auswählen, ist dies über das Lupen-Icon neben der Zeile möglich. |
| 2 | Die Bankverbindung des Zahlungsempfängers. |
| 3 | Hierüber kann man eine Bankverbindung erstellen. |
| 4 | Hier wird der genehmigte Betrag angezeigt. |
| 5 | Hier wird der bislang ausgezahlte Betrag angezeigt. |
| 6 | Hier wird der offene Betrag angezeigt. |
| 7 | Hier kann man angeben, welchen Betrag man auszahlen möchte. Dieses Feld ist außerdem ein Pflichtfeld. |
| 8 | Hierüber gibt man das Auszahlungsdatum ein. Gibt man nur Tag und Monat ein, wird automatisch das Jahr und das richtige Monatsformat abgebildet. |
| 9 | Hier befindet sich der gegenwärtige Statusbericht zur Auszahlungsbuchung. Hat man mindestens alle Pflichtfelder ausgefüllt, so wird hier "Bereit." stehen. In allen anderen Fällen wird man darauf hingewiesen, welche Felder man noch ausfüllen soll. |
Belege
Für jeden Prozesschritt kann ein eigener Beleg hinterlegt werden. Auch für jeder Stiftung können unterschiedliche Belege eingerichtet werden.
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Belege einrichten
Verweis auf anderes Kapitel
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Beleg per E-Mail verschicken
Öffnet sich der Beleg aus einem Prozessschritt so können wenn notwendig änderungen vorgenommen werden und direkt per E-Mail verschickt werden.
Der bearbeitet Beleg wird hierbei als PDF abgespeichert und als Anhang direkt an die Aktivität gehängt. Dieses PDF ist dann nur an der Aktivität sichtbar.
